اتوماسیون اداری

نویسنده / مترجم:

نرگس درخشنده

تعریف اتوماسیون اداری:

در این زمینه تعاریف متعددی شده است که مهمترین آن عبارتست از کاربرد وسایل الکترونیکی در فعالیتهای دفتری به منظور افزایش کارایی است.

ضرورت اتوماسیون اداری:

این پدیده به عنوان یک امر جدید و ضروری تلقی می شود، و در زمینه حل مسائل اساسی که سالها، سازمان را دچار دردسر کردهاند امیدواریهایی ایجاد نموده است.

چگونگی ارتباط اتوماسیون اداری با اطلاعات مدیریت:

اتوماسیون اداری بوسیله ایجاد ارتباط اطالعات غیر رسمی که ستادههای رسمی حاصله از پردازش داده را تکمیل می نماید. نقش مهمی در سیستم های اطلاعات مدیریت باز می کند. از این طریق ارتباطات خیلی کوتاه تر و راحتتر از تایپ برای دستیابی به تلفن و یا نوشتن دستی پیغام بر روی یک  زیر دستی و دادن آن به منشی برای تایپ کردن می باشد.

کاربردهای اتوماسیون اداری:

1)      واژه پردازی: کاربرد یک وسیله هدایت کلیدی با قابلیت ذخیره الکتریکی به منظور تهیه اسناد چاپ شده است.

2)      پست صوتی: یک روش برطرف کردن مشکل تایپ استعدم نیاز به تایپ ناشی از استفاده پست صوتی منجر به انتشار گسترده آن می گردد.

3)      کنفرانسهای صوتی: این کنفرانسها ارتباط صوتی را فراهم می کنند همچنین به عنوان کنفرانس تلفنی نیز نامیده می شوند.

4)      کنفرانس ویدئویی: این کنفرانس مستلزم داشتن شبکه ویدئویی علاوه بر شبکه صوتی می باشد.

5)      کنفرانسهای کامپیوتری: در این نوع کنفرانس شرکت کنندگان بوسیله شبکه کامپیوتری بهم مرتبط شده اند و این کنفرانس مستلزم یک گروه تعریف شده از شرکت کنندگان که عناوین خاص را مشخص سازند، می باشد.

6)      ویدئو تکس: یک مجموعه تلویزیونی از یک ترمینال یاریز کامپیوتر است و هدف دریافت اطلاعات می باشد.

7)      انتقال از طریق پست تصویری: پست تصویری اغلب فاکس نامیده می شود و به کامپیوتر نیازی ندارد و این فرایند به بهترین نحو با تعریف کپی کردن از راه دور بیان می گردد.

8)      پست الکترونیکی: پست الکترونیکی توسعه شبکه های ارتباطی استقرار یافته قبل از کامپیوتر است.

9)      روز نگار الکترونیکی: مدیر سازمان از این طریق به راحتی می تواند سالنامه را بازیافت نماید و همچنین سالنامه می تواند براحتی بهنگام شود و یک مدیر می تواند به سالنامه مدیر دیگر برای تعریف یک زمان آزاد مشترک به منظور برگزاری جلسه دسترسی یابد.

10)   بازیافت اسناد: در هنگام دستیابی به اسناد و مدارک قبلی نیز اتوماسیون به خوبی عمل می کند

منبع:www.industryinfobase.ir