مدیریت داده ها در یک محیط بدون کاغذ مبتنی بر وب
اطلاعات نیروی حیاتی هر سازمان است که اگر در دست افراد مناسب قرار گیرد می تواند باعث تبدیل داده ها به دانشی شود که سازمان را رو به جلو می برد. برای اتخاذ تصمیمات صحیح در دسترس بودن به هنگام اطلاعات ضروری است.در حال حاضر بسیاری از شرکت ها این منابع ارزشمند را به دست تکنولوژی 2000 ساله سپرده اند. آیا شما هنوز داده ها و اطلاعات مهم سازمان خود را بر روی کاغذ نگهداری می کنید؟
ما در عصر اطلاعات به سر می بریم. عصری که اطلاعات چاپ شده بر روی کاغذ در آن به کلی منسوخ شده است. مستندات کاغذی مشکلات خاص خود را دارند. شما چگونه نسخه های کاغذی را کنترل می کنید؟ در حال حاضر چگونه مستندات را نگهداری می نمایید؟ آیا از دسترسی سریع افراد به آخرین اطلاعات و اسناد اطمینان دارید؟ آیا گروه ها و تیم های مختلف می توانند با اطمینان از در اختیار داشتن تمام اسناد مورد نیاز خود، اطلاعات خود را به اشتراک بگذارند؟ آیا امکان کنترل دسترسی افراد برون سازمانی به مستندات وجود دارد؟ کاغذ همه چیز، از اجازه دسترسی و تکثیر گرفته تا ذخیره سازی و بازیابی داده ها و اطلاعات را مشکل، بی معنا، زمان بر و پر هزینه می کند.
پژوهشهای اخیر در زمینه تکنولوژی وب امکان انتقال مستندات و مدیریت داده ها را در فضایی به دور از سیستم های مبتنی بر کاغذ فراهم آورده است. زبانهای برنامه نویسی جدید تحت وب که از مزایای پیشرفته ترین تکنولوژی های پایگاه های داده استفاده می کنند، با نوید ادارات بدون کاغذ به بازار آمده اند. امروزه شرکت ها به تدریج از مزایای این این پیشرفت ها بهره مند شده، روند تفکر خود را در باب اطلاعات و نحوه استفاده از آن تغییر می دهند.
برخوردهای گوناگون با فرآیندهای مشابه مستندسازی در سازمان شما می تواند گیج کننده و مأیوس کننده باشد. یک سیستم مبتنی بر وب ذاتاً از وقوع چنین حالت هایی پیشگیری می نماید. به دلیل برخط بودن کلیه فرمها با تمامی رویه ها به یک صورت رفتار می شود. به عنوان مثال اگر فردی بخواهد مشکلی را ثبت کند، می داند که می بایست مستقیماً به سراغ سیستم رفته و از فرمهای برخط جهت تشریح، ذخیره و مستند نمودن آن استفاده نماید. هیچ کس مجبور نیست فرمهای کاغذی را تحویل بگیرد.
علاوه بر این، سیستم های مبتنی بر وب در جهت ایجاد یک مکان متمرکز برای فرمها و مستندات، به منزله انبارهایی از سوابق، دستورالعمل ها و رویه های شرکت عمل می کنند. دیگر لازم نیست مدیران نگران استفاده از آخرین نسخ دستورالعمل ها باشند (مشکل همیشگی سیستم های مبتنی بر کاغذ). در محیط های الکترونیکی دستورالعمل ها و رویه ها در یک قالب دیجیتال نگهداری شده و به عنوان تنها نسخه قابل کنترل در دسترس قرار می گیرد. کاربران چنین محیط هایی به این اصل پایبندند که به نسخه های کاغذی اعتماد نکنند و در عوض برای دسترسی به آخرین نسخ به روز شده، به سیستم برخط مراجعه نمایند. تمامی کاربران در آن واحد می توانند مستندات و داده های فعال مشابه را بررسی نمایند چراکه همه چیز به صورت بلادرنگ[5] نمایش داده می شود. شما می توانید مطمئن باشید که کارمندان به آخرین نسخه از هر سند دسترسی دارند. به طور حتم این سیستم ها برای سازمان های سازگار با استانداردهای کیفیت ISO ایده آل می باشند. کنترل مستندات المانی است که توسط سیستم های الکترونیکی اینچنین به طور کامل اعمال می گردد.
قدرت سیستم های مبتنی بر وب زمانی بیشتر می شود که این سیستم ها از مزایای پست الکترونیکی[6] و امضاهای الکترونیکی[7] یکپارچه[8] استفاده نماید. استفاده از کاغذ برای برقراری ارتباط روشی کند و پرهزینه است. در گذشته یک سند داخلی مسیر خودش را برای جمع آوری امضاها در سازمان به کندی طی می کرد؛ امروز چنین سندی می تواند سریعاً به یک سیستم دیجیتال ارایه شده و توسط پست الکترونیکی بین تمام افراد و گروه های لازم توزیع شود؛ افراد و گروه های متعددی را تجسم کنید که بلافاصله از ارایه اسناد و سوابق مهم به سیستم مطلع می گردند.اطلاع رسانی همزمان به گروه ها اجازه می دهد که در جهت تصویب پروژه ها و تغییرات به صورت همزمان اقدام نمایند. اگر مستند خاصی به تصویب نیاز داشته باشد، سیستم به شما اجازه می دهد که نام کاربری و کلمه عبور خود را برای تأیید سریع آن وارد نمایید. اطلاعیه ها پس از اخذ تمامی تأییدات لازم می توانند دوباره ارسال گردند. این سیستم ها حتی به شما اجازه می دهند که تاریخچه بررسی[9] هر مستند را پیگیری[10] نمایید تا بدانید هر تغییر در چه زمانی و به چه علت اعمال شده است. چنین سیستم هایی در صورت پراکندگی سازمان از نظر جغرافیایی بسیار مفیدترند. کاربران از هر کجای دنیا می توانند به یک سیستم مبتنی بر وب وارد شده به مشاهده، ایجاد، اصلاح و یا امضای یک سند بپردازند.
مزایای عمده کار با حرفه[11]ای که از سیستم دیجیتال بدون کاغذ استفاده می کند کدامند؟ شرکت هایی که این تکنولوژی را پذیرفته اند شاهد صرفه جویی های عمده ای هستند. آنها متوجه شده اند که با استفاده از فرآیندهای مستندسازی و اطلاعاتی استاندارد و بهینه به منابع کمتری نیاز دارند. بسیاری از کاربران حفظ مقادیر زمانی قابل ملاحظه ای - حدود 15 تا 30 درصد- را گزارش می دهند که ناشی از قابلیت جستجوی مستندات و انجام بررسی های شخصی به سادگی هرچه بیشتر می باشد. این سیستم ها همچنین فعالیت های کسالت بار نظارتی را حذف نموده، کارمندان را برای کار بر روی وظایف مهمتر، حساس تر و سودمند آزاد می گذارد.
حذف کاغذ از معادله منجر به صرفه جویی نقدی هم می گردد. برآورد می گردد که 80 تا 90 درصد از هزینه های مستندات داخلی مربوط به جستجوی اسناد کاغذی بعد از تهیه آنهاست. یک سیستم داده ای مبتنی بر وب امکان سازمان دهی مستندات شما را بر اساس هر روش منطقی فراهم می آورد؛ به گونه ای که کاربران بتوانند به سیستم مرکزی وارد شده و به سادگی به جستجوی سوابق، فرم ها و اسناد مورد نیاز خود بپردازند. عملیات قدرتمند جستجو به کابران امکان می دهد که برای یافتن اطلاعات مورد نیازشان در کل سیستم به جستجو بپردازند. به این ترتیب با اعطای اختیار به افراد جهت انجام جستجوهاشان مقادیر هنگفتی از زمان و هزینه حفظ می گردد.
کار با دستورالعمل های الکترونیکی، به طرز چشمگیری هزینه های مورد نیاز چاپ، تکثیر، توزیع و به روزرسانی رویه ها و دستورالعمل های حجیم کاغذی راکاهش می دهد. شرکت ها دیگر نیازی به صرف وقت وانرژی برای اعمال تغییرات روی مستندات نخواهند داشت. احیای فضاهای نگهداری مستندات اداری از دیگر مصادیق صرفه جویی است که در این زمینه به چشم می خورد. فضاهای عمده ای که سابقاً به ناچار برای ذخیره و نگهداری اسناد کاغذی استفاده می شد، اکنون می تواند به صورت بهتری استفاده شود.
چگونه شرکت ها از این ابزارها استفاده می نمایند؟ مدیران کیفیت وجود چنین سیستم های داده ای را حیاتی می دانند.در این سیستم ها عدم تطابق مستندات، شکایات مشتریان، عملیات اصلاحی و رویه های کیفی به صورت دیجیتال بایگانی و ثبت می گردند. ادارات منابع انسانی از این سیستم ها جهت پیگیری سوابق کارکنان، داده های مربوط به حضور و غیاب کارکنان، و نیز نگهداری اطلاعات راهنمای کارکنان و سایر اعلانات شرکت استفاده نمایند. ادارات فروش نمونه کالاها، پیشنهاد قیمت ها و اطلاعات تماس را بدون توجه به محل استقرارشان بررسی می نمایند. مهندسین تولید و فرآیند می توانند کار تولید و نیز تغییر مستندات را پیگیری کنند.این سیستم های داده ای مبتنی بر وب به طرز خارق العاده ای بازده و بهره وری کاربرانشان را افزایش داده، نتیجتاً هزینه های عملیاتی را پایین می آورند. توانایی همکاری و مشاهده مستندات به صورت بلادرنگ شانس دوباره کاری ها را کاهش داده و بالواقع فرهنگ اشتراک مستندات را در یک شرکت بالا می برد. دسترسی جهانی به اینترنت این اطمینان را ایجاد می کند که تمامی کاربران بدون توجه به محل استقرارشان، با سیستم مرتبط و از آن مطلع باشند و هیچ کس برای دسترسی به اطلاعات مجبور به جنگ نباشد.
ترجمه: جوانه عظیمی
مایکروسافت: دفتر کاری بدون کاغذ- قسمت آخر
مسئولیت ها را به دست کسانی که ازآن تاثیر می پذیرند، بسپاریم
ابزار الکترونیکی افزون بر کاهش هزینه های داد و ستد، مزایای دیگری هم به ارمغان می آورند. برای مثال، از ان جایی که خرید های تدارکاتی بایستی به تایید و امضاهای مجاز برسند، امکان رد شدن یک سند بدون تایید – آن چنان که در نظام توده ای از کاغذ پیش می آید- وجود ندارد. درخواست ها به جای نوشته شدن، ماشین می شوند. بنابراین اشتباه خواندن متن ها و رقم ها کاهش می یابد. ارتباط ها با تامین کنندگان به صورت سند در می آید و ما از پیش، بها و هزینه هر داد وستد را می دانیم و نگرانی بحث ها و پیگیری های مالی در آینده وجود ندارد. تامین کنندگان می دانند که پرداخت به ایشان بی درنگ انجام می شود – از این رو در تحویل درخواست ها، با شتاب اقدام می کنند. رعایت مقررات دقیق تر می شود، زیرا نظام به گونه ای طراحی می گردد که از به جریان افتاده درخواست های نادرست، به صورت خودکار پیشگیری می شود. این رشته از امتیاز ها سر دراز دارد...
نظام دیجیتالی، روش کار در تدارکات، منابع نیروی انسانی، و خدمات کارکنان را دگرگون ساخته است. بسیاری از این گونه فعالیت ها به شکل خودخدمتی – توسط خود بهره وند- انجام می گیرند، به گونه ای که در مورد کارمند تازه استخدام، خانم الف، بیشتر یاد کردیم. همه بخش ها به ویژه واحد منابع نیروی انسانی، می کوشند تا به صورت بنیادین فرآیند سنتی انجام کارها را تغییر بدهند. ما خود در پی تبدیل کارهای نیرو بر به کارهای دانش بر هستیم.
رویارویی با انعطاف پذیری، نه کاغذ
با پافشاری من بر حذف سند های نوشته بر کاغذ، شاید فردی ضد کاغذ پنداشته شوم ولی چنین نیست. من با به کارگیری فراوان فرم های کاغذی مخالف هستم، در حالی که خود نیز برای بررسی پاره ای از سند های دور و دراز الکترونیکی و یادداشت برداری از آن ها موضوع را بر روری کاغذ می آورم. هنوز هم برای درک آسان تر و یکپارچه مطالب دراز، از آنها جدول و نمودار کاغذی تهیه می کنیم- کاری که از رایانه ی شخصی برنمی آید تا به نتیجه رسیدن ابداع و ساخت فناوری پرده ی تخت- کاری که هم اکنون بسیاری از مراکز دانشگاهی و پژوهش صنعتی مانند دانشکده ی فنی ماساچوست، زیراکس، کنت استیت، مایکروسافت، و دیگران در ایالات متحده و ژاپن بدان سرگرمند – چیزی به پای فراوانی و جابه جایی پذیری کتاب ها و مطبوعات نمی رسد.
در آینده انباشته از اطلاعات، وجود نمایشگرهایی با کیفیت برتر، بسیار ضروری است. مایکروسافت در اواخر سال 1998 یک روش و فناوری ساخت را به نمایش گذاشت که الگوی روشن نام گرفت. برپایه ی این روش، نمایشگرهای کریستال مایع، تصویرها را بسیار روشن تر از نمونه های پیشین نشان می دهند. ترکیب این ویژگی با سخت افزار های پیشرفته تر، نتیجه ای انقلابی به بار خواهد آورد. برخی از پرده نمایش های پاینده ، آن چنان نرم خواهند بود که می توان آن ها را هم چون یک صفحه روزنامه لوله کرد و با خود به هر جایی برد. در پاره ای از پرده نمایش های نازک دیگر، مدارهای رایانه ای کار خواهند گذاشت و خود پرده، نقش یک رایانه را بازی خواهد کرد. یک فناوری تازه، به پرده نمایش توان نگهداری تصویر پس از جداشدن از نیروی برق را خواهد داد. به مرکب های واقعی دیجیتالی بیاندیشید! می توان با آن ها تصویر کشید و هم چون تابلو به دیوار آویخت.
رایانه های شخصی امروزین در بخشی از فعالیت ها هم چون کار با نوشته های کوتاه، کارهای چند نفره( و دور از همدیگر)، و جستجو در میان داده های فراوان، بهتر از کاغذ هستند. از این روست که دانشنامه های الکترونیکی بیشتر از گونه های کاغذی آن ها طرفدار پیدا کردند.
در جاهایی که از فرم کاغذی استفاده می کنند، ناچارند تا برای بررسی ها و نتیجه گیری های گسترده، آن ها را به رایانه وارد کنند. این دوباره کاری، دشوار و اشتباه خیز است. داده ها را باید از ابتدا به صورت دیجیتالی ذخیره کنیم و به کار گیریم. در نظام دیجیتالی، فرم ها دارای راهنما، چکیده، و نیز ریزه کاری های هر برنامه هستند. پرسش های همگانی را می توان به گونه ای سنجیده پاسخ داد و بسیاری از کارکنان و مسئولان را از پاسخ گویی های پیاپی رهانید.
در فرم های الکترونیکی، همین که کاربران کاستی هایی ببینند، با فشردن چند دکمه و فرستادن پیامی کوتاه مانند این برنامه باید بهتر کار کند! بانی درست شدن آن درچند روز می شوند- کاری که در نظام کاغذی به سال ها وقت نیاز دارد. از آن جایی که مهار دیگر سازمان ها به دست ما نیست، ممکن است شما بسیاری از سند ها را به صورت کاغذی دریافت کنید. فناوری پویش و نرم افزار های ایست من و پلاتینیوم این امکان را فراهم ساخته اند تا چنین سند هایی را به رایانه ی خود وارد کرده و به صورت دیجیتالی آن ها را با داده های دیگر به کار گیرید.
دریافت بازخوردها = روشی کهنه
بسیاری از پشینهاد ها و بازخوردها در راه بهسازی برنامه بازار مایکروسافت را ما از راه تماس های الکترونیکی دریافت کردیم و تنها اندکی دیدارهای رودررو داشتیم. تیم مسئول اجرای برنامه، دیدگاه های همه کاربران را گرفته و به کار بست. تنها یک نفر مدیر ارشد، سد راه پیاده کردن برنامه بود – رئیس هیات مدیره استیو بالمر، انسانی هوشمند و بسیار کارساز.
خانم لیندا کریدل مدیر تولید نرم افزار بازار مایکروسافت رئیس را به دفتر خود دعوت کرد و از وی پرسید که کاستی های برنامه در چیست؟ بالمر که به جای بخش های دور و دراز و توجیه گرانه، این چنین درخواست یاری مدیر برنامه برنامه را دریافت کرد، با متانت پاسخ داد که می خواهم سند ها یش از رسیده به من، به تایید مدیران هر بخش برسند، همه ی ضمیمه های پشتیبان همراه باشند، و بتوانم هر سند را جداگانه و ناپیوسته با دیگر سندها امضا نمایم.
این راهنمایی ها بسیار روشن بودند. دو بخش از خواست رئیس هیات مدیره هم اکنون در حال کامل شدن بود و انجام خواسته ی سوم به چند ماه وقت نیاز داشت که پیگیری گردید.
این داستان کوتاه، چندین نکته در خصوص روند برخورد مایکروسافت با نظام اطلاعات دیجیتالی را نشان می دهد. ابزار الکترونیک بایستی مشگل گشای کاربران و دست اندرکاران فعالیت های گوناگون باشند و ما تا رسیدن به این مرحله از پای نمی نشینیم. استیو از آن رو توانست بازخورد هوشمندانه ای به لیندا بدهد، که خود با علاقه مندی کوشیده بود تا نظام یاد شده را به کار گیرد.
بی پرده به اولویت های خود بردازید
حرکت در جهت جانشین سازی نظام کاغذی با نظام دیجیتالی، گام برجسته ای در فرگشت(تکامل) برپاساختن دستگاه عصبی دیجیتالی در سازمانهای پیشرفته است. در این هنگام، شما باید همه فرآیندهای حساس و مهم در کسب وکار خود را تغییر دهید و تنها به آن چه از فناوری نوین در اختیا دارید، قانع نشوید.
اگر درست آغاز کنید، برپا ساختن دستگاه عصبی دیجیتالی چندان دشوار نیست؛ برخورداری از یک شبکه ی مناسب رایانه ای، نظام خوب پست الکترونیکی، و روش آسانی در ایجاد صفحه هایی در تور جهان گستر، همه چیزهایی است که نیاز دارید. با ایجاد این زیر بنا، می توانید هرگونه ابزار دیگر را بدان بیفزایید.
شبکه ی داخلی ما دو هدف اصلی دارد: انجام کارهای روزمره و تکراری که کارکنان فرهیخته را از پرداخت بدان ها آزاد می کند، و دادن فرصت به انسان ها تا به تجربه های ارزشمندی دست بیازند. در برپا ساختن شبکه ی داخلی، همانگونه که پیشتر یاد کردیم، قانون پخت تخم مرغ عسلی – زمان سه دقیقه – به بسیاری از برنامه های دیجیتالی وارد شده و از آن بیرون آیند. این معیار، ما را بدان وا می دارد که درخود کارکردن فعالیت ها، از به کارگیری ابزار کند و پردردسر دوری جوییم. سرراست کردن فرآیند های درون سازمانی و اداری گام مهمی در کاراتر کردن نیروی انسانی است . گذاشتن ابزار کار خوب در اختیار کارکنان فرهیخته و برداشتن تنگناهای اداری از پیش روی ایشان، این پیام را نیز با خود دارد که که سازمان وقت آن ها را بسیار با ارزش می داند و بایستی از این منبع گران بها به خوبی بهره برداری کنند. ارزیابی کارهای دستی بسیار آسان است، ولی نمی توان بازده کارکنان فرهیخته را به آسانی اندازه گرفت. یک نکته روشن است و آن این که، کارکنان فرهیخته با آزاد شدن از فعالیت های یکنواخت و خسته کننده، برای خشنودی خود و نشان دادن به دیگران، بالاترین کوشش ها را می نمایند. بهره ی آشکار مشتریان از نظام نوین این است که، کارکنان برای دادن خدمات به ایشان، دیگر به زیر و رو کردن توده های از کاغذ نمی پردازند و وقت خود را در برآوردن نیاز مشتریان صرف می کند.
من از یک چیز مطمئن هستم، کسی نمی تواند که کارکنان شرکت مایکروسافت را دوباره به انجام کار به روش پیشین وادارد. پیش بینی کار کردن در ادره های بدون کاغذ درست بوده – تنها چند دهه ای به صورت نارس مانده است.
مایکروسافت: دفتر کاری بی نیاز از کاغذ(۴)
پاداش دهی به کارکنان هماهنگ با سیاست های شرکت
هنگامی که خانم الف در سازمان پیشرفت نموده و به سرپرستی و مدیریت برسد، یکی از وظایف وی ارزشیابی شش ماه هر یک از کارکنان است که به او گزارش می دهند. هر کارمند از خود یک ارزشیابی می کند و آن را به خانم الف می دهد. خانم الف هم دیدگاه های خودش و دیگر همکاران فرد را- که با پست الکترونیکی در خواست و دریافت نموده است) تنظیم می کند و با مدیر بالا دست خود ، در زمینه ی ارزش یابی ها و درصد پاداش ها، گفتگو می کند. سپس نتیجه ی ارزشیابی و نیز هدف ها و برنامه های آینده، به صورت رودررو با کارمند در میان گذاشته می شود.
در گذشته، تکمیل فرم های لازم و وقتی که بر سر آن ها گذاشته می شد، دشوارتر و وقت گیر تر از خود ارزش یابی بود. اینک به کمک نظام دیجیتالی و با رعایت مقررات شرکت، ارزش یابی ها به آسانی و با شتاب انجام می گیرند. برنامه رایانه ای، بر پایه ی درصد های پیشنهادی خانم الف، سطح شغل، و حقوق کنونی هر شاغل، یک پاداش موقتی و قابل تعدیل، محاسبه و عرضه می نماید. هر چند که بیشینه و کمینه ی پاداش کارکنا ن در هر دوره را مدیریت شرکت تعیین می کند، و در آن طیف می توان به افراد برجسته و کسانی که بازدهی ویژه ای داشته اند، پاداش و یا اضافه حقوق بیشتری داد. چنان چه که پاداش ها از میزان تعیین شده بالاتر و یا پایین تر بروند، نظام دیجیتالی موضوع را نشان خواهد داد تا اصلاح گردد.
دریافتی های هر فرد توسط مدیر ارشد تر هم به صورت الکترونیکی بررسی و تایید می شود و مستقیم وارد پرونده ی حقوقی او می گردد.
برنامه ی کاربردی ارزشیابی، روند فعالیت هر کارمند را پیش چشم مدیر می گذارد، و او می تواند با رویکرد به طرز کار فرد و نیز مقررات شرکت، همواره کارمند را بررسی و ارزشیابی کند. بنا یه تخمین ما، این برنامه ضمن رعایت همه جنبه ها، تا 50 درصد در کارهای اداری و وقت، صرفه جویی می کند.
انباشت صرفه جویی ها تا 40 میلیون دلار
به کارگیری شبکه ی دیجیتالی درون سازمانی به جای کارهای کاغذی، تاثیر شگرف خود را نشان داده است. اکنون که این کتاب برای چاپ شدن می رود، شمار فرم های شرکت مایکروسافت که بیشتر از 1000 تا بود به 60 فرم کاهش یافته است. از این شمار نیز 10 فرم مورد نیاز قانون، 40 فرم مربوط به کار با شرکت ها و سازمان هایی است که هم چنان نظام کاغذی دارند، و 10 فرم باقی مانده در زمینه هایی است که هنوز نیاز به دیجیتالی کردن آن ها را احساس نکرده ایم. برای تمام دیجیتالی شدن نظام ها، بایستی همه ی سازمان ها، شرکت ها و دولت ها همکاری کنند.
صرفه جویی شرکت مایکروسافت در زمینه ای که آوردم، تنها در مدت 12 ماه از سال 98-1997 بالغ بر 40 میلیون دلار بوده است. بیشترین بخش صرفه جویی، در کاستن از هزینه فرآیند ها به دست آمده است. بنا به محاسبه ی اداره حسابداری، هزینه هر داد وستد اسناد- که بیشر ناشی از صرف وقت کارکنان می باشد- به هر فقره 145 دلار می رسد. اینک در مایکروسافت و با ابزار الکترونیکی، این هزینه به 5 دلار کاهش یافته است. نرم افزار بازار مایکروسافت در سال نخست کار خود، به تنهایی 250000 سند شامل 1.6 میلیارد دلار صورت حساب، را جابه حا کرده است. همین کار ، برای ما بیش از 25 میلیون دلار صرفه جویی در فرآیند به همراه داشت. داد و ستد های بازرگانی با شتاب رو به افزایش دارند، صرفه جویی در نیروی انسانی، یکی از مهم ترین بخش ها می باشد.
به کارگیری نظام دیجیتالی در برنامه های اداره سهام کارکنان، سالانه بیش از یک میلیون دلار صرفه جویی در هزینه ی نیروی انسانی به بار آورده است. این روند در برخی جاها موجب کاهش در شمار نیروی انسانی می شود، ولی ما این گونه کارکنان را به جاهای دیگری می گماریم که مورد علاقه و خواستشان باشد، در نتیجه ی بازده ی ایشان بالاتر می رود. کارمندی که در گذشته وظیفه ی پاسخگویی به تلفن ها را داشته است، اینک در پای رایانه می نشیند و با بررسی بخش ویژه پرسش کنندگان، برای آن ها پاسخ آماده نموده و می فرستد. هر چند اکنون حجم این کار از 24 درصد به 51 درصد افزایش یافته است، مسئولان پرسش و پاسخ با مشتریان ، از کارشان بسیار خشنودند ، زیرا جنبه های آموزنده و انگیزشی فراوانی برای خودشان و سراسر سازمان دارد.
نظام در خط امور مسافرت ما، بهره وری در این بخش را سه برابر کرد ه است. اکنون هر کارمند می تواند روزانه تا 25 سفر کامل فردی و یا گروهی را تنظیم کند. آمار این فرآیند در گذشته روزانه 8 سفر بوده است. اکنون برای برنامه ریزی هر سفر که بیشتر دست کم 17 دقیقه مکالمه ی تلفنی و ارسال و دریافت پست الکترونیکی نیاز داشت، به صورت در خط تنها 5 دقیقه وقت صرف می شود.
همه ی فعالیت های مالی و اداری که یاد کردم، توسط دوازده رایانه ی پشتیبان که هر کدام از دو یا چهار پردازنده برخوردارند، انجام می گیرد. بهای همه ی سخت افزارها بالغ بر 300000 دلار، هزینه ی نصب در دوسال برابر با 8 میلیون ، و هزینه ی اجرایی سالانه 765000 دلار می باشد. هر چند این هزینه ها بسیار کمتر از به کارگیری نظام های دیگر است، در برابر پیاده کرده همین طرح در دیگر شرکت ها، اندکی بالاتر می باشد. دلیلش این است که ما در بسیاری از گام ها، و حل مساله ها، پیشاهنگ بوده و راه را برای دیگران هموار نموده ایم. با گسترش فعالیت های استاندارد و همسان، و افزایش کارایی نرم افزار های بازرگانی و تولید انبوه، در آینده این گونه هزینه ها باز هم کاهش خواهند یافت.
حتا برای خود ما در مقام پیشاهنگ فناوری در راه اندازی نظام اطلاعات ، هزینه ی کار از سال 1996 تا 1999 دست کم 3 درصد کاهش یافته است. این کاهش به ویژه، پیامد استاندارد ساختن داده ها و یکپارچه کردن نظام های اطلاع رسانی می باشد.
مایکروسافت : دفتر کاری بدون کاغذ(۳)
پشتیبانی از دگرگونی سازی الکترونیکی
برخلاف برداشت سنتی، کارکنان مایکروسافت در زندگی خصوصی خود نیز، پیوندهایی با شرکت دارند. کارمند تازه استخدام، خانم الف که پیشتر از او یاد کردیم، ازدواج می کند. او برنامه ی ماه عسل خود را در خط به نظام دیجیتالی وارد می نماید. پس از این که با همسرش به خانه ای تازه می روند تا زندگی مشترکی را آغاز کنند، نشانی تازه ی خود را در یک فرم دیجیتال به نظام می دهد. نشانی به صورت خودکار و برنامه ریزی شده، به دست واحدها و کسانی که بدان نیاز دارند- واحد پرداخت حقوق، واحد پس انداز و بازنشستگی، مدیری که مزایا و سهام ویژه ی کارکنان را اداره می کند، و... – می رسد. خانم الف شبکه ی رایانه ای درون سازمانی را بررسی می کند تا از مسیر اتوبوس های منطقه زندگی تازه و نیز کسانی که مایل به گزینش همسفر از خانه به محل کار و برعکس هستند آگاه شوند.
خانم الف به هنگام بچه دار شدن، به نظام دیجیتالی برخط شرکت مراجعه می کنند تا از چگونگی مرخصی سازمان ، مرخصی های نگهداری فرزند، همایش های راهنمایی پدر و مادران جوان، و کمک های بهداشتی و درمانی، اطلاعات لازم را به دست آورد. با ورود فرزند تازه به زندگی کارکنان، خودشان به یاری نظام دیجیتالی، وضعیت نظام خانوادگی در پرونده کارگزینی را تغییر می دهند. مایکروسافت در زمینه ی تامین خدمات بهداشتی/ درمانی، دندانپزشکی، عینک و چشم پزشکی، بیمه ی زندگی و از کارافتادگی، باشگاه مراقبت های بهداشتی، و خدمات حقوقی و دادگستری، گزینه های متفاوتی پیش پای کارکنان گذاشته است. هر فرد با بررسی و ارزیابی این گونه طرح ها، آن را که با وضعیت او مناسب تر است و بازده پولی بیشتری دارد، بر می گزیند و به نظام دیجیتالی وارد می کند.
کارکنان می توانند خود بخشی از حقوقشان را به برنامه های پس انداز، خرید سهام شرکت، و بازنشستگی های گوناگون، اختصاص دهند، و نیز هر گاه که اراده کنند، درصد آن ها را تغییر دهند.
به کمک کارگزاری بورس سالمون اسمیت بارنی و بخش ویژه ای که در شبکه ایجاد کرده است، کارکنان مایکروسافت می توانند در خط همه گونه داد و ستد سهام شرکت، دریافت و پرداخت وجه، و مانند آن ها را انجام دهند و از شرایط لازم برای برخورداری از وام های خرید و یا گسترش مسکن آگاه گردند، مگر در کشورهایی که به فرم های کاغذی هم چنان نیاز دارند.
هر یک از کارکنان مایکروسافت که شریک شرکت هم هستند، سالانه گزارش مالی وسود و زیان مایکروسافت را دریافت می کنند. این گزارش به ده زبان و هفت ارز مهم تهیه می شود و هر کارمندی می تواند گزارش را به زبان و بر پایه ی ارزی که می خواهد، در خط ببیند . مایکروسافت نخستین شرکتی است که ترتیب برگزیدن وکیل ویا رای دادن به مجمع های شرکت را به صورت الکترونیکی داده است. این برنامه شمار رای دهندگان و شرکت کنندگان در مجمع را از 15 درصد به 60 درصد رسانده است. ناگفته نماند که همه فعالیت های حساس یاد شده باامضا و رمز الکترونیکی ویژه ی هر فرد و در محیطی ایمن انجام می شوند.
به کارگیری یک ابزار برای برآوردن نیازهای گوناگون
یکی از کارهای خانم الف در سمت بازاریاب، برنامه ریزی فرآورده هاست. تنها با یک رابط رایانه ای – نرم افزار گزارشگر مایکروسافت – بسیاری از نیازمندی های این خانم برآورده می شود: چگونگی هزینه ها، مشتریان، پیمان ها و بودجه ها. نرم افزار هد تراکس – نظام اصلی حسابداری – شامل وضعیت سرمایه گذاری های ثابت، حساب طرح ها(پروژه ها)، و آمارهای مدیریتی و آگاهی بخش دیگری است. این گونه اطلاعات را با ابزار بسیار پیشرفته، می توان از جنبه های مختلف دید و بررسی کرد. می توان به جای سردرگمی در رقم ها، به تجزیه و تحلیل و نتیجه های آن ها توجه نمود. پیشینه ی کارها و فعالیت های بازاریابی در زمینه ی هر فرآورده هم، در اختیار خانم الف است.
با بهره گیری از داده های مربوط و مورد نظر، خانم الف برنامه ی بازاریابی خود را به صورت مستقیم و در خط وارد نظام می کند و پیامد های آن را بررسی می نماید. با دریافت پاسخ به پرسش هایی هم چون نرخ و درصد هزینه ی بازاریابی من برای فلان فرآورده چه قدر است؟ در چه جاهایی باید هزینه کنم؟ چگونه می توانم منابع را به طرح های تازه اختصاص دهم؟ خانم الف فعالیت ها و برنامه های خود را سامان می دهد.
خانم الف می تواند به کمک یک ابزار برنامه ریزی دیگر با نام بر روی هدف، هر طرحی را جداگانه و با همه ریزه کاری های آن، بررسی نماید. این ابزار، وضعیت هر طرح را از روی حساب ویژه آن نشان می دهد. مدیران می توانند هزینه ی کامل طرح های واحد خود را بر پایه ی مراکز هزینه و نیز سالی مالی، دریافت و بررسی کنند.
مایکروسافت دفتر کاری بدون کاغذ(۲)
آغاز سفر تنها با فشردن یک دکمه
امروزه کسانی که قصداستخدام شدن را دارند، حتما پیش از آغازبه کار، سفر الکترونیکی خود را آغاز می کنند. ما در مایکروسافت روزانه 600 تا 900 درخواست کار از راه دور پست، پست الکترونیکی، و شبکه ی ویژه ی خود، دریافت می کنیم. اکنون بیش از 70 درصد درخواست ها با پست الکترونیکی و به کمک شبکه ی ویژه دریافت می شوند- این حجم، دو سال پیش 6 درصد بود. نرم افزار ها به صورت خودکار، دریافت درخواست کاررا تایید می کنند و آن را برای بررسی به پایگاه داده پردازی می فرستند. همه درخواست ها به فاصله ی 24 تا 48 ساعت وقت ، در برابر نیازمندی های نیروی انسانی بررسی می گردند و پاسخ آشکار می شود.
کارشناسان نیروی انسانی با بازدید از "رست رک (Rastrac)" – نرم افزار ویژه ی دریافت و بررسی درخواست کار در پایگاه داده پردازی – ویژگی های درخواست کنندگان مناسب را به صورت حضوری یا با پست الکترونیکی در اختیا مدیر استخدام می گذارند. با کمک نرم افزار برنامه ریزی، ترتیب مصاحبه ی الکترونیکی با درخواست کنندگان داده می شود و ایشان همه اطلاعات لازم را با همان وسیله به مصاحبه کنندگان منتقل می کنند. نتیجه ی هر مصاحبه به بخش منابع انسانی، مدیر استخدام، و دیگر مصاحبه کنندگان، فرستاد ه می شود. بدین ترتیب، به جای دوباره کاری ها، مصاحبه کنندگان به آگاهی همدیگر می افزایندو تصمیم گیری برپایه ی این گونه بررسی همه جانبه ، انجام می گیرد. همینکه فردی مناسب شناخته شد، پیشنهاد و شرایط شرکت ، الکترونیکی به او ابلاغ می شود و پس از پذیرش، به کار دعوت می گردد.
تجربه ی کاری همه ی 85 نفری که هر هفته استخدام می کنیم، به هم نزدیک است. فرض کنید که خانم الف برای کار در واحد ردموند – واشینگتن – برگزیده شده است. پیش ازاین که وی بر سر کار حاضر شود ، یکنفر دستیار کارگزینی از گروه او، فرم الکترونیکی " جا انداختن کارکنان تازه" در مایکروسافت را به شبکه ی درون سازمان وارد می کند. ترتیبی داده می شود تا پیش از ورود خانم الف، رمز پست آوایی( voice-mail account)، پست الکترونیکی ، اتاق کار، و رایانه با همه نرم افزار های مورد نیاز وی آماده گردد. همین فرم، ترتیب ثبت نام کارمند تازه در فهرست تلفن کارکنان ، دریافت تابلوی نام برای نصب بر در اتاق کار، و صندوق پستی ویژه در تالار پست ساختمان محل کارش را می دهد. این فرم به صورت تکمیل شده و الکترونیکی، به مسئول گروه کاری کارمند نیز ارسال می شود تا اجرای خواسته ها را پیِگیری نماید. یک گزارشگر الکترونیکی، انجام همه ی گا م ها را پیگیری و تایید خواهد کرد.
پس از نشست آشنایی با مدیر منابع انسانی، و دریافت آگاهی های همگانی، خانم الف و دیگر کارکنان تازه استخدام همراه وی، به شبکه ی درون سازمانی شبکه معرفی می شوند تا نیازهای ویژه ی اداری خود را درخواست نمایند. این افراد " دستنامه ی کارکنان( handbook) " را که تنها به صورت الکترونیکی موجود است، وارسی می کنند و افزون بر نرم افزارهای استاندارد که در رایانه ی او پیاده شدند، هر روش کار و نرم افزار دیگرری را که لازم دارند، در رایانه ی خود پیاده می کنند.
کارمند پس ار استقرار در دفتر کار، به کمک نرم افزار های تدارکات در شبکه درون سازمانی با عنوان" بازار مایکروسافت( MS Market)"، نیازمندی های اداری، کتاب ها، تابلو سفید( white board)، قلم و پاک کن، کارت دیدار(business carrd) شامل نام و مشخصات فرد برای دادن به دیدار کنندگان، خود را سفارش می دهد. اداره ی تدارکات سفارش را به صورت الکترونیکی دریافت می کند و چیزهای درخواست شده را به دفتر کار فرد تحویل می دهد. چنان چه ارزش پاره ای از درخواست ها بیش از اختیار کارمند باشد، آن درخواست به صورت الکترونیکی و خودکار به نزد فرد بالاتر در سازمان می رود تا تایید کند.
خانم الف به بایگانی و کتابخانه الکترونیکی مایکروسافت هم سر می زند و برای دریافت خدمات خبری، ثبت نام می کند. بدین ترتیب، او همواره آخرین خبرها در نشریه های معتبر مانند وال استریت ژورنال، نیویورک تایمز، و دیگران را به صورت الکترونیکی در اختیار دارد. کتابخانه ی در خط الکترونکی نیز فهرست کتاب ها ، نرم افزار ها، و نوارهای ویدیویی موجود را عرضه می کند و کارمند می تواند هر چه را نیاز دارد، در شکل الکترونیکی و درد فتر کار خود، دریافت نماید. کتابخانه همواره نتیجه ی پژوهش ها درباره ی هر فرآورده ی مایکروسافت را نیز به هنگام، در اختیار دارد و به علاقه مندان عرضه می کند.
در بررسی سایت رایانه ای درون سازمانی، روش استاندارد و یکنواختی وجود ندارد و ما به کارکنان تازه استخدام فرصت می دهیم تا پس از آشنایی با اصول و بنیان های کار، خود اطلاعاتی را که علاقه دارند پیگیری و دریافت کنند.
وقتی که هنگام دریافت نخستین حقوق ماهانه فرا می رسد - وماههای دیگر نیز – خانم الف در یک صفحه ی ویژه و محرمانه از شبکه ی درون سازمانی، به ویژگی های حقوق خود دسترسی پیدا می کند و وجه به صورت الکترونیکی به حساب بانکی او واریز می گردد. هر کونه دریافت، پرداخت، و ایجاد دگرگونی در این حساب ، به کمک رایانه و در خط انجام می شود.
مایکروسافت: دفتر کاری بی نیاز از کاغذ(۱)
دفتر کاری بی نیاز از کاغذ
فناوری دیجیتالی می تواند فرآیند های نولید، و کل کسب و کار شما را، دگرگون سازد. همچنین می تواند که کارکنان را از دام فرآیند های کند و انعطاف ناپذیر کاغذ و قلمی، رهایی بخشد. برپاساختن نظام های دیجیتالی، به کارکنان فرهیخته فرصت می دهد تا به آفرینش های تازه ای دست بزنند. یک محل کار تمام دیجیتالی را دفتر کار بدون کاغذ نامیده اند- عنوانی که بیشینه ی آن تا به سال 1973 می رسد. دیدگاه برجسته ای است؛ دیگر از توده ای از کاغذ که آنچه را بخواهی، نتوانی در میان آن ها پیدا کنی، خبری نیست! دیگر برای یافتن یک آمار فروش و یا ازاطلاعات بازاریابی، نیازی به برگ زدن ده ها کتاب و گزارش، ندارید. دیگر از این همه فرم های جابه جا شده، صورت حساب های گمشده، ثبت های فراوان، چک های ناپدید شده، و تاخیر های ناشی از نا تمام بودن کارهای کاغذی، خبری نخواهد بود.
ولی ناچار بپذیریم که دفتر کار بدون کاغذ هم مانند هوش مصنوعی، از آن پدیده های بر آستانه هستند که تاکنون به صورت کامل به درون نیامده اند. عنوان دفتر کار بدون کاغذ برای نخستین بار در سال 1973 در یک مقاله دریاره ی شرکت های تلفن، بیان گردید. شرکت زیراکس بیش از دیگران در پی پیاده کردن این اندیشه بود – هر چند آن را دفتر کار بدون کاغذ نمی نامید. در سالهای 1975-1974 ، این شرکت از دفتر کار آینده گفتگو می کرد که از رایانه، پست الکترونیکی، و اطلاعات در خط (مستقیمOnline ) برخوردار بود. در میان سال های 1987-1975، بسیاری از نشریه های بازرگانی خبر از نزدیک بودن برپایی دفتر کار بدون کاغذ، و دگرگونی ژرف در محل کار اداری می دادند. من در سال 1988 هم به گزارشگران گفتم که دیدگاه دفتر کار بدون کاغذ، هم چنان از ما دور است – رایانه ها تاکنون توان برپا ساختن آن را ندارند. ولی امروز همه ابزار مورد نیاز چنین محل کاری را در اختیار داریم. توان گرافیکی رایانه ها و ابزار گوناگون دیگر، ما را در به هم آمیختن و تجزیه و تحلیل بهتر داده ها، کمک می کنند. شبکه های رایانه ی شخصی(PCs) بسیار نیرومند درهمه جا حاضرند. اینترنت این رایانه ها را در سرتاسر جهان به هم پیوند داده است. با این وصف، مصرف کاغذ هر چهار سال یک بار، دو برابر می شود. هنوز بیش از 95 درصد از اطلاعات در کشور ایالات متحده بر روی کاغذ ضبط می شوند و سهم ثبت الکترونیکی، تنها یک درصد است. کار با کاغذ، بسیار پرشتاب تر از آنی افزایش می یابد که فناوری دیجیتالی بتواند آن را از میدان به در کند!
در سال 1996 تصمیم گرفتم که وضعیت مصرف کاغذ در شرکت مایکروسافت – بزرگترین پشتیبان جانشین کردن کاغذ با بازار دیجیتالی- را بررسی کنم. با شگفتی دریافتم که در همان سال، ما بیش از 350000 نسخه گزارش فروش کاغذی تهیه کرده ایم. درخواست کردم تا از هر فرم، یک نمونه برایم بیاورند. پرونده ستبری که بر ر وی میز کارم قرار گرفت، هزاران گونه فرم را در خود داشت. در اداره ی مرکزی، واحد تدارکات به تنهایی 114 فرم به کار می برد. برنامه ی بازنشستگی کارکنان، برای وارد و خارج کردن نام اعضا و تغییر ویژگی ها و روش پس اندازو سرمایه گذاری ایشان، از هشت فرم جداگانه استفاده می کرد. هرگاه در مقررات دولتی دگرگونی هایی رخ می داد، ما ناچار بودیم تا همه ی فرم ها را بازنگری و دوباره چاپ و جانشین نماییم. مصرف کاغذ، خود نشانه ی یک بیماری بس خطرناک تری بود: فرآیند های اداری دور و دراز و زمان بر. به پرونده ی کلفت فرم ها نگاه کردم و با خود گفتم: چرا باید این همه فرم داشته باشیم؟ همه ی ما رایانه های شخصی به هم پبوسته داریم. چرا نباید اطلاعات را به صورت الکترونیکی میان همدیگر جابه جا کنیم؟ من از موقعیت سازمانی خود استفاده کرده و دستور حذف همه ی فرم های غیر ضروری را دادم. به جای آن همه کاغذ، یک نظام الکترونیکی رشد کرد که کار با آن ساده و برای کاربران دل انگیز تر است. اطلاعات این نظام بسیار قابل اعتمادتر می باشد و به کارکنان، اختیارهای گسترده تری می دهد.
آغاز سفر تنها با فشردن یک دکمه
امروزه کسانی که قصداستخدام شدن را دارند، حتما پیش از آغازبه کار، سفر الکترونیکی خود را آغاز می کنند. ما در مایکروسافت روزانه 600 تا 900 درخواست کار از راه دور پست، پست الکترونیکی، و شبکه ی ویژه ی خود، دریافت می کنیم. اکنون بیش از 70 درصد درخواست ها با پست الکترونیکی و به کمک شبکه ی ویژه دریافت می شوند- این حجم، دو سال پیش 6 درصد بود. نرم افزار ها به صورت خودکار، دریافت درخواست کاررا تایید می کنند و آن را برای بررسی به پایگاه داده پردازی می فرستند. همه درخواست ها به فاصله ی 24 تا 48 ساعت وقت ، در برابر نیازمندی های نیروی انسانی بررسی می گردند و پاسخ آشکار می شود.
کارشناسان نیروی انسانی با بازدید از "رست رک (Rastrac)" – نرم افزار ویژه ی دریافت و بررسی درخواست کار در پایگاه داده پردازی – ویژگی های درخواست کنندگان مناسب را به صورت حضوری یا با پست الکترونیکی در اختیا مدیر استخدام می گذارند. با کمک نرم افزار برنامه ریزی، ترتیب مصاحبه ی الکترونیکی با درخواست کنندگان داده می شود و ایشان همه اطلاعات لازم را با همان وسیله به مصاحبه کنندگان منتقل می کنند. نتیجه ی هر مصاحبه به بخش منابع انسانی، مدیر استخدام، و دیگر مصاحبه کنندگان، فرستاد ه می شود. بدین ترتیب، به جای دوباره کاری ها، مصاحبه کنندگان به آگاهی همدیگر می افزایندو تصمیم گیری برپایه ی این گونه بررسی همه جانبه ، انجام می گیرد. همینکه فردی مناسب شناخته شد، پیشنهاد و شرایط شرکت ، الکترونیکی به او ابلاغ می شود و پس از پذیرش، به کار دعوت می گردد.
تجربه ی کاری همه ی 85 نفری که هر هفته استخدام می کنیم، به هم نزدیک است. فرض کنید که خانم الف برای کار در واحد ردموند – واشینگتن – برگزیده شده است. پیش ازاین که وی بر سر کار حاضر شود ، یکنفر دستیار کارگزینی از گروه او، فرم الکترونیکی " جا انداختن کارکنان تازه" در مایکروسافت را به شبکه ی درون سازمان وارد می کند. ترتیبی داده می شود تا پیش از ورود خانم الف، رمز پست آوایی( voice-mail account)، پست الکترونیکی ، اتاق کار، و رایانه با همه نرم افزار های مورد نیاز وی آماده گردد. همین فرم، ترتیب ثبت نام کارمند تازه در فهرست تلفن کارکنان ، دریافت تابلوی نام برای نصب بر در اتاق کار، و صندوق پستی ویژه در تالار پست ساختمان محل کارش را می دهد. این فرم به صورت تکمیل شده و الکترونیکی، به مسئول گروه کاری کارمند نیز ارسال می شود تا اجرای خواسته ها را پیِگیری نماید. یک گزارشگر الکترونیکی، انجام همه ی گا م ها را پیگیری و تایید خواهد کرد.
پس از نشست آشنایی با مدیر منابع انسانی، و دریافت آگاهی های همگانی، خانم الف و دیگر کارکنان تازه استخدام همراه وی، به شبکه ی درون سازمانی شبکه معرفی می شوند تا نیازهای ویژه ی اداری خود را درخواست نمایند. این افراد " دستنامه ی کارکنان( handbook) " را که تنها به صورت الکترونیکی موجود است، وارسی می کنند و افزون بر نرم افزارهای استاندارد که در رایانه ی او پیاده شدند، هر روش کار و نرم افزار دیگرری را که لازم دارند، در رایانه ی خود پیاده می کنند.
کارمند پس ار استقرار در دفتر کار، به کمک نرم افزار های تدارکات در شبکه درون سازمانی با عنوان" بازار مایکروسافت( MS Market)"، نیازمندی های اداری، کتاب ها، تابلو سفید( white board)، قلم و پاک کن، کارت دیدار(business carrd) شامل نام و مشخصات فرد برای دادن به دیدار کنندگان، خود را سفارش می دهد. اداره ی تدارکات سفارش را به صورت الکترونیکی دریافت می کند و چیزهای درخواست شده را به دفتر کار فرد تحویل می دهد. چنان چه ارزش پاره ای از درخواست ها بیش از اختیار کارمند باشد، آن درخواست به صورت الکترونیکی و خودکار به نزد فرد بالاتر در سازمان می رود تا تایید کند.
خانم الف به بایگانی و کتابخانه الکترونیکی مایکروسافت هم سر می زند و برای دریافت خدمات خبری، ثبت نام می کند. بدین ترتیب، او همواره آخرین خبرها در نشریه های معتبر مانند وال استریت ژورنال، نیویورک تایمز، و دیگران را به صورت الکترونیکی در اختیار دارد. کتابخانه ی در خط الکترونکی نیز فهرست کتاب ها ، نرم افزار ها، و نوارهای ویدیویی موجود را عرضه می کند و کارمند می تواند هر چه را نیاز دارد، در شکل الکترونیکی و درد فتر کار خود، دریافت نماید. کتابخانه همواره نتیجه ی پژوهش ها درباره ی هر فرآورده ی مایکروسافت را نیز به هنگام، در اختیار دارد و به علاقه مندان عرضه می کند.
در بررسی سایت رایانه ای درون سازمانی، روش استاندارد و یکنواختی وجود ندارد و ما به کارکنان تازه استخدام فرصت می دهیم تا پس از آشنایی با اصول و بنیان های کار، خود اطلاعاتی را که علاقه دارند پیگیری و دریافت کنند.
وقتی که هنگام دریافت نخستین حقوق ماهانه فرا می رسد - وماههای دیگر نیز – خانم الف در یک صفحه ی ویژه و محرمانه از شبکه ی درون سازمانی، به ویژگی های حقوق خود دسترسی پیدا می کند و وجه به صورت الکترونیکی به حساب بانکی او واریز می گردد. هر کونه دریافت، پرداخت، و ایجاد دگرگونی در این حساب ، به کمک رایانه و در خط انجام می شود.
برای انجام هر گونه مسافرت، خانم الف و دیگر کارکنان، به کمک ابزار ذخیره جا در هواپیماها و مهمانسراها، اقدام می کنند. فهرست شرکت هایی که مایکروسافت با آن ها پیشتر گفتگو کرده و به توافق رسیده، و نرخ های ویژه ای دارند، در رایانه و در دسترس می باشد. نرم افزار AXI که با همکاری شرکت آمریکن اکسپرس تهیه گردیده است، همه ی این گونه خدمات را عرضه می دارد. چنان چه یک درخواست سفر بیرون از استاندارد پذیرفته شده باشد، نرم افزار AXI یک نسخه از آن را با پست الکترونیکی به مدیر ارشد هر کارمند می فرستد تا در خط تایید نمایند. پس از انجام سفر، هزینه ها به صورت دیجیتالی برای مدیر واحد فرستاده می شود و پس از تایید او ، سه روزه وجه به حساب کارمند واریز می گردد و نتیجه به آگاهی وی می رسد. همه این کارها دیجیتالی انجام می گیرند.
کار مجازی در دنیای واقعی(۲)
نتایج اولیه‌ی پیمایش «ایمرجنس»در سال 2000، «پروژه‌ی ایمرجنس»، یک پیمایش برروی بیش از هفت‌هزار مؤسسه در همه‌ی کشورهای اتحادیه‌ی اروپا، به‌اضافه‌ی مجارستان، لهستان، وجمهوری چک انجام داد. وقتی نتایج وزن‌دهی شدند تا نمایانگر کل مؤسسات اروپایی باشند، معلوم شد که 49 درصد از آنها به کار الکترونیکی اقدام کرده‌اند. نمودار شماره‌ی 1 ریز ارقام را برمبنای نوع کار الکترونیکی نشان می‌دهد.
این نمودار نشان می‌دهد که نوعی از دورکاری که در آن، کارمند مربوطه فقط در خانه مستقر باشد درواقع یکی از کم‌رواج‌ترین شکل‌های کار الکترونیکی است. فقط یک‌ونیم درصد از مؤسسات در اروپا افراد را صرفاً برای کار در خانه به این شیوه استخدام می‌کنند، اگرچه این مقدار در اتحادیه‌ی اروپا به بیش از 2درصد افزایش می‌یابد. استفاده از فناوری‌های جدید برای حمایت از کار چندمکانی توسط کارکنان، که اکنون یک‌دهم کارفرمایان اروپایی از آن استفاده می‌کنند، بسیاررایج‌تر است؛ این شکل از کار احتمال بسیار کمتری دارد که با انزوای اجتماعی همراه شود. درحالی‌که بسیاری از کارفرمایان برای این کار از غیرکارمندان استفاده می‌کنند، تقریباً یک‌ششم کارفرمایان (3/17درصد) برای ارائه‌ی انواع خدمات اطلاعاتی از کارکنان آزاد استفاده می‌کنند. با استفاده از تعریف دقیق‌تر از کار الکترونیکی آزاد، به‌گونه‌ای که فقط کاری را دربرگیرد که از راه مخابراتی ارائه می‌شود، باز هم می‌بینیم که 4/11 درصد از کارفرمایان اروپایی درحال استفاده از آزادکاران الکترونیکی[30]هستند.
با نگاهی به کار الکترونیکی انجام‌گرفته در محوطه‌های اداری، درمی‌یابیم که کارفرمایان برای انجام کار از راه دور، استفاده‌ی فوق‌العاده‌ای از «فناوری‌های جامعه‌ی اطلاعاتی»[32] می‌کنند. یک‌چهاردهم (8/6 درصد) کارفرمایان اروپایی دارای یک اداره‌ی پشتیبان در منطقه‌ای دیگر می‌باشند. با توجه این که «مناطقی» که در این جا از آن صحبت می‌کنیم مناطق بسیار وسیع- سطح «ان‌یوتی‌اس1»[33]- هستند، که در کشورهای کوچک‌تری از قبیل ایرلند، پرتغال یا لوکزامبورگ، کل کشور را تشکیل می‌دهند، این امر بیانگر تغییر مکان قابل‌توجه کار می‌باشد. به این موارد میتوان 1درصد دیگر از کارفرمایان را افزود که از دورکلبه[34]ها یا دورمرکز[35]ها به‌عنوان پایگاه‌های دوردست برای کارکنانشان استفاده می‌کنند.
اما این شکل‌های دورکاری داخلی، در برابر استفاده از منابع الکترونیکی خارج از سازمان به‌عنوان سازوکاری برای انجام کار از راه دور، اهمیت کمتری دارند. بالغ بر نیمی (56درصد) از کل مؤسسات حداقل در یک خدمت پیشه‌گانی که مشتمل بر پردازش اطلاعات است، از منابع خارج سازمان استفاده می‌کنند. اگر تعریف‌مان را فقط به آن‌هایی که از ابزار الکترونیکی برای تحویل ]خدمات[ استفاده می‌کنند محدود کنیم، 43درصد از کارفرمایان را درحال استفاده از این شیوه می‌یابیم. عمده‌ی این تأمین منابع از خارج سازمان، در درون منطقه‌ای که کارفرما در آن مستقر شده صورت می‌گیرد (5/34درصد)، اما تعداد عمده‌ای از مؤسسات (3/18درصد) به تأمین منابع از خارج سازمان و از دیگر مناطق داخل همان کشور می‌پردازند، درحالی که 3/5 درصد، همان‌طور که در نمودار شماره 2 میتوان دید، درحال تأمین منابع از خارج از مرزهای ملی‌شان هستند.
کارکردهای ملازم با کار الکترونیکی
همانگونه که میتوان از نمودار 3 استنباط کرد، تقریباً شش مؤسسه از هر ده مؤسسه که از کار الکترونیکی استفاده می‌کنند، آن را برای توسعه و پشتیبانی نرم‌افزاری به‌کارمی‌گیرند، و این کارکردی است که احتمال انجام آن با استفاده از یک پیوند مخابراتی، بسیار بالا است. دومین کارکرد دوررسانه‌ای بسیار رایج، با سهم 38 درصد، کار خلاقانه است، یعنی دسته‌ای که طراحی، ویراستاری، تولید محتوای چندرسانه‌ای، و دیگر فعالیت‌های خلاقانه را شامل می‌شود. پس از این دسته، مدیریت، آموزش و کارکردهای منابع انسانی با 20 درصد، و خدمات مشتری با 19 درصد می‌آیند. ازآن‌جا که فعالیت‌های فروش از قدیم به شیوه‌‌ای پراکنده انجام می‌شده‌اند، قصد نداریم تمام فروشندگان دوره‌گرد را به‌عنوان کارکنان الکترونیکی دسته‌بندی کنیم، بنابراین کارکرد فروش، تعریف محدودی در پیمایش داشت و فقط آن دسته از فعالیت‌های فروش را که با استفاده از یک پیوند مخابراتی انجام می‌شد دربرمی‌گیرد. این فعالیت‌های فروش ازراه‌دور فقط توسط 6 درصد از کارفرمایان کار الکترونیکی گزارش شده. اما همین سطح ظاهراً پایین، تا حدودی با الگوی روبه‌رشد مربوط به تلفیق کارکردهای خدمات مشتری و فروش، توجیه می‌شود- بسیاری از فعالیت‌های فروش ازراه‌دور در بخش‌های خدمات مشتریان گنجانده شده‌اند. همچنین پردازش داده‌ها و خدمات حسابداری و مالی، به‌ترتیب با 9 و 8 درصد، نقش مهمی در کارالکترونیکی ایفا می‌کنند.
جنبه‌ی عرضه
البته رابطه‌ی تأمین منابع از خارج سازمان، مشتمل بر دو طرف است. پیمایش ما نه‌تنها به جنبه‌ی تقاضا برای تأمین کار دوررسانه‌ای از خارج سازمان، بلکه به جنبه‌ی عرضه‌ی آن نیز، حداقل تا آن‌جایی که به شرکت‌هایی با بیش از 50 کارمند مربوط می‌شود، توجه کرد.
همانگونه که نمودار شماره 4 نشان می‌دهد، بیش از یک‌پنجم (21درصد) تمام مؤسسات بزرگ‌تر در اروپا به عرضه‌ی خدمات دوررسانه‌ای مشغول هستند. این امر نشان می‌دهد که چنین فعالیت‌هایی عملاً نقش مهمی در اقتصاد اروپا دارند. کارکردی که بسیار محتمل- در 11 درصد موارد- خواهد بود، خدمات مشتریان است، که شاید انعکاسی از رشد سریع اخیر در مراکز پیام خارج از سازمان باشد. به دنبال این کارکرد، فعالیت‌های طراحی، ویراستاری و خلاقانه، با 7درصد، و توسعه و پشتبانی نرم‌افزاری با 6 درصد قرار دارند. با فرض وجود سطح بسیار بالایی از تقاضا برای خدمات فناوری اطلاعات، شیوع نسبتاً پایین آن، کمی تعجب‌آور است. دو عامل ممکن است در این امر دخیل باشند: قدرت کشورهای خارج از اروپا در این زمینه، و وجود تعدادی از پیشه‌های خُرد در بخش فناوری اطلاعات، چه آزادکاران منفرد و چه شرکت‌هایی با کمتر از 50 کارمند.
دلایل انتخاب عرضه‌کننده‌ی دوردست
سرانجام، به دلایل انتخاب عرضه‌کننده‌ی دوردست نظری می‌اندازیم، که سرنخ‌های ارزشمندی از منافع رقابتی موجود در مناطق را ارائه می‌کنند.
همانگونه که می‌بینیم، جستجو برای تخصص فنی رایج‌ترین انگیزه است، و پس از آن عوامل کیفی، مانند قابلیت اطمینان و شهرت مثبت قرار دارند. فقط وقتی که این عوامل حضور داشته باشند، هزینه‌ی پایین مورد توجه قرار می‌گیرد. شاید بعضی دلایل ذکرنشده، بسیار جالب‌تر از این دلایل ذکرشده باشند، گرچه در بسیاری از خط‌مشی‌ها که برای جذب کارفرمایان به مناطق دوردست طراحی شده‌اند، چشمگیرتر به نظر می‌رسند. این دلایل، کمک‌های دولتی، معافیت‌های مالیاتی، و بازارهای آزاد کار را شامل می‌شوند.
تلویحات مربوط به آینده‌ی کار کدام‌اند؟
باید تأکید کرد که این‌ها یافته‌های ناپایدار پیمایشی هستند که به کشورهای دیگر بسط داده خواهد شد و نتایج آن مورد تحلیل مفصل‌تر قرار خواهند گرفت، و با یافته‌های حاصل از مطالعه‌ی موارد مرتبط، از نظر کیفی واضح‌تر خواهندشد.
درعین‌حال، این یافته‌ها نشان‌دهنده‌ی سطح چشمگیری از کار فرامنطقه‌ای و فرا- مرزی می‌باشند، که عمده‌ی آن مستلزم تأمین منابع از خارج سازمان می‌باشد.
چنین پیشرفت‌هایی چند سؤال مهم را پیش روی سیاستگذاران قرار می‌دهند. من با طرح بعضی از این سؤال‌ها مطالبم را به پایان می‌برم.
تخصصی‌سازی منطقه‌ای برمبنای «کند همجنس با همجنس پرواز»
در اصل، فناوری‌های جدید جامعه‌ی اطلاعاتی این امکان را برای هر منطقه‌ای درجهان فراهم می‌آورند که از نظر اقتصادی متفاوت باشد، و طیفی از فرصت‌های اشتغال، از انوع بسیار خلاقانه و مهارتی‌تر دانشکاری تا کار یدی بسیار معمولی را امکانپذیر می‌سازند. اما در عمل، شاید افزایش گزینه‌ها در گزینش یک مکان برای انجام هرگونه کار مفروض، تأثیری متناقض‌نما به‌وجودمی‌آورد که بر اثر آن، و به دلیل پدیده‌ای که به موجب آن، «کند همجنس با همجنس پرواز»، مناطق تخصصی‌تر می‌شوند. مثلاً، اگر منطقه‌ای به‌عنوان یک مرکز برتر در طراحی نوآورانه‌ی پایگاه وب شهرت پیدا کرده باشد، این احتمال وجود دارد که سازمان‌هایی که به دنبال چنین مهارت‌هایی هستند به سوی آن منطقه جذب شوند. این امر ممکن است شرکت‌های مناطق دیگر را از شانس عرضه‌ی توانمندی‌هایشان در این منطقه محروم کند.
بنابراین، این پیشرفت هم فرصت‌هایی را می‌آفریند و هم تهدیداتی را. از یک سو، یک منطقه این بخت را دارد که تبدیل به یک مرکز برتر جهانی در یک زمینه‌ی مفروض شود. اما خطر بیرون‌ماندن کامل از اقتصاد نوین اطلاعاتی، یا واردشدن در زمره‌ی مناطق کم‌مهارت و کم‌هزینه نیز وجود دارد.
برای اجتناب از این خطر، به نظر می‌رسد دو عامل از اهمیت خاصی برخوردار باشند:
وجود زیرساختار مطمئن و کم‌هزینه، و نیروی کار بسیار ماهر.
ایجاد یک «شبکه‌خانه»[40]
این پیشرفت‌ها درحال ایجاد یک همگرایی بی‌نظیر در شرایط کاری در سراسر جهان هستند. در واقع میتوان گفت که یک طبقه‌ی جدید جهانی از کارکنان اطلاعاتی درحال پیدایش است، که به‌وسیله‌ی یک فرایند کاری مشترک (به لطف مایکروسافت)، یک زبان مشترک (به لطف الگوهای گذشته‌ی امپریالیسم آنگلوساکسون) و فرهنگ‌های سازمانی با مشابهت‌های فزاینده (به‌عنوان نتیجه‌ی گسترش بنگاه‌های جهانی، پیمان‌های راهبردی و روابط برون‌سازمانی) به یکدیگر پیوند خورده‌اند.
این موضوع، سؤالی را برمی‌انگیزد: چطور می‌شود استانداردهای مشترک تأمین اجتماعی را تضمین کرد و از مسابقه‌ی جهانی در سراشیب سقوط اجتناب کرد؟ با گسترش روابط استخدامی در سراسر کشورها، نیاز به توافق‌های فراملی محتمل به نظر می‌رسد. این امر به بحث درباره‌ی گفتمان اجتماعی در سطح اروپایی درباره‌ی کار الکترونیکی اهمیتی افزون می‌بخشد.
فشارهای جدید در کار و «فراغت»
یک جامعه‌ی اطلاعاتی 24 ساعته‌ی دوررسانه‌ای، چالش‌های جدیدی را برای افراد، در قابلیت‌هایی که چه به‌عنوان نیروی کار و چه به‌عنوان مصرف‌کننده دارند، به همراه می‌آورد.
لازم است مرزهای جدیدی را در زمان و فضا ترسیم کنیم و مهارت‌های لازم برای مدیریت این مرزها را ایجاد کنیم. دیگر نمی‌توان زمان را صرفاً به «وقت کار» و «وقت فراغت» یا «وقت خانواده» تقسیم کرد. لازم است بیش‌ازپیش زمان غیرکاری را به «زمان مصرف»، «زمان بازتولید» و «زمان تفریح» واقعی تقسیم کنیم. «زمان مصرف» بیش‌ازپیش با دریافت محصولاتی که ارائه‌دهندگان خدمات در اختیار می‌گذارند، همراه می‌شود.
این خطر وجود دارد که زنجیره‌ای‌کردن تحویل خدمات (مثلاً در مراکز پیام) به زنجیره‌ای‌کردن همزمان اقدام به مصرف منتهی شود، و مصرف‌کنندگان و کارکنان خدماتی در تلاش بر سر کنترل زمان، در برابر یکدیگر بایستند. بنابراین، به‌منظور اجتناب از فشار بر هر دو گروه، علاقه‌ی مشترکی به انسانی‌کردن شرایط تحویل خدمت وجود دارد.
همچنین به‌منظور دسترسی به خدمات مبتنی بر «فناوری‌های جامعه‌ی اطلاعاتی» برمبنای نیاز، کسب «سواد فنی»[41] برای کل جمعیت ضروری است و باید از وقوع یک تقسیم رقومی اجتناب کرد.
چالش‌های محیطی جدید
شاید بزرگترین چالش‌هایی که تاکنون به‌واسطه‌ای این پیشرفت‌ها مطرح شده درباره‌ی آینده‌ی سیاره‌ی ما و پایداری زیست‌محیطی آن باشد. از جمله سؤالات کلیدی عبارت‌اند از:
· چگونه حرکت اطلاعات را جایگزین حرکت کالاها و افراد کنیم؟
· چگونه مصرف منابع طبیعی را در تولید تعداد روزافزون وسایل رفاهی کاهش دهیم؟
· چگونه می‌توانیم مصرف انرژی را در یک جامعه‌ی الکترونیکی 24 ساعته کاهش دهیم؟
فرصت‌های شگرف و جدید
در بحث از برخی تلویحات مربوط به توسعه‌ی جهانی کار الکترونیکی برای آینده‌ی کار، خطر بروز وجه منفی برای اقامت وجود دارد. لازم است مطلب خود را با تأکید دوباره بر این نکته‌ی شاید آشکار به پایان ببرم که این پیشرفت‌ها بخت‌های جدید و جالب بسیاری را موجب می‌شوند، که درحال حاضر به تعداد کمی از آنها می‌توانیم تنها به اجمال، نگاهی بیفکنیم. این فرصت‌ها از جمله عبارت‌اند از:
· توسعه‌ی خدمات الکترونیکی جدید (مثلاً خدمات الکترونیکی برای به‌شمارآمدگی[42] الکترونیکی) که می‌تواند به ایجاد یک جامعه‌ی فراگیرتر کمک کند؛
· توسعه‌ی محصولات جدید مرتبط با «فناوری‌های جامعه‌ی اطلاعاتی» که می‌توانند کیفیت زندگی را بهبود بخشند؛
· توسعه‌ی شکل‌های جدید و متعادل در توازن کار/ زندگی؛
· خودگردان‌تر و جالب‌ترکردن کار؛
· کاهش نابرابری‌های جهانی؛
· توسعه‌ی راه‌حل‌های پایدار برای چالش‌های محیطی خطیری که در حال حاضر با آنها مواجه‌ایم.[43]
پانوشتها:
[1]. Ursula Huws, “Virtual work in a real world” ”, in Telework 2001-Report of the 8th European Assembly on New Ways to Work. Helsinki: 12-14.9.2001, pp. 66-77.
[2]. telemediated
[3]. D.T. Quah, “Increasingly Weightless Economies”, in Bank of England Quarterly Bulletin, February, 1997, p. 49; and “Policies for the Weightless Economy”, Lecture to the Social Market Foundation, London, April 21, 1998.
[4]. D. Coyle, Weightless World: Strategies for Managing the Digital Economy, Capstone Publishing, Oxford, 1997.
[5]. C. Leadbeater, Living on Thin Air, Penguin, Harmondsworth, 2000.
[6]. see for instance, Don Tapscott (ed), Blueprint to the Digital Economy: Wealth Creation in the Era of E-business, 1998; Don Tapscott, The Digital Economy: Promise and Peril in the Age of Networked Intelligence, McGraw Hill, 1995; Dale Neef (ed), The Economic Impact of Knowledge (Resources for the Knowledge-based Economy), Butterworth-Heinemann, 1998.
[7]. Ursula Huws, “Material World: the Myth of the Weightless Economy”, in Panitch and Leys (eds), Socialist Register, 1999.
[8]. dematerialisation
[9]. immaterialisation
[10]. materialization
[11]. rematerialisaton
[12]. متاع‌گرایی (commodification) اشاره به فرایندهایی دارد که روابط اجتماعی را به یک رابطه‌ی تبادلی تقلیل می‌دهند.(ویراستار)
[13]. R. O'Brien, Global Financial Integration: The End of Geography, Chatham House Papers.
[14]. F. Cairncross, The Death of Distance: How the Communication Revolution will Change our Lives, Harvard Business School Press, Boston, 1997.
[15]. Knowledge Work
[16]. transnational
[17]. A. Toffler, The Third Wave, Pan, London, 1981.
[18]. U. Huws and N. Jagger, Teleworking and Gloabalisation, Institution for Employment Studies, 1999.
[19]. w. Grieder, “One World, Ready or Not: The Manic Logic of Global Capitalism”.
[20]. W. J. Williams, When Work Disappears, Random House, New York and Toronto, 1996.
[21]. S. Aronowitz and W. DiFazio, The Jobless Future, University of Minnesota Press, Minneapolis and London, 1994.
[22]. J. Rifkin, The End of Work, Putnam Books, New York, 1995.
[23]. self-feeding
[24]. see, for instance, U. Huws, “The Making of a Cypertariat” in L. Panitch and C. Leys (Eds) Working Classes: Global Realities, Socialist Register 2001.
[25]. post-modern
[26]. EMERGENCE Project
[27]. Telemediated work
[28]. A. Denbigh and U. Huws, Virtually There: the Evolution of Call Centres, Mitel, Swindon, 1999.
[29]. J. Siclair Jones, “First you see it, Now you don´t: Home based telework in the global context”, Working Paper presented to the Australian Sociology Association Conference, Monash University, Melbourne, December 5-7, 1999.
[30]. E-lancers
[31]. Source: EMERGENCE European Survey, 2000 (IES/NOP)
[32]. Information Society Technologies (IST)
[33]. (NUTS=Nomenclature of Units for Territorial Statistics) طبقه‌بندی سلسله‌مراتبی در پنج سطح از مناطق کشورهایی که محدوده‌ی اقتصادی اتحادیه‌ی اروپا را تشکیل می‌دهند.(ویراستار)
[34]. tele-cottage
[35]. Telecenter
[36]. Source: EMERGENCE European Survey, 2000 (IES/NOP).
[37]. Source: EMERGENCE European Survey; 2000 (IES/NOP)
[38]. Source: EMERGENCE European Survey, 2000 (IES/NOP)
[39]. Source: EMERGENCE European Survey; 2000 (IES/NOP)
[40]. cyber-tariat
[41]. techno-literacy
[42]. inclusion
[43]. در نشانی www.emergence.nu می‌توانید اطلاعات بیشتری درباره‌ی «پروژه‌ی ایمرجنس» بیابید.
امیررضا اصنافی
دانشجوی کارشناسی ارشد علوم کتابداری و اطلاع رسانی دانشگاه شهید چمران اهواز
کار مجازی در دنیای واقعی(1)
اسطوره‌هایی چند درباره‌ی آینده‌ی کارقبل از هرگونه پیش‌بینی کلی درباره‌ی آینده‌ی کار، لازم است بعضی از افسانه‌هایی را که پیرامون این موضوع شکل گرفته‌اند، منتقدانه بررسی کنیم.
یک «دنیای مجازی» و یک «اقتصاد بی‌وزن»
با ورود رایانه‌های به‌هم‌پیوسته به عرصه‌های هرچه‌بیش‌تری از زندگی، به نظر می‌رسد در قسمت عمده‌ی گفتمان امروزی درباره‌ی «جامعه‌ی اطلاعاتی»، «اقتصاد مبتنی بر دانش» یا «اقتصاد بی‌وزن»، فرض بر این است که تمام فعالیت‌ها غیرموضعی، تمام محصولات دانش‌محور و بی‌وزن، و تمام روابط، «دوررسانه‌ای»[2] یا «مجازی» خواهند شد. این دیدگاه به‌صورت ضمنی توسط «دنی کواه»[3] مطرح می‌شود، که ادعا می‌کند ما درحال واردشدن به عصری هستیم که در آن، افزایش نسبت ارزش‌افزوده به‌واسطه‌ی دروندادهای «دانش» به‌وجودمی‌آید که، چون تصاحب‌ناپذیر است، از قوانین اقتصادی مشابهی همانند آنچه در مورد اقلام مصرفی، مثل مواد خام، مصداق دارد، پیروی نمی‌کند. ادعای «کواه» مبنی بر این که اقتصاد جدید، «بی‌وزن» می‌باشد از جانب نویسندگانی همچون «دایانا کویل»[4] و «چارلز لیدبیتر»[5] و دیگران[6] مورد توجه قرار گرفته و تبلیغ شده است. همان‌طور که درجایی دیگر[7] نوشته‌ام، این گفتمان، ضمن این که نقش ایدئولوژیکی مهمی ایفا می‌کند، با تصویری که از طریق تحلیل تجربی ارائه می‌شود انطباق کاملی ندارد. درواقع، شواهد اشاره‌ی دقیقی به یک گرایش جهانی دارند که عمدتاً نه از عینیت‌زدایی[8] (یا مادیت‌زدایی[9])، بلکه از عینیت‌بخشی[10] (یا عینیت‌بخشی مجدد[11])، و به بیان دقیق‌تر از شتاب متاع‌گرایی[12] تشکیل می‌شود. در طول دوره‌‌ای که ظاهراً مربوط به پیدایش یک «اقتصاد جدید دیجیتالی» بوده، دنیا هرگز شاهد این اندازه مصرف مواد خام، این قدر تولید مادی خدمات و کالاهای فیزیکی، این همه انرژی صرف‌شده برای ترابری آنها از نقطه‌ای به نقطه‌ی دیگر کره‌ی زمین، و چنین تولید عظیمی از زباله‌های کاملاً مادی نبوده است.
«مرگ مسافت» یا «پایان جغرافیا»
اگر بخواهیم از عناوین نوشته‌های «ریچارد اوبراین» و «فرانسیس کایرن‌کراس» استفاده کنیم، موضوع بسیار مرتبط با «اقتصاد بی‌وزن»، موضوع «پایان جغرافیا»[13] یا «مرگ مسافت»[14] است. اگر تمام فعالیت اقتصادی «بی‌وزن» باشد، پس نتیجه می‌شود که میتوان آنها را در هر جا اجرا کرد. اما این نکته که عینیت‌بخشی ارزشی بالاتر از عینیت‌زدایی دارد، با این تصور که در آینده اکثر مشاغل از «دانشکاری[15] قابل موضع‌زدایی» تشکیل می‌شوند نیز در تناقض است؛ حتی بر این دلالت دارد که قسمت عمده‌ای از مشاغل از نظر جغرافیایی ریشه‌ی عمیقی در یک مکان مشخص (خواه یک بیمارستان، یک مدرسه، یک کارخانه یا یک سوپرمارکت) خواهند داشت؛ درحالی‌که بقیه‌ی مشاغل، اگرچه سیال هستند، مستلزم حضور فیزیکی همزمان در مکان‌های ازپیش‌تعیین‌شده می‌باشند.
همچنین به نظر می‌رسد که درحالی‌که مناطق مختلف به دنبال موقعیت‌های مناسب در بازارهای جدید جهانی وارد رقابت با یکدیگر می‌شوند، با وجود تأثیر همگن‌ساز فرهنگ‌های جهانی تحت سلطه‌ی بنگاه‌های ترا- ملّی[16]، ویژگی‌های متمایزکننده‌ی مکان‌های منفرد نیز اهمیت بیشتری می‌یابند. مثلاً تصمیم در این باره که کسی ماه‌عسل‌اش را در جزایر «سیشل»، در «بالی» یا در «باربادوس» بگذراند، نرم‌افزاری را که در هند، روسیه یا برزیل ساخته شده خریداری کند، یا قهوه‌ی خود را از نیکاراگوئه، کنیا یا کلمبیا خریداری کند، به تفاوت‌های بسیار ناچیزی بستگی خواهند داشت. اما تأثیرات برهم‌انباشته‌ی چنین تصمیم‌هایی ممکن است اثری شگرف بر معیشت ساکنان محلی داشته باشد.
به نظر می‌رسد مناطقی که گاه فاقد زیرساختار یا مبنای مهارتی برای تأمین امکان ورود شهروندان خود برای ورود به اقتصاد اطلاعاتی هستند، محرومیتی مضاعف دارند. بنابراین میتوان ادعا کرد که جغرافیا نه تنها با مرگ فاصله دارد، بلکه اهمیت بیشتر و بیشتری در شکل‌دادن به فرصت‌های زندگی فردی می‌یابد.
کلبه‌ی الکترونیکی
مطلب دیگر در همین رابطه، که اولین بار در دهه‌ی 1970 توسط «آلوین تافلر»[17] اظهار شد، «کلبه‌ی الکترونیکی» است که بر یک گرایش جهانی به سوی دورکاری خانگی اشاره دارد که از بعضی جهات، انتظار می‌رود در عمل، تقریباً تمام افراد را شامل شود. با این که احتمال بسیاری بر وجود نهضت مداومی از فعالیت‌ها (مشتمل بر پردازش رقومی اطلاعات درخانه) وجود دارد، باید به یاد داشته باشیم که احتمالاً چنین فعالیت‌هایی، همچنان بخش کوچکی از کل فعالیت اقتصادی بشر را تشکیل می‌دهند.
به نظر می‌رسد نسبت جمعیت شاغلی که شغل‌شان به آنها امکان می‌دهد به این طریق، قسمتی از هفته‌ی کاری را کار کنند، احتمالاً به سقف حداکثر مطلق 30 درصد از جمعیت شاغل در پیشرفته‌ترین اقتصادها برسد؛ اما درصدی که واقعا می‌خواهند چنین کاری انجام دهند ممکن است کمتر از این باشد. آمار کنونی نشان می‌دهد که، حتی با استفاده از عام‌ترین تعاریف، دورکارانی که از خانه یا در خانه‌هایشان کار می‌کنند، حتی در کشورهایی که این شیوه بسیار توسعه یافته، کمتر از 15 درصد از نیروی کار را تشکیل می‌دهند[18].
حتی اگر بخش قابل‌توجهی از افراد، کار به این شیوه را انتخاب کنند، این باور که خانه‌هایشان ممکن است به نحوی به واحدهای مستقل‌ازهم و دورافتاده‌ی روستایی تبدیل شوند که از طریق ابزارهای الکترونیکی به دیگر نقاط کل جهان متصل است، همچنان ناپذیرفتنی می‌ماند، زیرا مردم، حتی دورکاران، نمی‌توانند تنها به‌واسطه‌ی اطلاعات زندگی کنند. آنها هنوز به خرید، یا تحویل‌گرفتن غذا و دیگر کالاها نیاز دارند؛ همچنین ممکن است همکاران، والدین یا فرزندانی داشته باشند که لازم است به مدرسه یا به سر کار بروند، لازم است به سراغ دکتر، دندانپزشک، آرایشگر، لوله‌کش، تعمیرکار، و دیگر متخصصان بروند (یا آنها را در محل خویش بپذیرند)؛ آنها احتمالاً می‌خواهند دوستانشان را ببینند.
این فرض که دورکاری از یک نقطه‌ی دورافتاده‌ی روستایی، باعث صرفه‌جویی در انرژی می‌شود بازهم گمراه‌کننده‌تر است. اگر این دورکاران در جوامع روستایی دورافتاده زندگی کنند، تمام این فعالیت غیرمرتبط با کار و ازجمله رفت‌وآمد، بیشتر می‌شود نه کمتر. این امر همچنین به احتمال زیاد، برخلاف سیستم‌های حمل‌ونقل همگانی کم‌مصرف در اکثر شهرها، شکل سفرهای فردی پرمصرف با وسیله‌ی نقلیه‌ی خصوصی را به‌خودمی‌گیرد.
«بیکاری همگانی وجود خواهد داشت» یا «ربوت‌ها خودرو نمی‌خرند»
از جمله ادعاهای رایج دیگری که توسط «ویلیام گرایدر»[19] استفاده شده این است که ضمن خودکارشدن تولید، تعداد کارکنان تولید کم خواهد شد؛ این وضع باعث کاهش تعداد افرادی می‌شود که درآمدشان برای خرید محصولات کارخانه‌های تازه‌خودکارشده کفایت می‌کند. همه‌ی این‌ها به یک بحران اضافه‌تولید منتهی می‌شود که به بیکاری همگانی، هم در کشورهای توسعه‌یافته و هم در کشورهای درحال‌توسعه منجر می‌گردد. این دیدگاه در تعدادی از دیگر مطالعات امریکایی با عناوینی مانند «وقتی کار ناپدید می‌شود»[20]، «آینده‌ی بدون کار»[21] و «پایان کار»[22] منعکس شده؛ این منابع، همانگونه که عنوان آنها نشان می‌دهد، چنین استدلال می‌کنند که تغییرات مداوم فناورانه، آن‌قدر که اثرات منفی بر بیکاری دارد، دارای اثرات مثبت در این حوزه نیست.
در یک تفکر بسیار ایستا (که شواهد تجربی تاریخی به‌کـّرات در اثبات چنین تفکری شکست خورده‌اند) درباره‌ی این که چگونه توسعه‌ی اقتصادی رخ می‌دهد، چنین دیدگاه‌هایی، نگرش‌های نامربوطی نیستند. فرایند ماشینی‌کردن هر کارکرد، موجد نیاز به محصولات و خدمات جدیدی می‌شود که به‌نوبه‌ی خود، مبنایی برای شکل‌های جدید اشتغال و- در طولانی‌مدت- زمینه‌های جدید برای خودکارترشدن دریک چرخه‌ی «خود-تأمین»[23] از متاع‌گرایی را به‌وجود می‌آورند (که درجایی دیگر[24] به طور مفصل آن را توضیح داده‌ام). شغل‌های جدیدی که ایجاد شده‌اند ممکن است درجایی متفاوت از محل شغل‌های قدیمی (که درحال ازبین‌رفتن هستند) جای گرفته باشند- و شاید این موضوع، قابل‌بررسی باشد؛ اما فرایند بی‌امان جذب و جلب بیشتر و بیشتر فعالیت‌های انسانی به حوزه‌ی اقتصاد پولی، به این معنا است که در یک سطح جهانی، کمیت شغل‌ها (و نه لزوماً کیفیت آنها) احتمالاً به گسترش ادامه می‌دهند.
«شغل‌های اروپایی در جهان سوم ناپدید خواهندشد»
موضوع «ربوت‌ها خودرو نمی‌خرند» را گاهی با تصور دیگری همراه می‌یابیم که به موجب این تصور، تعداد مشاغل موجود درجهان محدود است؛ بنابراین وقتی شغلی در یک مکان «از دست می‌رود» به معنای آن است که یک شغل درجایی دیگر «به‌دست‌می‌آید» و برعکس. این نیز به همان دلیل قبلی، تصور غلطی است. هرچندکه شاید این درست باشد که مثلاً اگر یک شرکت فرانسوی تصمیم بگیرد یک مهندس نرم‌افزار را در هند استخدام کند، این به معنای کاهش یک شغل مهندسی نرم‌افزار در آن شرکت خاص در فرانسه است. در همین رابطه، توسعه‌ی سریع طبقه‌ی متوسط حرفه‌ای و فنی در هند (که یک مهندس نرم‌افزار هندی، جزئی از آن را تشکیل می‌دهد) با انفجار در تقاضا برای خدمات و کالاهای جدید پیوند دارد؛ تقاضاهایی که قسمت عمده‌اش احتمالاً از اروپا تأمین می‌شود، که در نتیجه به افزایش اشتغال در جایی دیگر در اقتصاد فرانسه کمک می‌کند. البته ممکن است این امر مشکلات یک فرانسوی فارغ‌التحصیل علوم رایانه را که نمی‌تواند کار پیدا کند حل نکند، اما نباید آن را نشانه‌ی افزایش عمومی و همگانی بیکاری در فرانسه به‌شمارآورد.
پایان کار یدی
البته با وجود کاهش گونه‌های خاصی از کار یدی ماهر و نیمه‌ماهر در صنایع استخراجی و تولیدی در اتحادیه‌ی اروپا، رشد میزان پردازش غیریدی اطلاعات یا دانشکاری، به‌معنای مرگ کار یدی نیست. برعکس، شواهد نشان می‌دهند که مشاغلی که دارای سریع‌ترین رشد در جهان توسعه‌یافته هستند به مشاغل یدی در صنایع خدماتی (مانند آماده‌سازی، فروش، و خدمات جانبی خوراک حاضری) مربوط می‌شوند.
همچنین در حین تولید محصولات جدید، از تلفن سلولی گرفته تا پوشاک تعداد فراوانی از مشاغل جدید (البته نه لزوماً در اتحادیه‌ی اروپا) به‌وجود می‌آیند. به‌طورکلی، معقول است اگر فرض کنیم که رشد یک طبقه‌ی مرفه متوسط، با رشد نیروی کار کم‌مهارتی که برای برآوردن نیازهای مادی این طبقه به‌وجود می‌آیند و محصولات جدیدی تولید می‌کنند که اکنون این طبقه توان خریدش را دارند، انطباق دارد.
یک مدل جهانی واحد برای کار
اغلب ادعا می‌شود که ایجاد یک جامعه‌ی اطلاعاتی به یک مدل جدید کار منجر می‌شود. می‌گویند که در برابر مدل خشک «قدیمی»، یعنی استخدام دائمی مقید به مقررات، یک شکل پسامدرن[25] جدید وجود دارد که در آن، هرکسی یک کارگر انعطاف‌پذیر، خویش‌فرما و خودمختار است که درباره‌ی مکان، زمان و چگونگی انجام کار تصمیم می‌گیرد. اگرچه هیچ شکی نیست که در تعدادی از شکل‌های مختلف الگوهای غیرسنتی استخدام مثل کار موقت، کار کشیکی، شکل‌های جدید کار پاره‌وقت و کار از راه دور، و نیز در عملیات مربوط به اشتغال مانند مدیریت از طریق نتایج، رشد وجود داشته، اما نمی‌توان گفت که این‌ها یک مدل جهانی جدید را تشکیل می‌دهند.
برعکس، اگر بتوان گرایش‌های جدیدی را تشخیص داد، به‌خاطر تمایز بیشتر الگوهای کار از یکدیگر است. در حالی که کار برای بعضی‌ها در بازار کار، بی‌ثبات‌تر شده، فرصت‌های بی‌نظیر و جدیدی برای دیگران به‌وجودآمده؛ درحالی‌که بعضی از شکل‌های کار مستلزم مهارت بیشتری شده‌اند، برخی دیگر ساده‌تر گردیده‌اند؛ درحالی که بعضی مستقل‌تر شده‌اند، بعضی دیگر به‌طور فزاینده‌ای به شکل زنجیره‌ای درآمده‌اند. با وجود رشد بسیار سریع در شغل‌های «اقتصاد جدید» - مانند طراحی پایگاه وب یا مهندسی سیستم‌ها- (از نظر درصد)، رشد مشاغل یدی نیمه‌ماهر مانند نظافت و کارهای مربوط به خدمات غذاهای آماده، از نظر تعداد بر آنها غالب شده است.
فراغت بی‌اندازه برای همه
اگرچه فناوری‌های جدید بی‌تردید موجب صرفه‌جویی در نیروی کار در طیفی از فعالیت‌های بشری، چه بامزد و چه بدون‌مزد، شده، هیچ مدرکی دال بر این که این امر به افزایش فراغت منجر می‌شود وجود ندارد. برعکس، شواهد نشان می‌دهند که در کشورهای کاملاً توسعه‌یافته، مقدار زمانی که افراد صرف کار بامزد می‌کنند درحال افزایش است، و بخش عمده‌ی این نوع کار با پردازش اطلاعات، و اغلب با افزایش تبعی اضطراب همراه است. با هرچه‌بغرنج‌ترشدن ساختار اقتصاد جهانی و هرچه‌پیچیده‌ترشدن طراحی، تولید، توزیع و بازاریابی محصولات، احتمال افزایش تصاعدی در مقدار اطلاعاتی که هر فرد باید پردازش کند و درنتیجه در میزان بارکاری بشری، همچنان وجود دارد.
پایان راهبندان‌ها
ما متوجه شده‌ایم که کار از منزل را نمی‌توان به یک شکل جهانی کار تبدیل کرد. حتی اگر چنین کنیم، نه دورکاران و نه تأمین‌کنندگان و مشتری‌های آنان، سفرهایشان را متوقف نخواهندکرد. شواهد قاطعی وجود دارند مبنی بر این که در سراسر جهان، باوجود (یا شاید به‌خاطر) توسعه‌ی جامعه‌ی اطلاعاتی، حجم راهبندان‌ها روبه‌رشد است. این یکی از متناقض‌نمایی‌های «مرگ مسافت» است: هرچه افراد به ارتباط و کار با همکاران هرچه دورتر، بیشتر عادت می‌کنند، لازم است که، حداقل گهگاهی، آنها را شخصاً ملاقات کنند. توسعه‌ی تجارت الکترونیکی همچنین بدان معنا است که کالاهای هرچه بیشتری، در مسافت‌های دور، سفارش داده و تحویل می‌شوند. بنابراین احتمال تداوم افزایش ترافیک در آینده‌ی نزدیک وجود دارد، مگر این که اقدامات خاصی برای جلوگیری از این وضع صورت گیرد.
پس چه چیزی تغییر کرده؟
هرتحلیلی باید مبتنی بر این درک باشد که ما هنوز در دنیایی مادی زندگی می‌کنیم که مصرف مواد خام در آن، هنوز رو به افزایش است، فرآوری هنوز در سطح جهانی درحال افزایش است، توسعه‌ی اقتصادی در دنیای درحال‌توسعه، مشاغل جدیدی در اتحادیه‌ی اروپا به‌وجودمی‌آورد، اختلاف‌های اقتصادی منطقه‌ای پابرجا هستند، نیروی کار به دلیل بسیاری کارهای کم‌مهارت که خدمات و کالاهای «واقعی» تولید و ارائه می‌کنند، همچنان با هم متفاوت‌اند، و بخشی عمده- معمولاً اکثریت- از جمعیت درهر مکان، از نظر اقتصادی به فعالیت‌هایی وابسته خواهند بود که نه‌فقط پردازش اطلاعات، بلکه پردازش یا تحویل خدمات و کالاهای فیزیکی در زمان واقعی و فضای واقعی را دربرمی‌گیرند. مصرف مواد خام- و همچنین تعداد گره‌های ترافیکی- همچنان در حال رشد است! اکثریت نیروی کار در مکان‌های فیزیکی خاص و ناهمسان مستقر خواهند شد.
اما یکی از بزرگترین غرایب زمان ما آن است که این کار، لزوماً در مکانی که نیروی کار از آن منشأ گرفته انجام نمی‌شود. فرایندهای جهانی‌سازی (که تقسیم‌بندی بین‌المللی جدیدی از پردازش اطلاعات را موجب شده‌اند) نیز با مهاجرت‌های عمده‌ی مردم سراسر جهان همزمان شده‌اند. اکنون بیش از پیش در می‌یابیم که شغل‌هایی که بیشترین نیاز را به حضور فیزیکی دارند نیز شغل‌هایی هستند که احتمال انجام آنها توسط مهاجران بیشتر است. به‌عنوان نمونه‌هایی از این دست میتوان به نظافتچی‌های صنعتی یا خانگی، شاغلان در حوزه‌ی پرستاری کودک، کارگران مونتاژکار کم‌مهارت، سرایداران و نگهبانان، کارگران کارگاه‌های ساختمانی، شاغلان در امور جنسی، و کارکنان خدماتی هتل‌ها و اغذیه‌فروشی‌های زنجیره‌ای اشاره کرد.
من بر پابرجایی این استخدام «ریشه‌دار» تأکید کردم چون غالباً در بحث‌هایی که درباره‌ی جامعه‌ی اطلاعاتی می‌شود، صورت نامرئی ]و مبهم[ دارد. باوجوداین نباید فرض کرد که تمام کارها این حالت را به خود خواهند گرفت. قسمت عمده‌ای از اشتغال، شاید به اندازه‌ی 30 درصد از توسعه‌یافته‌ترین اقتصادها، به‌طور بالفعل یا بالقوه، پردازش اطلاعات رقومی‌شده را شامل می‌شود و بنابراین، قابلیت این را دارد که به هر نقطه‌ای که بتوان زیرساختار مناسبی را، همراه با نیروی کاری که توانایی‌ها و مهارت‌های لازم را داشته باشد در آنجا یافت، منتقل گردد.
بنابراین ما با وضعیتی کاملا جدید مواجه‌ایم: ترکیب مخابرات و رایانش (تله‌ماتیک) درحال ایجاد تغییرات واقعی در شخص انجام‌دهنده‌ی کار، کاری که انجام می‌شود، مکان، زمان، و چگونگی انجام آن می‌باشد و گزینه‌هایی جدید، هم در برابر کارفرمایان و هم کارکنان در سازماندهی کار در زمان و فضا، موجودیت یافته‌اند.
پروژه‌ی «ایمرجنس»[26]
اهداف پروژه
پروژه‌ی «ایمرجنس» با بودجه‌ی «برنامه‌ی فناوری‌های جامعه‌ی اطلاعاتی کمیسیون اروپا» راه‌اندازی شد تا:
· میزان کار الکترونیکی را اندازه‌گیری کند؛
· شکل‌ها و ویژگی‌های کار الکترونیکی را شناسایی کند؛
· محل‌های مطلوب برای هر فعالیت الکترونیکی را شناسایی کند؛
· دلایل انتخاب مکان یا انتخاب فراهم‌آورنده را روشن کند؛
· زمینه‌های پویایی در امر جابجایی را کشف کند؛
· مفاهیم ضمنی استخدام را بررسی کند؛
· عوام دست‌وپاگیر یا تسهیل‌کننده را شناسایی کند؛
· شاخصه‌های مدلسازی و مسیریابی در آینده را شناسایی کند؛
· راهبردهای توسعه‌ی منطقه‌ای را مشخص کند.
چارچوب مفهومی
پروژه‌ی «ایمرجنس» واحد جغرافیایی «مؤسسه»ی اولیه (به‌عبارت دیگر، نشانی ثابت و یگانه‌ای که افراد در آن به کار گرفته می‌شوند) را به‌عنوان نقطه‌ی آغاز انتخاب می‌کند. سپس میزانی از کار را که در آن مؤسسه ارائه شده (و قبلاً انتظار می‌رفته در آن مؤسسه انجام شود)، و اکنون با استفاده از یک پیوند الکترونیکی در یک مسافت جغرافیایی («کار از راه دور») انجام می‌شود (کار «دوررسانه‌ای»[27])، اندازه‌گیری می‌کند.
جدول شماره 1: گونه‌شناسی کار ازراه‌دور و دوررسانه‌ای
رابطه‌ی پیمانی | |||||
|
داخلی/کارمندان |
خارج ازسازمان | ||||
|
نوع محل کار |
شخصی‌شده (دور از محوطه‌ی «اداری») |
خانه‌دورکاران استخدام‌شده کارمندان سیار |
دورکاران مستقل یا کارکنان سیار | ||
|
درمحوطه‌ی مشترک «اداری» |
ادارات حمایتی/ مراکز پیام دوردست کارمندانی که در دورکلبه‌ها یا محوطه‌ی کاری شخص ثالث و دیگری کار می کنند |
شرکت‌های ارائه‌کننده‌ی خدمات پیشه‌گانی تخصصی مراکز پیام خارج از سازمان | |||
کار دوررسانه‌ای و ازراه‌دور، با استفاده از دو متغیر به صورت نموداری در جدول شماره 1 تحلیل شده‌اند. یکی از این دو متغیر به رابطه‌ی پیمانی بین کارفرما و کارکنان مربوط می‌شود: آیا آنان کارمندان مستقیم (یا «درون‌سازمانی») هستند یا ناوابسته‌اند (به عبارتی خویش‌فرما هستند یا توسط شرکت یا بنگاهی دیگر استخدام شده‌اند)؟ متغیر دوم به محل کار آنها مربوط می‌شود: آیا آنان مجزا و دور از یک کارگاه متعارف (مثلاً در خانه‌هایشان یا درحال حرکت) کار می‌کنند، یا دریک کارگاه مشترک در فضایی که برای استخدام طراحی شده مشغول به کار هستند؟
درحالی که این چهارچوب مبنای سودمندی برای دسته‌بندی- که البته پیش شرط کمیـّت‌نمایی می‌باشد- فراهم می‌آورد، ولی باید به یاد داشته باشیم که شکل‌های مختلف کار که در این نمودار ارائه شده‌اند، گزینه‌های موجود برای کارفرمایان و کارکنان را نشان می‌دهند، نه دسته‌بندی‌های مطلق و تغییرناپذیر را. بنابراین ممکن است جابجایی‌های مکرر بین این دسته‌بندی‌ها وجود داشته باشد، و ممکن است کارفرمایان برای انجام یک کار واحد، از کارکنان متعلق به دسته‌بندی‌های گوناگون استفاده کنند.
به عنوان نمونه‌ای از این مورد میتوان به استفاده از خانه‌کاران به‌عنوان نیروی کار اضافی برای مراکز پیام در طی دوره‌های افزایش تقاضا اشاره کرد (که گاهی اوقات به نام «مراکز مجازی پیام» شناخته می‌شوند)، که هم‌اکنون در 4 درصد از مراکز پیام در یک تحقیق بین‌المللی به آن اقدام می‌شود[28].
مثال دیگر، استفاده از کارکنان مستقر در اداره، در شهر بنگلور هندوستان، برای بازنویسی اسناد پزشکی برای پزشکان امریکایی است- این کار در ایالات متحده توسط دورکاران مستقر درخانه انجام می‌شود[29].
روی‌هم‌رفته با این شیوه، شروع فرایند تخمین حدود و ویژگی‌های کار دوررسانه‌ای از راه دور، یا «کار الکترونیکی» میسر می‌گردد