در هریک از این مجموعه فعالیتها، فعالیتهایی برای اطمینان از کیفیت انجام آنها و مطابقت آنها بـــــا اهداف پروژه طراحی، برنامه ریزی و اجرا می شوند. برای شناسایی و اندازه گیری هزینه های کیفیت در پروژه، ابتدا باید این فعالیتها و نتایج حاصل از عدم انجام و یا انجام آنها شناسایی و در قالب دو گروه فعالیتهــــای طرح ریزی و ارزیابی کیفیت طبقه بندی شود. سپس نتایج حاصل از عدم انجام یا انجام ناقص این فعالیتها تحلیل شده و در قالب هزینه های شکست درون و یا برون سازمانی طبقه بندی کرد. باید توجه داشت هر فعالیت پیشگیرانه ای باید بر روی نتایج شکستها تاثیر داشته و باعث کاهش آنها شود در غیر این صورت باید فعالیت مربوطه حذف گردد.
بعداز ایجاد ساختار دسته بندی مناسب و به نظم درآوردن هزینه ها، می توان به بررسی و تحلیل هزینه های عمده کیفیت و برنامه ریزی برای ایجاد چشم انداز مناسب در پروژه پرداخت.
آنچه که از دید مشتری یک پروژه مهم است را می توان به سه دسته تقسیم کرد: قیمت، کیفیت، و سرعت تحویل. بنابراین، هر چیزی که باعث کاهش کیفیت محصول، افزایش هزینه عملیات، و تأخیر در تحویل پروژه شود به عنــــــوان یک عامل مانع کیفیت، شناسایی می گردد.
حال به تعیین و شناسایی فعالیتهایی که در هر مجموعه فع06:02 ق.ظ 02/10/1383الیت جهت دستیابی به کیفیت صورت مــــــی گیرند و هزینه های کیفیت می پردازیم:
1 - مرحله امکان سنجی اقتصادی و فنی: هزینه بررسی کیفیت مطالعات فنی، مکان یابی و بررسیهای اقتصادی در برابر هزینه های زیان ده بودن پروژه، و نرسیدن به تولید اسمی.
2 - مرحله تهیه مدارک استعلام: هزینه بررسی کیفیت مدارک فنی استعلام در برابر هزینه اعمال تغییرات در طراحی و ساخت.
3 - مرحله استعلام و بررسی پیمانکاران و انتخاب پیمانکار: هزینه جمع آوری اطلاعات و بررسی سیستماتیک ارزیابی و انتخاب پیمانکاران در برابر هزینه های تأخیر در ساخت.
4 - مرحله عقد قرارداد: الف - هزینه بیمه سرمایه پروژه در برابر هزینه بروز حوادث غیرمترقبه؛
ب - هزینه بازبینی فنی - حقوقی قرارداد توسط متخصصان در برابر دستمزد آنها.
5 - مرحله طراحی: هزینه انجام بازرسی و تایید کیفیت نقشه ها توسط متخصص حرفه ای در برابــــر دستمزد متخصصان و هزینه های دوباره کاری در فعالیتهای سیویل و ساخت تجهیزات.
6 - مرحله انجام فعالیتهای سیویل و ساختمان: هزینه بازرسی کیفیت کار بتن ریزی در برابر هزینه کیفیت نامطلوب بتن.
7 - مرحله ساخت ماشین آلات: کنترل کیفیت حین ساخت در بــــرابر هزینه ها و زمان دوباره کاری.
8 - مرحله خرید تجهیـزات و اقلام استاندارد: الف - مهندسی خرید اقلام استاندارد در برابر عدم تطابق در اقلام استاندارد با نیازهای پروژه؛
ب - کنترل اقلام حین تحـــــویل در برابر هزینه های بازگرداندن اقلام ارسال شده.
9 - مرحله بسته بندی: هزینه کیفیت بسته بندی در برابر هزینه صدمات به محصولات.
10 - مرحلـه بارگذاری وسایل حمل ونقل: هزینه های استفاده وسایل مناسب برای بارگیری در برابر هزینه صدمات به محصولات.
11 - مرحله حمل ونقل: الف - هزینه استفاده از وسایل مناسب برای حمل ونقل در برابر هزینه تأخیرات حمل؛
ب - هزینه بیمه بار در برابر هزینه حوادث حین حمل و بارگیری.
12 - مرحله بارگیری: هزینه ضایعات بارگیری.
13 - مرحله انبارداری: هزینه نگهداری اقلام در انبار هزینه ضایعات نگهداری نامناسب در انبار.
14 - مرحله نصب: هزینه دوباره کاری و تأخیر به دلیل اشکالات در طراحی و اشکالات ساخت به دلیل عدم تطبیق قطعات استاندارد، عـــــــدم تطبیق فونداسیون، عدم تطبیق ماشین آلات.
15 - مرحله تست منطقه ای یا تست سرد: الف - هزینه تست سرد در برابر هزینه تعیین منطقه بروز اشکال؛
ب - هزینه دوباره کاری در حین انجام تستها.
16 - مرحله بارگذاری و تست گرم: هزینه های خطایابی در سیستم: هرچه کیفیت و نظم انجام فعالیتها در مراحل قبل بهتر باشد این هزینه ها کمتر خواهندبود.
17 - مرحله تحویل پروژه و پایان: هزینه عدم دریافت حسن انجام کار به دلیل کیفیت نامطلوب.
اکنـــــون با مشخص شدن فعالیتهای طرح ریزی و کنترل و ارزیابی کیفیت در یک پروژه و نتایج حــــاصل از اجرای آنها، به دسته بندی هزینه ها می پردازیم. در اینجا به طور خلاصه به معرفی اجزای این هزینه ها پرداخته می شود با ذکر این توضیحات کافی درمورد همه گروههای هزینه ها از حوصله این مقاله خارج است.
الف) هزینه های طرح ریزی، پشتیبانی و پیگیــــــری کیفیت. این دسته شامل کلیه هزینه هایی هستند که برای ایجاد سیستم، روش، فرهنگ، و مدیریت کیفیت جهت پیشگیری از وقوع ایرادات در محصولات وخدمات نهایی، صرف می شود. اصلی ترین گروههای موجود در آن به قرار زیر است:
الف - 1) هزینه های طرح ریزی کیفیت شامل هزینه فعالیتهایی که برای تهیه طرحهای کیفیت مجموعه های مختلف پروژه، تهیه طرحهای جامع کیفیت در پــروژه، سیستم اطلاعاتی هزینه یابی کیفیت، سیستم اطلاعاتی کیفیت، نظام استاندارد ایزو و تست قابلیت برآورده کردن نیازها و... صـــــورت می گیرد. همچنین هزینه های تهیه، تکثیر و توزیع جزوات و مستندات مربوط به نحوه پیاده کردن طرحهای تهیه شده نیز در همین گروه لحــاظ می گردد؛ الف - 2) هزینه های آموزش مانند هزینه های خرید کتاب، شرکت در سمینارها، ایاب و ذهاب و اقامت کارشناسان در داخل و خارج و دوره های توجیهی جهت انجام کار طبق دستورالعملها؛
الف - 3) هزینه استخدام نیروی انسانی کارآمد و هزینه اضافی استخدام نیروهای کیفی؛
الف - 4) هزینه های طراحی و کنترل فرایند عبارتند از هزینه فعالیتهای مرتبط با بررسی قابلیتها و توانائیهایی به منظور کسب صحت اطمینان از فعالیتهایی که در فرایند پروژه صورت می گیرد؛
الف - 5) هـــزینه های گـــزارش دهی: هزینه های گــــزارش دهی کیفیت کـــه در این دسته بندی علاوه بر هزینه های نفر - ساعت موردنیاز جهت انجام سیستم های گزارش دهی، باید هزینه های اداری مربوطه را نیز لحاظ کرد؛
الف - 6) هزینه بررسیهای فنی و اقتصادی و مکان یابی. مرحله امکان سنجی فنی معمولاً امکان سنجی مناسب در جهت افزایش امکان موفقیت پـــروژه صورت می گیرد لذا باید هزینه های آن را جزو هزینه های کیفیت محسوب کرد؛ الف - 7) هزینه های بسته بندی اقلام شامل هزینــه های مواد و عملیات بسته بندی مجموعه هایی که باید حمل شوند؛
الف - 8) هزینه ارزیابی و کنترل فرایند بازرسی در فرایندهای ساخت و راه اندازی؛
الف - 9) هزینه های اضافی استفاده از تجهیزات مناسب بارگیری و حمل؛ الف- 10) هزینه بیمه سرمایه پروژه هزینه های بیمه درواقع به عنوان هزینه های پیشگیرانه برای جلوگیری از توقف پروژه و اتمام منابع مالی به هنگام بروز حوادث است؛
الف - 11) هزینه بیمه بار جمع هزینه های بیمه کردن بار و فعالیتهای مرتبط؛
ب) هزینه های ارزیابی. این گروه هزینه ها برای ارزیابی و کنترل کیفیتها به منظور تطابق با مشخصـــــات ذهنی یا تدوین شده، صورت می گیرند که شامل موارد زیر است:
ب - 1) هزینه های ارزیابی پیمانکاران فرعی و تامین کنندگان مواد، قطعات و خدمات قبل از کار با پیمانکاران فرعی، لازم است که از توانایی و قابلیت آنها در برآورده کردن نیازمندیهای مدیریت و هدف پروژه اطمینان حاصل کرد. این بند شامل هزینه های ارزیابی پیمانکاران مختلف فرعی طی فرایندهای مختلف عملیاتی پروژه می گردد؛
ب - 2) هزینه های بازرسی و آزمایش ورودیها مانند هـــزینه های اعزام کارشناس به محل تامین کنندگان کالا و مواد است. هزینه های مواد مصرف شده برای آزمایش و هزینه های تست های مخرب جهت کنترل اقلام ورودی موردنیـــــاز پروژه در این گروه دسته بندی می گردد؛
ب - 3) بازرسی و آزمایش حین فرایند ساخت تجهیــــزات و فعالیتهای ساختمانی مانند هزینه های نیروی کار، کنترل کیفیت جهت آزمایش و هزینه های خدمات مشاوره ای برای بازرسی اقلام حین ساخت است؛
ب - 4) بازرسی و آزمایش محصول نهایی یا تست گرم هزینه هایی است که برای مشخص کردن قابلیت ارائه محصول به مشتری صرف می شود. هزینه های بازرسی محصول به علت جلوگیـــــری از هزینه بیشتر به ندرت صفر می شوند، ولی به جهت افزایش اشکالات، هزینه های بازرسی روند صعودی پیدا می کنند.
ب - 5) هزینه های ممیزی سیستم های کیفیت این هزینه ها به منظور کسب اطمینان از صحت انجام کلیه عملیات مربوطه صورت گرفته اعم از بازرسی، کنترل فرایند، توسط بازرسان داخلی یا بازرسان خارجی انجام می شود؛
ب - 6) هزینه های کنترل تجهیزات بازرسی و اندازه گیری عمده این هزینه ها دربرگیرنده تدارک تجهیزات مناسب و کالیبراسیون آنهاست؛
ب - 7) بررسی کیفیت موجودی انبارها چنانچه اقلام سالم خریداری شده برای مدت زمان زیاد و یا در شرایط نامناسبی در انبارها، نگهداری شوند ممکن است مواد با افت کیفیت روبرو شوند، لذا در دوره های مختلف باید موجودی انبارها موردبازرسی قرار گیرد. لذا کلیه هزینه های مربوط به بررسی کیفیت موجودیهای انبار یا انجام بازرسی و آزمونها در این دسته قرار می گیرد.
هزینه انبار گردانی برای حسابرسی شرکت نباید در این سرفصل لحاظ گردد؛ ب - 8) هزینه بررسی کیفیت انجام فعالیتهای امکان سنجی شامل کلیه هزینه های پرسنلی، مشاوره ای و از دست رفتن زمان؛
ب - 9) هزینه بازرسی کار فرایند شامل کلیه هزینه های بازرسی و تست عملیات؛
ب - 10) هزینه بازرسی و تایید کییت نقشه ها در مرحله طراحی شامل هزینه بررسی کیفیت نقشه ها توسط شخص ثالث؛
ب - 11) هزینه بازبینی فنی و حقوقی قرارداد شامل کلیه هزینه های پرسنلی، مشاوره ای و از دست رفتن زمان؛
ب - 12) هزینه بررسی کیفیت مدارک فنی استعلام شــامل کلیه هزینه های پرسنلی، مشاوره ای و از دست رفتن زمان.
پ) هزینه های شکست درونی پروژه: این هزینه ها به نواقصی برمی گردد که در مراحل مختلف قبل از پایان فاز اختتامیه و رسیدن محصول به دست مشتری در پروژه رخ می دهد و مدیریت ازطریق بازرسی و آزمایش اقدام به تشخیص و رفع آنها می کند که خود شامل موارد گسترده زیر است:
پ - 1) هزینه های دور ریز یا ضایعات مانند تغییر شکل ورقهای فولادی به علت بالا بودن دمای کوره های لعاب، کمتر شدن قطر پیچ از میزان استاندارد تعیین شده؛
پ - 2) هزینه های تعمیر و دوباره کاری در فرایندهای ساخت از قبیل هزینه دوباره کاری به دلیل عدم تطابق قطعات استاندارد در مرحله نصب، هزینه دوباره کاری به دلیل عدم تطابق فونــــــداسیون در مرحله نصب، هزینه دوباره کاری به دلیل عدم تطابق ماشین آلات در مرحله نصب؛
پ - 3) هزینه های تحلیل شکست هزینه های مربوط به بررسی و تحلیل کارشناسی علل بروز ایراد در پروژه و تدبیر راه حلهای رفع و جلوگیری از تکرار آنها را شامل می شود مانند هزینه های گروه مهندسی، مشاوران، جلسات متعدد با حضور مدیران و کارشناسان ارشد برای رفع علت وقوع ضایعات؛
پ - 4) هزینه تعمیرو اصلاح اقلام معیوب دریافتی منظور دریافت از تامین کننده است مانند قطعات دریافتی از شرکتهای طراحی مهندسی؛
پ - 5) هزینه ضایعات ناشی از نگهداری نامناسب مواداولیه مانند غیرقابل استفاده شدن سیمان به علت بارش باران، فاسد شدن لاستیک در زیر نور آفتاب، زنگ زدگی فولاد در مجاورت رطوبت یا ریزش باران و فاسد شدن موادغذایی؛
پ - 6) هزینه های تست مجدد اقلام اصلاح شده. این هزینه ها باید از هزینه های بازرسی و آزمایشهایی که در شرایط عادی تولید انجــام می شوند تفکیک شده و جداگانه محاسبه گردند؛
پ - 7) هزینه های درجه بندی کیفیت محصولات زیر سطح قابل قبول و هزینه فروش با قیمت پایین تر، به دلیل مطابقت نداشتن مشخصه ها با محصولات استاندارد، در این زیرگروه قرار دارند؛
پ - 8) هزینه حوادث حین بارگیری و حمل شامل آسیبهایی که به دلیل بسته بندی نامناسب و یا استفاده از وسایل بارگیری و حمل نامناسب به محمـــوله ها وارد می آید. بخشی از این هزینه ها مــی تواند از نوع تأخیر ناشی از دوباره سازی باشد؛
پ - 9) هزینه اعمال تغییرات در مشخصات اولیه طرح. چنین تغییراتی که در اثر اشتباهات موجود در مدارک استعلام و مدارک فنی قرارداد روی می دهد می تواند هزینه های سنگینی برای پروژه دربرداشته باشد؛
پ - 10) هــزینه حوادث غیرمترقبه شامل هزینه های حوادثی مثل سیل، آتش سوزی، زلزله، و تصادفات؛
پ - 11) هزینه تعمیر و اصلاح اقلام معیوب در مرحله تست گرم. این گروه هزینه ها به دلیل عدم انجام فعالیتهای تضمین کیفیت در مراحل قبل رخ می دهد.
ت) هزینه های شکست بیرونی پروژه. گاهی به دلیل به حدکافی کنترل نکردن بعضی نواقص موجود در محصول موردنیاز برای کاربر تا زمان رسیدن به دست وی مشخص نمی شود، لذا هزینه هایی که پس از تحویل پروژه به مشتری به سازمان تحمیل می شوند در این گروه قرار می گیرند که شامل موارد زیر هستند:
ت - 1) هزینه های ضمانت مانند هزینه های گارانتـــی که خود موارد گسترده ای را شامل می شود. مانند هزینه های نیروی انسانی، قطعات جایگزین و... که مدیریت برای رفع نـــواقص در آنها اقدام به تعویض و اصلاح می کند؛
ت - 2) هزینه کارشناسی برای بررسی و پاسخ به شکایات مشتریان و خسارات پرداختی؛
ت - 3) هزینه تأخیرات شامل جریمه ها و هزینه های ثابت پروژه؛
ت - 4) هزینه از دست دادن مشتریان. این گونه هزینه ها را می توان از روی تغییرات تقاضا و پروژه های ارائه به شرکت تخمین زد؛
ت - 5) هزینه عدم دریافت حسن انجام کار: اغلب درصدی از مبلغ اجرای پروژه در صورت راضی بودن کارفرما به مجـــریان پروژه داده می شود. این مبلغ وابسته به برآورده شدن کیفیتهای اجرای پروژه است.
بنابراین، اولین نتیجه ای که می توان گرفت این است که هزینه های کنترل کیفیت پروژه تنها در مرحله اجرایی واقع نمی شوند و برای رسیدن به کیفیت مطلوب و بهره وری بیشتر، باید سیستم هزینه یابی کیفیت را در کلیه مراحل پـــروژه پیاده کرد. شکل شماره دو ساختار دسته بندی هزینه ها را براساس توضیحات پیش گفته نشان می دهد.
کنترل فعالیتها و هزینه های پروژه
کنترل پروژه به معنی اعمال کنترل جهت انجام به موقع و به اندازه فعالیتها و همچنین کنترل هزینه های انجام فعالیتها است. در فعالیتهای پروژه، تخصیص بودجه بیشتر یعنی تخصیص منابع بیشتر و تقویت یک فعالیت است. برای اعمال کنترل روی انجام فعالیتها روشهایی مثل چک لیست فعالیتها، نمودار CPM برای تعیین فعالیتهای بحرانی، نمودار S-CURVE برای تعیین و کنترل درصد پیشرفت واقعی و مقایسه آن با درصد پیشرفت برنامه ای استفاده می شود. اما این روشها بیشتر مبتنی بر کنترل انجام فعالیتها هستند وکمتر روشی توسعه داده شده است که مربوط به تعیین صورت وضعیتهای مالی و مرتبط سازی آن به کیفیت و کمیت فعــــالیتهای پروژه باشد. هزینه یابی کیفیت امکان انجام این مهم را به مدیریت پروژه ها می دهد. برنامه ریزی برای تخصیص منابع به فعالیتهای پیشگیرانه و فعالیتهای ارزیابی مستلزم پیش بینی هزینه های شکست است. بسیاری از این هزینه ها، مثل جریمه تأخیر در تحویل پروژه، در قرارداد ذکر می شوند. علاوه بر این، می توان از سیستم های اطلاعات اجرایی برای تخمین هزینه کمک گرفت. نکته مهم در بهینه سازی هزینه، توجه به این نکته است که در نهایت نقطه بهینه جایی است که مجموع هزینه های چهارگانه به حداقل برسند. برای دستیابی به این نقطــــه می توان چشم اندازهای مختلف از هزینه های طرح ریزی و ارزیابی و نتایج آنها تدوین و سپس براساس معیار مجموع هزینه ها استــــراتژی اجرایی پروژه را مشخص و برنامه ریزی کرد.
بررسی هزینه های کیفیت در پروژه ها همچنین ابزاری برای مدیریت به منظور خود ارزیابی و انجام تصمیم سازی درست برای بهبود عملکرد است.
بنابراین، در بررسی کیفیت اجــــرای پروژه علاوه بر زمان تحویل نهایی می توان عامل هزینه ها را هم مدنظر قرار داد.
نتیجه گیری
هزینه یابی کیفیت روشی ساده ولی پیشرفته برای مدیریت فعالیتهای پروژه است. اطلاعات تفصیلی و اساسی امکان کنترل و برنامه ریزی و تصمیم سازی بهتر را برای مدیریت فــراهم می سازد. این ابزار همچنین می تواند برای خود ارزیابی مدیریت نیز مورد استفاده قرار گیرد.
در این مقاله ابتدا چارچوب کلی و اهداف هزینه یابی کیفیت معرفی گردید. سپس در ادامه ضمن معرفی یک ساختار کلی برای فعالیتهای پروژه ها، فعالیتهای پیشگیرانه و نتایج حاصل از انجــام آنها در ساختار عملیات و هزینه های کلی پروژه معرفی گردیدند. در ادامه هزینه های پیشگیرانه و هزینه های شکست در قالب چهــار دسته اصلی هزینه های کیفیت گروه بندی و معرفی گردیدند. این ساختار قابل استفــاده در قالب سیستم های حسابداری پروژه ها خواهد بود.
منابع و مأخذ:
1 - بی.جی. دیل وجی. جی. پلانک، هزینه یابی کیفیت ترجمه فرانک جواهرنشان و محمد آهویی، تهران، سازمان مدیریت صنعتی، 1381.
2 - سیدحسینی، سیدمحمد، برنامه ریزی نگهداری و سیستم کنتـــرل موجودی، فرایندها و مدلهای پیش بینی، تهران، نشر هوای تازه،1380.
3 - رافائل اگوایو، آموزه های دکتر دمینگ، ترجمه میترا تیموری، نشر آموزه، 1378.
4 - INTERNATIONAL JOURNAL OF PROJECT FULL COST PROJECTS, PINTO & ROUHIALNEN 2003 MANAGEMNT
5 - (PROJECT MANAGEMENT OVERVIEW), WWW.4PM.COM
مهرداد حکیمی آسیابر: دانشجوی دوره دکترای مهندسی صنایع دانشگاه صنعتی امیرکبیر و ریاست برنامه ریزی استراتژیک شرکت پارس خودرو
محمد سلطانی: دانشجوی دوره کارشناسی مهندسی صنایع دانشگاه علوم و فنون مازندران
همه افراد و سازمانها هر روز به دنبال روشهایی هستند که بتوانند در آن بهرهوری را بالا ببرند، هزینهها را به حداقل رسانده و سود را بیشتر کنند. تا کنون به این اندیشیدهاید که یک پروژه چه ضعفهایی میتواند داشته باشد؟
آیا بسترسازی اولیه پروژه نادرست بوده است؟
آیا نداشتن یک الگو برای پروژه بوده است؟
آیا فرد غیر مسئولی مدیریت آن را بر عهده داشته است؟
آیا از تکنیکهای مدیریت صحیح استفاده نشده است؟
آیا نحوه تبلیغات مناسب نبوده است؟
آیا این پروژه قبلا انجام گرفته است؟
آیا افراد یا شرکتهای متخصص در موضوع پروزه را می شناسید؟
آیا علاقهای دارید که پروژه شما در دید عمومی قرار بگیرد تا همه متخصصان امور آن را ببینند و نظر خود را اعلام کنند.
آیا ....
اگر شما مجری پروژههای مختلف در زمینه IT هستید در چه جاهایی خود را معرفی کردهاید؟ در روزنامهها، مجلات، همایشها، از پروژههای موفق قبلی و یا .... . درصد افرادی که پروژههایشان را به شما سپردهاند چه قدر بوده است؟
با توجه به ارزش کاربرد فناوری اطلاعات در کاهش هزینهها، افزایش بهرهوری، کاهش ترافیک، صرفه جویی در زمان، کاهش آلودگی هوا، دسترسی به هنگام در هر ساعت از شبانهروز، کمک به رشد عدالت اجتماعی و دهها مزایای دیگر میتوان به صراحت گفت که بهترین روش برای معرفی شما مجری گرامی همان اینترنت و سایت مرتبط با آن است.
حتی اگر شما زبان ارتباطی صریح و روانی نداشته باشید، در بخش فناوری اطلاعات میتوانید در معرض دید هزاران کاربر اینترنت قرار بگیرید.
کارفرمایان پروژههای IT هم میتوانند با توجه به مزایای فوق که جهت ارزش فناوری اطلاعات نام برده شد پروژه خود را در اینترنت معرفی نمایند و مجری مناسبی را جستجو کنند.
شرکت واسط تجارت الکترونیک، مجری سایتهای اینترنتی، بعد از اجرای سایت موفق www.ITJobs.ir در زمینه استخدام IT بنا دارد سایت www.itprojects.ir را با هدف شناخت افراد متخصص در اجرای پروژه ها، ایجاد زمینه لازم برای استخدام منابع انسانی (اشغالزایی)، تعادل بین عرضه و تقاضای بازار کار را در معرض استفاده متخصصان عرصه فناوری اطلاعات کشور قرار دهد.
امکانات سایت
· تعریف رزومه: این بخش شامل مشخصات شما به عنوان انجام دهنده پروژه ثبت میگردد.
· امکان جستجوی پروژهها
· مدیریت رزومهها
· امکان ارسال رزومه برای دارندگان پروژه
· لیست آخرین پروژهها
· ارسال جدیدترین پروژهها به ایمیل شما و .....
· زمینه ارتباط مستقیم بین دارندگان و مجریان پروژههای گوناگون علیالخصوص در زمینه فناوری اطلاعات،
· آشنایی مجریان پروژه با دارندگان آن، دسترسی به پروژهها در هر زمانی از شبانهروز
در این سایت کارفرمایان پروژهها و مجریان آن به یکدیگر معرفی میشوند. بهرهوری در این میان تعریف به جایی پیدا میکند زیرا میتوانید با درج رایگان پروژه خود برخی از هزینههای انجام پروژه را کم نمائید. مطمئن باشید انتخاب شایستهای کردهاید.
نویسنده : الهام شالچی
انجمن مدیریت پروژه که انجمن حرفهای و تخصصی مدیران پروژه به شمار میآید هشت زمینه آگاهی را مشخص کرده است که لازم است هر مدیر پروژه با آنها تا حدودی آشنا باشد تا بتواند در کار خود مؤثر باشد. برای آنکه مؤسسه مدیریت پروژه کسی را به عنوان متخصص مدیریت پروژه تأیید کند شخص باید امتحانی را بگذراند که تمام این هشت زمینه را در برمیگیرد. هشت زمینة مورد نظر عبارتند از:
1- مدیریت زمانبندی/زمان؛ یعنی مدیریت پروژه به منظور تحقق اهداف زمانی. این موضوع معمولاً متضمن استفاده از روش مسیر بحرانی و یا زمان بندهای گانت است.
2- مدیریت هزینه: روشهای مورد استفاده به منظور اجرای پروژه با بودجة مقرر آن
3- مدیریت کیفیت: استفاده از ابزارها و شیوههای مدیریت کیفیت کلی و زمینههای مربوطه در مدیریت پروژهها به منظور تضمین انجام درست و مقتضی کار
4- منابع انسانی: مدیریت جنبة انسانی پروژهها متضمن پرداختن به رفتار افراد سهیم در اجرای پروژه و همچنین جزء اداری نیروی انسانی است که مشتمل است بر حقوق و مزایا، پیروی از مقررات دولتی در ارتباط با اقتضائات فرصتهای اشتغال برابر و غیره
5- قرارداد/تدارکات: مدیر پروژه باید بتواند نسبت به تأمین مواد و اجناس مورد نیاز اقدام کند. علاوه بر این هنگامی که پیمانکاران بیرونی (خارج از پروژه) بخشی از کار پروژه را انجام میدهند ممکن است نیاز به عقد قرارداد باشد.
6- ارتباطات: این موضوع متضمن داشتن مهارتهای مناسب است. به منظور برقراری ارتباط با افراد مورد نظردر زمان مقتضی با به کارگیری روش مناسب گاهی ارتباطات مکتوب مناسبت دارد و در اوقاتی دیگر تنها ارتباطات رودررو باید به کار گرفته شوند.
7- مدیریت محدوده: محدوده پروژه همان مقدار کاری است که انجام میشود. تغییرات محدودهای خارج از اختیار، معمولاً به قحطی از هزینه و زمانبندی منجر میشوند و هزینه و زمان پروژه را بیشتر میکنند. مدیران پروژه باید بدانند چگونه محدودة کار را اداره کنند تا از چنین پیامدهایی پرهیز شود.
8- مدیریت مخاطره (ریسک): قانون مورفی میگوید که هر آغاز غلط به پایان غلط منتهی خواهد شد. این موضوع محققاً در پروژهها مصداق دارد و ناتوانی در اداره و مدیریت مخاطرات میتواند منجر به مصایب شود. بحث مفصل پیرامون همة این زمینهها خود به کتابی بزرگتر از این نیاز دارد، بنابراین از برخی از مواد فوق به اجمال بحث خواهد شد.
چرخة عمر پروژه
در حالی که ماهیت پروژهها با توجه به محتوای کار مورد نظر تا حدودی فرق خواهد کرد، با این حال بین پروژهها شباهتهایی مستقل از محتوا، وجود دارند. بیشتر پروژهها چرخه عمری متشکل از چهار تا شش مرحله دارند. وقتی چرخه عمر پروژه شش مرحلهای باشد این مراحل موسوماند به مفهوم، تعریف و برنامهریزی، طراحی، توسعه یا عملیات اجرایی، کاربرد، و سپس از اتمام. صرف نظر از تعداد مراحل پروژه، در هر پروژه نکات ذیل ملحوظ است:
الف) ویژگی برنامه در هر مرحله از چرخة عمر تغییر میکند.
ب) تردید و ابهام مربوط به زمان و هزینه نهایی با تکمیل هر مرحله کاهش مییابد. بدبختانه بسیاری از پروژهها چرخة عمرشان شبیه آن چیزی است که در شکل 103 نشان داد شده است. یکی از دلایل اولیه این شکست توسل به شیوهای است موسوم به شیوة آمادة آتش به هدف که در آن فشار بر این است که باید به کار چسبید و با آن به پیش رفت و به این موضوع که کاری که باید انجام شود واقعاً چیست و چه فایدهای دارد بسیار کم توجه میشود. طبق تعریف جوران، مدیریت پروژه واقعاً عبارت است از حل مسأله در مقیاسی بزرگ و نخستین گام در حل تمام مسائل ایجاد اطمینان نسبت به تعریف و شناخت درست مساله است. در غیر این صورت احتمال دارد که انسان مسأله غلطی را درست حل کند. شناخت و تعریف نیازها و اقتضائات پس از آن ضرورت پیدا کرده است که پروژه گرفتار مصیبت و فاجعه شده است و این ناتوانی در تشخیص نیازها در ابتدای کار، دقیقاً همان چیزی است که اولین دلیل مصیبت و گرفتاری است.
مراحل چرخة عمر، مرحله مفهوم: مرحله مفهوم پروژه مقطعی است که در آن شخص به تعریف و شناخت نیازی میپردازد که باید رفع شود، این نیاز میتواند مربوط به محصول یا خدمت جدیدی باشد از جمله ساختمانسازی، نوسازی، حرکت از مکانی به مکان دیگر، یک خدمات بانکی جدید، فعالیت تبلیغاتی، برنامه تحقیقاتی و نظایر اینها. در مرحله مفهوم شناخت و تعریف مسألهای که باید حل شود بسیار نامشخص است. در واقع باید توجه داشت که پیش از رفتن به مرحله بعدی ممکن است انجام یک مطالعه امکان سنجی به منظور توضیح و روشن کردن تعریف پروژه ضرورت داشته باشد.
یکی از عوامل موفقیت پروژه وجودیک طرح پروژه است که به خوبی تعریف شده باشد. در اینجا شیوه شش مرحلهای برای ایجاد یک طرح پروژه آمده است:
مرحله 1: طرح پروژه را برای ذینفعان کلیدی توضیح دهید و درباره اجزای کلیدی آن مذاکره نمایید.
متاسفانه، "طرح پروژه یکی از اصطلاحات غیر قابل درک در مدیریت پروژه است. طرح پروژه سندی پویاست که میتواند در دوره زندگی پروژه تغییر یابد. و همانند نقشه، جهتگیری پروژه را مشخص میکند. تصور کلی بر اینست که طرح پروژه معادل دوره زمانی پروژه است. اما دوره زمانی یکی از مولفههای طرح است. طرح پروژه محصول عمده فرایند برنامهریزی کلی پروژه است. لذا همه مستندات برنامهریزی را در بر میگیرد. برای مثال، طرح پروژه ساخت یک ساختمان اداری جدید نه تنها شامل مشخصات ساختمان است، بلکه بودجه و زمانبندی، خطرات، پارامترهای کیفیت، عوامل محیطی و غیره را نیز در بر میگیرد.
اجزای طرح پروژه عبارتند از:
- خطوط راهنما: که گاهی اوقات معیارهای کارآیی نامیده میشوند. زیرا کارآیی کلی پروژه با این معیارها سنجیده میشود.
- طرحهای مدیریت خطوط راهنما: این طرحها شامل مستندسازی مدیریت واریانسها در پروژه هستند.
- سایر محصولات فرایند برنامهریزی: این محصولات شامل طرحهایی برای مدیریت خطر، کیفیت، تدارکات، استخدام و ارتباطات هستند.
مرحله 2: تعریف نقشها و مسئولیت ها
شناسایی ذینفعان-- یعنی کسانیکه که به پروژه یا خروجی آن علاقمندند. شناسایی ذینفعان چالش برانگیز و در پروژههای پر خطر و بزرگ دشوار است.
مرحله 3: توسعه بیانیه حوزه کار
بیانیه حوزه کار از مهمترین اسناد در طرح پروژه است. این بیانیه برای حصول اتفاق نظر با ذینفعان درباره پروژه به کار میرود. این سند در دوره زندگی پروژه رشد و تغییر میکند. بیانیهحوزه کار شامل:
- نیاز کسب و کار و مساله کسب و کار است
- اهداف پروژه، به منظور حل مشکلات کسب و کار
- مزایای انجام پروژه
- حوزه پروژه
مرحله 4: توسعه خطوط راهنمای پروژه
خطوط راهنمای حوزه پروژه. به محض اینکه یافتههای پروژه در بیانیه حوزه پروژه تایید شدند، باید به صورت ساختار تقسیم فعالیت درآیند. در این حالت، خطوط راهنما شامل همه یافتههای تولید شده در پروژه است و لذا همه کارهای انجام شده را شناسایی میکند. این یافتهها باید غیر انحصاری باشند. برای مثال، ساخت یک اداره، یافتههای بسیاری از جمله نحوه ساخت، توصیهها، طرحها و دورنماها را در بر میگیرد.
- خطوط راهنمای زمان بندی و هزینه
- شناسایی فعالیتهای مورد نیاز برای تولید هر یک از یافتههای شناسایی شده در خطوط راهنمای حوزه پروژه. شرح مبسوط نحوه وابستگی وظایف به عوامل متعدد نظیر تجربه تیم، خطرات پروژه، عدم قطعیت، ابهام مشخصهها، میزان هزینه مورد نیاز و ....
- شناسایی منابع هر فعالیت
- تخمین زمان مورد نیاز برای تکمیل هر فعالیت
- تخمین هزینه هر فعالیت با استفاده از میانگین نرخ ساعات هر منبع.
- بررسی محدودیتهای منبع یا زمان واقعی مورد نیاز هر منبع
- تعیین فعالیتهای وابسته و توسعه مسیر بحرانی
- تعیین تقویم زمانی همه فعالیتها به صورت (هفتگی، ماهانه، فصلی، سالانه)، به عبارتی هرفعالیت به چه میزان زمان نیاز دارد و زمان شروع و پایان آن چه هنگام است.
این فرایند یکباره شکل نمیگیرد، بلکه در خلال پروژه، برخی یا همه این گامها تکرار خواهند شد.
مرحله 5: ساخت طرحهای مدیریت خطوط راهنما
به محض اینکه خطوط راهنمای حوزه، زمان بندی و هزینه پروژه را بنا نهادید، طرحهای مدیریت این خطوط راهنما، ایجاد میشوند. معمولا همه طرحهای مدیریتی شامل فرایند بازنگری و تصویب برای اصلاح خطوط راهنما هستند. معمولا سطوح مختلف تصویب برای انواع مختلف تغییرات لازم است. همه درخواستهای جدیدحوزه، زمان یا بودجه پروژه را تغییر نمیدهند، اما برای مطالعه درخواستهای جدید و تعیین میزان تاثیرشان بر پروژه، به یک فرایند نیاز داریم.
مرحله 6 : ارتباطات
طرح ارتباطات یکی از جوانب مهم طرح پروژه است. این سند به موارد ذیل اشاره دارد:
- هر فرد در پروژه چه گزارشاتی، در چه فرمتی و با چه رسانهای را درخواست میکند.
- اطلاعات پروژه در کجا ذخیره میشوند و چه کسی میتواند به اطلاعات دسترسی پیدا کند.
- چه پارامترهایی برای حصول اطمینان از کیفیت محصول مورد توجه قرارگرفتهاند.
- چه تدابیری برای رویارویی با عدم قطعیتها اندیشیده شده است.
به محض اینکه طرح پروژه تکمیل شد،باید محتوای آن به ذینفعان کلیدی ارائه شود.
مراحل بعدی عبارتند از: اجرا و کنترل طرح پروژه.
توسعه یک طرح شفاف پروژه زمانبر است. مدیر پروژه شاید بخواهد هرچه سریعتر به مرحله اجرا برسد. اما اگر برای ایجاد یک طرح شفاف پروژه، زمان صرف کند، به آسانی میتواند موفقیت پروژه را تضمین کند.
نویسنده: Elizabeth Larson and Richard Larson
ترجمه و تلخیص: شهنازپیروزفر
شهناز پیروزفر
مدیریت پروژه
یکی از عوامل موفقیت پروژه وجودیک طرح پروژه است که به خوبی تعریف شده باشد. در اینجا شیوه شش مرحلهای برای ایجاد یک طرح پروژه آمده است:
مرحله 1: طرح پروژه را برای ذینفعان کلیدی توضیح دهید و درباره اجزای کلیدی آن مذاکره نمایید.
متاسفانه، "طرح پروژه یکی از اصطلاحات غیر قابل درک در مدیریت پروژه است. طرح پروژه سندی پویاست که میتواند در دوره زندگی پروژه تغییر یابد. و همانند نقشه، جهتگیری پروژه را مشخص میکند. تصور کلی بر اینست که طرح پروژه معادل دوره زمانی پروژه است. اما دوره زمانی یکی از مولفههای طرح است. طرح پروژه محصول عمده فرایند برنامهریزی کلی پروژه است. لذا همه مستندات برنامهریزی را در بر میگیرد. برای مثال، طرح پروژه ساخت یک ساختمان اداری جدید نه تنها شامل مشخصات ساختمان است، بلکه بودجه و زمانبندی، خطرات، پارامترهای کیفیت، عوامل محیطی و غیره را نیز در بر میگیرد.
اجزای طرح پروژه عبارتند از:
- خطوط راهنما: که گاهی اوقات معیارهای کارآیی نامیده میشوند. زیرا کارآیی کلی پروژه با این معیارها سنجیده میشود.
- طرحهای مدیریت خطوط راهنما: این طرحها شامل مستندسازی مدیریت واریانسها در پروژه هستند.
- سایر محصولات فرایند برنامهریزی: این محصولات شامل طرحهایی برای مدیریت خطر، کیفیت، تدارکات، استخدام و ارتباطات هستند.
مرحله 2: تعریف نقشها و مسئولیت ها
-شناسایی ذینفعان- یعنی کسانیکه که به پروژه یا خروجی آن علاقمندند. شناسایی ذینفعان چالش برانگیز و در پروژههای پر خطر و بزرگ دشوار است.
مرحله 3: توسعه بیانیه حوزه کار
بیانیه حوزه کار از مهمترین اسناد در طرح پروژه است. این بیانیه برای حصول اتفاق نظر با ذینفعان درباره پروژه به کار میرود. این سند در دوره زندگی پروژه رشد و تغییر میکند. بیانیهحوزه کار شامل:
- نیاز کسب و کار و مساله کسب و کار است
- اهداف پروژه، به منظور حل مشکلات کسب و کار
- مزایای انجام پروژه
- حوزه پروژه
مرحله 4: توسعه خطوط راهنمای پروژه
خطوط راهنمای حوزه پروژه. به محض اینکه یافتههای پروژه در بیانیه حوزه پروژه تایید شدند، باید به صورت ساختار تقسیم فعالیت درآیند. در این حالت، خطوط راهنما شامل همه یافتههای تولید شده در پروژه است و لذا همه کارهای انجام شده را شناسایی میکند. این یافتهها باید غیر انحصاری باشند. برای مثال، ساخت یک اداره، یافتههای بسیاری از جمله نحوه ساخت، توصیهها، طرحها و دورنماها را در بر میگیرد.
- خطوط راهنمای زمان بندی و هزینه
- شناسایی فعالیتهای مورد نیاز برای تولید هر یک از یافتههای شناسایی شده در خطوط راهنمای حوزه پروژه. شرح مبسوط نحوه وابستگی وظایف به عوامل متعدد نظیر تجربه تیم، خطرات پروژه، عدم قطعیت، ابهام مشخصهها، میزان هزینه مورد نیاز و ....
- شناسایی منابع هر فعالیت
- تخمین زمان مورد نیاز برای تکمیل هر فعالیت
- تخمین هزینه هر فعالیت با استفاده از میانگین نرخ ساعات هر منبع.
- بررسی محدودیتهای منبع یا زمان واقعی مورد نیاز هر منبع
- تعیین فعالیتهای وابسته و توسعه مسیر بحرانی
- تعیین تقویم زمانی همه فعالیتها به صورت (هفتگی، ماهانه، فصلی، سالانه)، به عبارتی هرفعالیت به چه میزان زمان نیاز دارد و زمان شروع و پایان آن چه هنگام است.
این فرایند یکباره شکل نمیگیرد، بلکه در خلال پروژه، برخی یا همه این گامها تکرار خواهند شد.
مرحله 5: ساخت طرحهای مدیریت خطوط راهنما
به محض اینکه خطوط راهنمای حوزه، زمان بندی و هزینه پروژه را بنا نهادید، طرحهای مدیریت این خطوط راهنما، ایجاد میشوند. معمولا همه طرحهای مدیریتی شامل فرایند بازنگری و تصویب برای اصلاح خطوط راهنما هستند. معمولا سطوح مختلف تصویب برای انواع مختلف تغییرات لازم است. همه درخواستهای جدیدحوزه، زمان یا بودجه پروژه را تغییر نمیدهند، اما برای مطالعه درخواستهای جدید و تعیین میزان تاثیرشان بر پروژه، به یک فرایند نیاز داریم.
مرحله 6 : ارتباطات
طرح ارتباطات یکی از جوانب مهم طرح پروژه است. این سند به موارد ذیل اشاره دارد:
- هر فرد در پروژه چه گزارشاتی، در چه فرمتی و با چه رسانهای را درخواست میکند.
- اطلاعات پروژه در کجا ذخیره میشوند و چه کسی میتواند به اطلاعات دسترسی پیدا کند.
- چه پارامترهایی برای حصول اطمینان از کیفیت محصول مورد توجه قرارگرفتهاند.
- چه تدابیری برای رویارویی با عدم قطعیتها اندیشیده شده است.
به محض اینکه طرح پروژه تکمیل شد،باید محتوای آن به ذینفعان کلیدی ارائه شود.
مراحل بعدی عبارتند از: اجرا و کنترل طرح پروژه.
توسعه یک طرح شفاف پروژه زمانبر است. مدیر پروژه شاید بخواهد هرچه سریعتر به مرحله اجرا برسد. اما اگر برای ایجاد یک طرح شفاف پروژه، زمان صرف کند، به آسانی میتواند موفقیت پروژه را تضمین کند
مدیریت و کنترل پروژه
"استفاده از سیستم مدیریت ارزش بدست آمده برای مدیریت پروژه های نرم افزاری"
کوئنتین فلمینگ(Quentin W. Fleming) و ژوئل کاپلمن(Joel M. Koppelman) که از مدیران ارشد شرکت پریماورا هستند، در مورد ارزش بدست آمده(Earned Value) چنین می گویند:
حتی اگر 15 درصد یک پروژه تکمیل شده باشد، ارزش بدست آمده، هر پروژه ای را به ابزار آگاهی دهنده ای مجهز می کند که بتواند در اسرع وقت علایمی(سیگنالهایی) صادر کند. این علایم(سیگنالها) مدیر پروژه را قادر می کند، حتی با در دست داشتن مقادیر محدود آماری، بودجه نهایی را برای پایان کار پیش بینی نماید.
اگر نتایج پیش بینی نهایی برای مدیریت، غیر قابل قبول باشند، گامهای پروژه می توانند به سرعت به سوی نیازمندیهای نهایی تغییر یافته، متمایل شوند.
دستاورد نهایی، پروژه های نرم افزاری هستند که با در برداستن تعداد بیشتری از تصویرهای نهایی، توان تکمیل را دارند و این در صورتی محقق می شود که مدیر پروژه بازده هزینه حقیقی را، از لحظه شروع پروژه اعلام نماید.
2. کلیات
بیش از سه دهه است که EV (ارزش بدست آمده ) به عنوان یک تکنیک اثبات شده و تحت استفاده در مدیریت پروژه، جایگاه خود را برجسته نموده و جای خود را در کنار دیگر ابزار ارزشمند باز کرده است. EV در کاربرد رسمی، به عنوان وسیله ای مؤثر برای نظارت و مدیریت ارشد سیستمهای جدید در مراکز دولتی ایالات متحده شناخته شده است. در یک شکل وسیع، ارزش به دست آمده تکنیکی مفید در مدیریت هرنوع پروژه است که پروژه های نرم افزاری یکی از موارد ویژه کاربردی آن است.
3. مقدمه ای بر مفهوم Earned – Value
الف – تاریخچه
ارزش به دست آمده چند دهه است که از سوی دولت ایالات متحده به صورت سختگیرانه ای برای بسیاری از سازمانها، اجبار شده است تا برای استفاده فرمالیزه و استاندارد از آن جدیت نمایند. نسخه رسمی و استاندارد آن از سال 1967 توصیه شده و این هنگامی بود که سازمان دفاع(DOD) ، سی و پنج معیار سیستمهای کنترل هزینه/زمانبندی (C/SCSC) را بر روی همه مراکز صنعتی خصوصی که خواستار شرکت در سیستمهای عمده دولتی آتی که از انواع قراردادهای هزینه/قابل پرداخت و یا مورد رقابت اکثر شرکتها بودند، در راهنمایی منتشر نمود. پس از آن هر موقع که سیستم عمده جدیدی توسط دولت ایالات متحده آمریکا تهبه می شد که ریسک رشد هزینه توسط آن ارگان ثابت می ماند، این 35 معیار باید توسط پیمانکار رعایت می شد.
اثراجبار C/SCSC مستلزم یک نسخه رسمی و استاندارد از مفهوم "ارزش به دست آمده"مدیریت هزینه و زمانبندی پروژه های عمده انتخابی جدید بود. یک قرارداد به ارزش حداقلی(چندین میلیون دلاری) و یک برنامه زمانی حداقلی(بیش از دوازده ماه)، باید قبل ا ز اعمال معیار، معرفی و تشریح می گردید. معیار ارزش بدست آمده، لزوماً در جهت تهیه سیستم اصلی بودند.
مفهوم C/SCSC بطور ناسازگاری برای بیش از 30 سال به کار گرفته شده و به صورت قالب استاندارد مناسبی برای استفاده در سیستمهای عمده دولتی در آمده است. ارگانها و سازمانهای دیگر دولتی در ایالات متحده و کشورهای دیگر همانند استرالیا، کانادا و سوئد، معیار ارزش بدست آمده مشابهی را در مدیریت استفاده از سیستمهای عمده خود اتخاذ کرده اند.
یک ساختار کاربردی مدیریت علمی در استفاده از مفهوم ارزش به دست آمده، توسعه یافته که عمدتاً توسط DOD (سازمان دفاع) و انستیتو صنعتی نیروی هوایی (AFIT) پیشنهادشده است .
در ادامه بحث به تشریح استفاده عملی از مفهوم ارزش به دست آمده خواهیم پرداخت.
ب – مفاهیم مدیریت ارزش بدست آمده
قبل از بحث درباره استفاده از مدیریت ارزش بدست آمده در برنامه ریزی مدیریت ریسک یک پروژه لازم است که بعضی از مفاهیم پایه روش EV تشریح شود. مهمترین نکته کاربردی مدیریت ارزش بدست آمده، درک مفهوم ساختار شکست فعالیت(WBS : Work Breakdown Structure) می باشد.
ب – 1 ) ساختار شکست فعالیت (WBS)
یک WBS، تقسیم بندی با ساختار درختی یک پروژه به عناصر ترکیبی آن است. یک پروژه بصورت سلسله مراتبی به بخشهای سخت افزاری، نرم افزاری و دیگر وظایف کاری مورد نیاز برای تکمیل پروژه شکسته می شود (این بحث، پروژه های نرم افزاری را مد نظر قرار داده است).
WBS، فقط روند تولید محصول را تعریف نمی کند، بلکه وظایف ضروری کار برای تولید محصول تعیین شده را نیز مشخص می نماید. WBS ابزاری برای سازماندهی اجزای محصول و وظایف کار به یک ساختار قابل شناسایی است که بوسیله آن می توان وظایف جزء را برنامه ریزی، زمانبندی و پیگیری کرد.
WBS با یک عنصر واحد در رأس ساختار درختی شروع می شود که آن، عنصر نماینده کل فعالیتهای پروژه است. این به سطح یک WBS نسبت داده می شود؛ سطوح پایین تر به تناسب، سطوح 2، 3 و ... نامگذاری می گردند.
در ضمیمه 1 نمونه استانداردی از یک مثال WBS برای یک پروژه از دسته بندی توسعه نرم افزار نشان داده شده است.
پایین ترین سطوح یا لایه های WBS دارای معنی و مفهوم با اهمیتی هستند؛ برای اینکه هر لایه، یک عنصر گسسته از کار یا وظیفه ای است که در برابر منابع تخصیص یافته، قابلیت انجام داشته و هزینه و زمان مورد نیاز برای انجام آن، قابل سنجش است.
ادامه بحث ساختار شکست فعالیت (WBS) پروژه نرم افزاری؛
مشخصات بسته کاری(Work Package)
هنگامی که این وظایف(وظایف شکسته شده در بخش قبلی) با پایین ترین سطح، زمانبندی شده و به خود هزینه اختصاص می دهند، بهمراه منابع(انسان و مواد) مورد نیاز و مسؤولیت فردی برای تکمیل آن، بسته کاری(Work Package) را تعریف می کنند. تعریف بسته کاری به مدیریت مؤثر ارزش بدست آمده، بستگی حیاتی دارد. یک بسته کاری(Work Package) باید مشخصات زیر را داشته باشد:
1- بسته کاری(Work Package) واحدهای کاری را در سطوحی که کار در آنجا ایفا می شود، نشان می دهد.
2- از بسته های کاری دیگر متمایز باشد.
3- به یک عنصر منفرد سازمانی، قابل تخصیص باشد.
4- در هر بسته کاری، شروع و تاریخهای تکمیل، زمانبندی شده باشند و مسافت نماهای(milestones) موقتی، کاربردی بوده و حاکی از روند تکمیل فیزیکی باشند.
5- بودجه یا مبلغ معینی داشته باشد که با تعابیر و اصطلاحاتی همچون دلار، نفر-ساعت یا واحدهای قابل اندازه گیری دیگر بیان شود.
6- مدت آن، به یک دوره زمانی کوتاه و نسبی محدود باشد یا توسط مسافت نماهای گسسته ارزش، به قسمتهای جزء تقسیم بندی شده تا اندازه گیری عینی کار انجام شده، تسهیل گردد.
7- با اجزای تفصیلی مهندسی، ساخت یا زمانبندی های دیگر یکپارچه و هماهنگ باشد.
شاید بیشترین انتقاد وارد به استفاده از ارزش بدست آمده در مدیریت ریسک، این تصور است که هرکدام از بسته های کاری در اندازه ای محدود شده اند که در یک دوره زمانی کوتاه و نسبی، قابل تکمیل باشند، یا اینکه شامل مسافت نماهایی گسسته ای هستند که می توان در مقابل بازده کاری، اندازه گیری نمود.
در این مقاله، عبارات و اصطلاحات معتبری به صورت مکرر به کار گرفته شده اند و سعی بر آن خواهد بود که در بخشهای بعدی، به طور ساده ای تشریح شوند.
ب – 2 ) توضیح عبارات و اصطلاحات مدیریت EV
در مدیریت ارزش بدست آمده، 3 کمیت معیارها و قالبهای اساسی برای اندازه گیری بازدهی هزینه می باشند؛ این کمیتها از مجموع هزینه های برنامه ریزی شده و واقعی در فازها(مراحل)ی زمانی محاسبه شده و منطبق با هرکدام از پکیج های کاری هستند(از این پس عبارت پکیج کاری به جای بسته کاری به کار برده خواهدشد) که عبارتند از:
1- هزینه بودجه بندی شده برای کار برنامه ریزی شده(BCWS) یا ارزش طراحی شده(یا برنامه ریزی شده)
2- هزینه بودجه بندی شده کار انجام شده(BCWP) یا ارزش بدست آمده
3- هزینه واقعی کار انجام شده(ACWP) یا هزینه واقعی کار تمام شده
مقادیر بالا که در شکل 2 نشان داده شده اند، به صورت زیر تعریف می شوند:
Budgeted Cost of Work Scheduled )BCWS)
مجموع بودجه های لازم برای کل پکیج های کاری برنامه ریزی شده، جهت اتمام کار در یک دوره زمانی معین.
Budgeted Cost of Work Performed )BCWP)
مجموع بودجه های لازم برای پکیج های کاری تکمیل شده و اجزای کامل شده پکیج های کاری ناتمام.
Actual Cost of Work Performed )ACWP)
هزینه های واقعی صرف شده جهت تکمیل کارهای اجرایی در یک دوره زمانی معین؛ برای مقایسه متعادل، ACWP فقط برای کار انجام شده ثبت می شود تا در برابر کارهایی که BCWP آنها نیز گزارش شده، موجود باشد.
ب – 3 ) عبارات و اصطلاحات تکمیلی مدیریت EV
از سه کمیت توضیح داده شده در قسمت قبلی، می توان بودجه بندی کل برنامه را همچون تعیین کارآیی زمانبندی-هزینه و تدارک هزینه برآورد شده پروژه ای که در حال تکمیل است، مشخص کرد.
پنج عبارت اضافی نیز، جهت ثبت بازده هزینه و زمانبندی و بودجه برنامه، به صورت زیر تعریف می شوند:
Performance Measurement Baseline)PMB)
بیس لاین اندازه گیری کارآیی
مجموع BCWS کل پکیج های کاری برای هر دوره زمانی، که برای کل مدت برنامه محاسبه می شود. PMB طرح بودجه بندی بر مبنای مراحل زمانی(فازهای زمانی) را در برابر بازده محاسبه شده پروژه ارائه می کند.
Budget At Completion )BAC)
بودجه تکمیلی
مجموع کل بودجه های تخصیصی به یک برنامه، علاوه بر PMB؛
معمولاً مبالغی از ذخیره مدیریت کنار گذاشته می شود که جزئی از کل بودجه برنامه بوده و به پکیج های کاری خاصی اختصاص نمی یابد و برای اهداف کنترلی مدیریت ذخیره می شود. BAC، مشتمل بر کل ذخیره های مدیریتی علاوه بر PMB است.
Schedule Variance )SV)
انحراف زمانبندی
این کمیت از تفاوت میان کار زمانبندی شده (BCWS) و کار انجام شده حقیقی با بودجه تعیین شده (BCWP) به دست می آید. انحراف زمانبندی، با ارزش دلار بیان شده و از تفاضل "مقدار کاری که باید در دوره زمانی داده شده، تکمیل شود" و " کاری که واقعاً با همان بودجه تعیین شده به انجام رسیده"، حاصل می گردد.
Cost Variance )CV)
انحراف هزینه
اختلاف میان هزینه برنامه ریزی شده برای کار انجام شده(BCWP) و هزینه واقعی ناشی از انجام کار(ACWP).
CV هم ارزش حقیقی(به واحد دلار) هزینه های بالاسری(overrunning) و هم غیر بالاسری(under running)(در صورت وجود) را نسبت به هزینه برآورد شده اولیه نشان می دهد.
Estimate At Completion)EAC)
برآورد تکمیلی
این کمیت، هزینه های واقعی تحمیلی پروژه تا زمان حال، به اضافه برآوردی از هزینه های کارهای باقیمانده می باشد. در لحظه شروع پروژه BAC و EAC مساوی هستند؛ این تنها ACWP نامساوی با BCWP است که باعث ایجاد عدم تعادل میان EAC و BAC می شود.
ب- 4) کار با EV
ایجاد برنامه جامع پایین به بالا(Bottom-Up)
باید فرایندهای بحرانی را بگونه ای ترکیب کنیم که هم شامل محدوده کاری مشخص زمانبندی و منابع برآوردشده شوند و همچنین یک برنامه یکپارچه پایین به بالا از اجزاء(سلولها) اندازه گیری شده با تشریح کامل، بوجود آید که برنامه های محاسباتی کنترل(Control Account Plans : CAPs) نامیده می شوند. مدیریت پروژه بر مبنای ارزش بدست آمده مطابق CAPهای تفصیلی، اجرا می گردد به طوریکه در نتیجه، طراحی رسمی(Formal) و پایین به بالای پروژه بدست می آید. CAPهای منفرد، یکپارچگی تمامی فرایندهای بحرانی همچون "محدوده کاری"، "برنامه ریزی"، "زمانبندی"، "برآورد و تخمین" و "اجازه اختیار" را بازنمایی می کنند.
اندازه گیری بازده(Performance) در CAPهای تفصیلی جای می گیرد و بازده کل پروژه از مجموع آنها که در CAPهای تفصیلی انعکاس می یابد، بدست می آید. در اصل، هر CAP پروژه یک زیر پروژه از کل پروژه ای است که توسط یک مدیر CAP، "مدیریت"، "اندازه گیری" و "کنترل" می شود.
زمانبندی رسمی CAP ها
هرکدام از CAP های تعریف شده، باید بهمراه یک سیستم زمانبندی رسمی(formal)، برنامه ریزی و زمانبندی شوند.
تخصیص هر CAP به یک واحد اجرایی جهت بازده(کارآیی)
بمنظور حصول بازده، هرکدام از CAPهای تعریف شده باید به یک اجرای کاربردی پایدار، تخصیص یابند. این تخصیص بطور مؤثری، متعهد اجرا در جهت نظارت بر بازدهی و اثربخشی هر CAP می شود.
فراهم کردن یک baseline که CAP ها را خلاصه می کند
باید یک baseline برای اندازه گیری بازده کل پروژه فراهم گردد، بگونه ای که مجموع CAP های تشریح شده را بازنمایی کند.
اندازه گیری بازده در برابر زمانبندی
باید بازده زمانبندی پروژه را در برابر زمانبندی برنامه ریزی شده و اصلی پروژه، بطور متناوب اندازه گیری کنیم.
اندازه گیری اثربخشی هزینه در برابر هزینه های تحمیلی
باید بصورت دوره ای، میزان اثربخشی بازده پروژه را طوری اندازه گیری کنیم که رابطه میان EV اجرایی پروژه و هزینه های تحمیلی جهت دستیابی به EV را مشخص کند.
پیش بینی هزینه های نهایی بر اساس بازده
باید بصورت متناوب، نیازمندیهای هزینه نهایی پروژه را بر اساس باده آن در برابر برنامه ریزی، پیش بینی نماییم.