تجارت موبایلی

تجارت موبایلی
علی بهزادیان‌نژاد- آرمان دیدنده (شرکت فناوری اطلاعات و ارتباطات مهان)
دنیای کامپیوتر و ارتباطات
مقدمه: به طور خلاصه و ساده تجارت موبایلی (mBusiness) ارائه خدمات و محصولات با استفاده از بسترهای ارتباطات موبایلی (شبکه‌های موبایل) است. در این تعریف ساده نکات مهمی وجود دارد که در این مطلب سعی می‌کنیم کلیه وجوه این تعریف را بررسی کنیم. اجزای مختلف این تعریف عبارتند از خدمات و محصولات، شرکت‌های ارایه‌دهنده خدمات و محصولات، مشتریان که از خدمات و محصولات استفاده می‌کنند، بانک‌ها یا مؤسسات مالی و اعتباری که عملیات نقل و انتقال مالی خرید را انجام می‌دهند و شبکه‌های ارتباطی موبایلی و فناوری‌های موجود در این شبکه‌ها که تمام این فرایند با کمک آنها انجام می‌شود.

با یک مثال بهتر می‌توان موضوع را درک کرد. فرض کنید سازمان تربیت‌بدنی تصمیم دارد با سازوکاری بلیت بازی‌های فوتبال را عرضه کند که کلیه افراد بتوانند به صورت عادلانه بلیت بازی را تهیه کنند، دست دلالان کوتاه شده، سرعت عمل بالا بوده و هزینه نیروی انسانی نیز کاهش یابد. (علت استفاده از این مثال مشاهده مشکلات این سازمان در فروش بلیت شهرآورد بزرگ استقلال و پیروزی است!) در این مثال کالا، بلیت بازی و مشتری تماشاچیانی هستند که متقاضی دریافت این بلیت هستند. ارایه‌دهنده خدمات نیز سازمان تربیت‌بدنی است. در انتهای این مطلب با استفاده از مطالب مطرح شده در این نوشته راه‌حلی برای این مسأله با استفاده از مفاهیم تجارت موبایلی ارایه خواهیم کرد.

خدمات و محصولات
طیف وسیعی از خدمات و محصولات وجود دارند که می‌توان آنها را با استفاده از بسترهای ارتباطی به مخاطب ارائه و عرضه کرد. این خدمات و محصولات را در چند دسته زیر تقسیم می‌کنیم:

- خدماتی که به طور مستقیم قابل ارائه هستند (Direct-Provided Services): تعداد زیادی از خدمات که ما آنها را به عنوان خدمات ارزش افزوده می‌شناسیم به صورت مستقیم قابل ارائه به مشتریان هستند. غالب این خدمات خدمات متنی هستند. برای مثال سیستم اطلاع‌رسانی قیمت ارز، سکه، طلا، سیم‌کارت و ... برای تجار و بازرگانان با استفاده از پیام کوتاه یا sms و ...

- خدمات و کالاهایی که نیاز به واسطه دارند (Indirect-Provided Services): در این موارد غالبا درخواستی از طرف مشتری برای کالا صورت می‌گیرد که فروشگاه مورد نظر باید کالا را از طرق دیگر مانند پست و یا پیک موتوری برای مشتری ارسال کنند.

- خدمات مبتنی بر موقعیت (Location Based Services): با توجه به ساختار شبکه‌های موبایل، می‌توان موقعیت جغرافیایی هر گوشی موبایل روشن را با تقریب مناسبی به دست آورد. این موقعیت در مکان‌های شلوغ شهری حدود 500 متر و در جاهای خلوت حداکثر چندین کیلومتر است. این قابلیت یک موقعیت عالی تجاری را برای ارائه‌دهندگان خدمات موبایلی فراهم می‌کند. برای نمونه ممکن است صاحب موبایل از اپراتور خود یا ارائه‌کننده خدمات اطلاعاتی درباره نزدیک‌ترین رستوران به خود را درخواست کند. یا از اپراتور نقشه محلی را که در آن قرار دارد بخواهد یا ... . البته در آینده نزدیک گوشی¬های تلفن مجهز به دستگاه¬های GPS می‌گردند که در این حالت موقعیت جغرافیایی صاحب گوشی را حتی با دقت بالاتری می‌توان به دست آورد.

در مسأله ما - فروش بلیت بازی‌های فوتبال- کالا می‌تواند به هر دو شکل بالا (مستقیم یا با واسطه) ارائه گردد. فرض کنید شماره‌ای برای پیام کوتاه از طرف سازمان تربیت بدنی اعلام شده و متقاضیان بلیت با ارسال پیام کوتاه به این شماره درخواست خود را مطرح می‌کنند. در این حالت سازمان تربیت‌بدنی می‌تواند بلیت را از طریق پست یا پیک موتوری برای شخص ارسال کند یا رسید آن را با استفاده از پیام کوتاه برای متقاضیان بفرستد. هر دو این راه‌حل‌ها را بررسی خواهیم کرد.

ارائه‌دهندگان کالا و خدمات
با توجه به این که تقریبا هر نوع کالا و خدمات را می‌توان در این نوع تجارت ارائه نمود، به سادگی می‌توان ارائه‌دهندگان کالا و خدمات را در دسته‌های زیر تقسیم‌بندی نمود:

- ارا‌ئه‌دهندگان خدمات: هر سازمان، مؤسسه یا شرکتی که خدماتی را ارائه می‌کند، می‌تواند - با اندکی ابتکار و خلاقیت- خدمات خود را با استفاده از فناوری‌های موبایلی عرضه کنند. یکی از بزرگ‌ترین سازمان‌هایی که می‌تواند خدمات فراوانی را به گروه‌های بسیار زیادی از افراد ارائه دهد، دولت است. دولت موبایلی از مباحثی است که در سلسله مطالب بعدی به آن خواهیم پرداخت.

- تولیدکنندگان کالا: تولیدکننده کالا نیز می‌توانند با ایجاد راهکارهای مختلف به ارائه کالاهای خود بپردازند. در واقع تجارت موبایلی مکمل سایر روش‌های تجارت - تجارت سنتی، تجارت الکترونیک و ... است.

- شرکت‌های تبلیغاتی: یکی از راه‌های مؤثر تبلیغات، استفاده از تبلیغات موبایلی است. این نوع تبلیغات مزایایی دارد که باعث می‌شود تأثیر‌گذاری این نوع تبلیغات - البته در صورت استفاده صحیح- بسیار بالا باشد. در مثال فروش بلیت بازی فوتبال، ارائه‌دهنده کالا (بلیت) یک سازمان دولتی است و این خدمت جزو خدمات دولت موبایلی تلقی می‌شود.

مشتریان
به طور کلی همه اقشار جامعه می‌توانند مشتریان این قبیل خدمات و کالاها باشند. برای فهم بهتر و ارائه مثال، در یک دسته‌بندی ساده می‌توان مشتریان این خدمات را شناسایی نمود:

- تجار و بازرگانان می‌توانند اطلاعات کالاهای موردنیاز خود را در هر لحظه از طریق شرکت‌های ارائه‌دهنده خدمات ارزش افزوده دریافت کنند. آنها همچنین می‌توانند از این طریق به خرید و فروش بپردازند یا می‌توانند با مشتریان خود تعامل برقرار نموده و نظرات آنها را در مورد کالاها و خدمات جویا شوند و ... .

- جوانان و علاقه‌مندان مسابقات ورزشی می‌توانند آخرین اخبار مسابقات ورزشی را از طریق پیام کوتاه دریافت کنند.

- مدیران می‌توانند برنامه‌ها و قرارهای خود را با استفاده از این قبیل خدمات هماهنگ کنند.
- دنبال‌کنندگان اخبار سیاسی ... در مثال خرید بلیت بازی فوتبال، مشتریان عموم افرادی هستند که تمایل دارند با خرید بلیت، بازی را از نزدیک تماشا کنند.

مؤسسات مالی و اعتباری
یکی از مهم‌ترین اجزای هر نوع تجارتی، سازوکاری است که برای پرداخت‌های مالی آن در نظر گرفته می‌شود. بحث پرداخت الکترونیک یکی از مباحث داغ در تجارت الکترونیک در ایران است و هنوز راهکار جامع و مانعی برای آن در ایران یافت نشده است. بحث پرداخت موبایلی در ایران بنا به دلایلی از جمله آماده نبودن زیرساخت‌ها و عدم فرهنگ‌سازی مناسب هنوز مطرح نشده است. ولیکن در دنیا چندین راهکار برای پرداخت موبایلی وجود دارد که در این قسمت از مطالب به آنها مختصراً اشاره می‌کنیم:

- پرداخت بر روی قبض: برخی از اپراتورهای شبکه‌های مخابراتی هزینه خدمات و مبادلات مالی را بر روی قبض مشترکین وارد نموده و در انتهای هر دوره استفاده از مشترک دریافت می‌کنند. همه شما ممکن است ماجرای smsهای بهزیستی را به خاطر داشته باشید!

- استفاده از خدمات بانکداری موبایلی: در این حالت یک بانک یا مؤسسه مالی و اعتباری می‌تواند نقش واسطه بین خریدار و فروشنده را بر عهده بگیرد. با شروع تراکنش مالی، خریدار به درگاه پرداخت بانک وارد شده و خرید، مبلغ آن و فروشنده را تأیید می‌کند. سپس بانک مبلغ را از حساب خریدار کسر و به حساب فروشنده واریز می‌کند. در این روش نیازی نیست که خریدار و فروشنده در یک بانک حساب داشته باشند. البته این فرایند بسیار پیچیده است و بحث پرداخت موبایلی خود یک مقاله مستقل را طلب می‌کند. مشکل دیگر، محاسبه میزان برداشتی از هر نقل و انتقال توسط بانک و یا مؤسسه خواهد بود.

- قرارداد بین یک فروشنده و خریدارانش: یکی از راه‌های متداول برای پرداخت موبایلی روشی است که در آن یک فروشنده (معمولاً فروشندگان بزرگ و فروشگاه‌های زنجیره‌ای) قرارادی با مشتریان خود امضا می‌کنند. در این حالت فرد دارای یک حساب مالی در فروشگاه می‌شود. این حساب می‌تواند حساب بدهکار (Debit) یا حساب اعتباری (Credit) باشد. در صورتی که نوع حساب، بدهکار باشد، مشتری باید ابتدا مبلغی را در این حساب وارد نموده و تا زمانی که این مبلغ تمام نشده است می‌تواند با آن خرید کند. در صورتی که حساب، اعتباری باشد مشتری تا میزان مشخصی اعتبار خرید دارد. پس از اتمام این میزان اعتبار، مشتری با پرداخت هزینه¬ها با فروشگاه تسویه حساب نموده و مجدداً اعتبار به دست می‌آورد.

- یکی دیگر از روش‌های پرداخت موبایلی روشی است که در آن پرداخت موبایلی صورت نمی‌گیرد! به این معنی که پس از انجام خرید، مشتری رسید خرید را بر روی موبایل خود دریافت نموده و به روش‌های دیگری کالای خود را تحویل گرفته و وجه آن را می پردازد. برای مثال پس از انجام خرید، کالا از طریق پست به خریدار تحویل داده شده و مشتری هزینه آن را به مأمور پست می‌پردازد.
حال بر می‌گردیم به مثال خرید بلیت خودمان. با توجه به این که هیچ کدام از روش‌های بالا در ایران پیاده‌سازی نشده است برای این مشکل باید راه حلی ابتکاری یافت! شاید بهترین راه حل همان گزینه آخر باشد.

شبکه‌های موبایل و توانایی آنها
تجارت موبایلی بر مبنای چندین فناوری ساخته می‌شود که برخی از آنها به خوبی شناخته شده‌اند و تعدادی از آنها برای عموم شهروندان ایرانی نا آشنا است. برای آشنا شدن با این فناوری‌ها به جا است که با نسل‌های شبکه‌های موبایل آشنا شویم:
- نسل اول یا سیستم‌های آنالوگ که فقط برای انتقال صدا از آنها استفاده می‌شد.
- نسل دوم یا سیستم‌های دیجیتال، فناوری مورد استفاده در شبکه موبایل دولتی ایران.
- نسل 2.5 که یکسری خدمات بنام خدمات حامل (Bearer Services) از قبیل امکان ارسال پیام کوتاه، تعریف صندوق صوتی و ... را در اختیار کاربر قرار می‌دهد.
- نسل 2.75 که علاوه بر انتقال صدا و خدمات توانایی انتقال داده با استفاده از فناوری GPRS را دارد. شبکه ایرانسل از این نسل است.
- نسل 3 که فناوری‌هایی را پشتیبانی می‌کند که در نسل‌های قبلی نیست. از جمله آنها می‌توان به تماس‌های ویدیویی، بارگذاری فایل‌های ویدیویی، انتقال اطلاعات با سرعت بالا، خدمات مبتنی بر موقعیت و ... اشاره کرد.

برای استفاده از خدمات تجارت موبایلی باید از گوشی‌هایی استفاده نمود که از WAP پشتیبانی نموده و همچنین دارای مرورگر WAP برای گشتن در اینترنت نیز باشند. در کنار این موارد پیام کوتاه (sms) و پیام چندرسانه‌ای (mms) نیز بسیار کمک می‌کنند.

برای استفاده از همه توانای‌های تجارت موبایلی باید از شبکه‌های نسل 3 استفاده نمود. ولی نسل 2.75 نیز پاسخگوی تعداد زیادی از نیازها است. متأسفانه نسل 2 که در شبکه موبایل دولتی ایران از آن استفاده می‌شود تقریباً هیچ یک از نیازهای تجارت موبایلی را بر آورده نمی‌کند و تنها قابلیتی که دارد همان پیام کوتاه یا sms است. بنابراین هر راه‌حلی که برای تجارت موبایلی در ایران پیشنهاد می‌شود کاملاً مبتنی بر پیام کوتاه یا sms است.

راه‌حل مشکل فروش بلیت!
با توجه به نکاتی که در آخرین بند این نوشته به آن اشاره شد برای حل مشکل بلیت در حال حاضر فقط می‌توانیم از پیام کوتاه استفاده کنیم. راه‌حل پیشنهادی ما به شرح زیر است:
سازمان تربیت‌بدنی مدتی قبل از آغاز بازی - دو یا سه هفته کافی است- شماره پیام کوتاه خود را به اطلاع عموم رسانده و از آنها می‌خواهد که نام و نام خانوادگی و تعداد بلیت درخواستی خود را با استفاده از پیام کوتاه به این شماره ارسال کنند. سپس با پردازش خودکار پیام‌های ارسالی، پیام کوتاهی را که شامل یک کد رمز اختصاصی، تاریخ و نحوه دریافت بلیت است، به افراد ارسال می‌کند. افراد در تاریخ مشخص شده در این پیام کوتاه، به آدرس مورد نظر رفته و بلیت خود را با ارائه کد اختصاصی و کارت شناسایی و پرداخت هزینه بلیت دریافت می‌کنند، به همین سادگی!

چگونه در برابر دزدی‌های آنلاین از خود محافظت کنیم؟

از: ایسنا

آگاهی نسبت به امنیت رایانه و افزایش شناخت نسبت به تهدیدات موجود اینترنتی مانند به روزرسانی نرم‌افزار امری ضروری است تا احتمال هدف قرار گرفتن توسط دزدان آنلاین را به حداقل رسانده شود همچنان که اکنون بسیاری از بانک‌ها و موسسات مالی نسبت به آموزش مشتریان خود اقدام کرده‌اند.

دزدی اطلاعات شخصی اینترنتی یکی از جرایمی است که امروزه در کشورها بویژه در آمریکا با رشد سریعی مواجه است به طوری که آن را جزء پنج نوع کلاهبرداری طبقه‌بندی کرده‌اند که بسیار گزارش شده است.

آمارها نشان می‌دهد با وجود افزایش آگاهی افراد و موسسات مالی نسبت به دزدی اطلاعات شخصی، هیچ نشانی از کاهش آن وجود ندارد و سال گذشته زیان‌های ناشی از دزدی اطلاعات شخصی که 40 درصد از شکایت‌های کلاهبرداری را شامل می‌شود، به حدود 300 میلیون دلار رسید.

بر اساس این گزارش فرد کلاهبردار به اطلاعات بیشتری نسبت به آنچه که در کارت اعتباری وجود دارد، نیازمند است و این اطلاعات مورد نیاز توسط افراد به هنگام گشت و گذارهای توام با بی‌احتیاطی در اینترنت و استفاده از رایانه‌هایی که امنیت آن‌ها با آلوده شدن توسط ویروس‌ها از بین رفته، فراهم می‌شود.

یکی از دلایل دزدی آنلاین اطلاعات شخصی مورد حمله‌ی فیشینگ قرار گرفتن است، یعنی شکلی از دزدی اطلاعات شخصی که استراتژی مجرمانه‌ در آن به کار بسته می‌شود و کارشناسان امنیتی حرفه‌یی آن را مهندسی اجتماعی می‌نامند و بر ارسال ایمیل‌های فریبنده و کشاندن افراد به سایت‌های جعلی برای دزدی اطلاعاتی نظیر شماره‌ی حساب بانک یا اطلاعات کارت اعتباری مبتنی است؛ این دزدان آنلاین از تروجان‌ها برای به دست آوردن نام کاربری و رمز عبور به منظور دست‌یابی به اطلاعات مالی افراد استفاده می‌کنند.

کارشناسان امنیتی در حالی که بسیاری به نرم‌افزارهای آنتی‌اسپم و آنتی‌ویروس اعتماد زیادی دارند، کارشناسان امنیتی بر این باورند که برنامه‌های امنیتی در برابر دزدان اطلاعات شخصی چندان ضد نفوذ نیستند و این نرم افزارها بیشتر برای رفع اکثر حملات فیشینگ و تهدیدات تروجان‌ها به کار می‌روند و در صورت همراه شدن با آگاهی کاربر از تاکتیک‌های مهندسی اجتماعی پیشرفته، موثر واقع خواهند شد.

بنا بر اعلام ضمیمه‌ی ایمیل، معمول‌ترین راه انتقال برنامه‌های اسب تروجان است که باید احتیاط دو گانه‌ای را در مورد آن به عمل آورد، به این معنی که توجه داشت که تنها با دیدن نام فرستنده نمی‌توان از بی خطر بودن ایمیل و گشودن آن اطمینان حاصل کرد؛ ورم‌های شبکه نیز از انواع خطرناک ویروس‌ها هستند که بدون نیاز به دخالت صاحب رایانه منتشر می‌شوند و انواع پیشرفته‌ی آن‌ها با دسترسی به ‌آدرس‌های ایمیل خود، بدون آگاهی صاحب ایمیل به ارسال ایمیل‌های آلوده اقدام می‌کنند و از این رو هرگز نباید ایمیلی را که انتظار دریافتش را نداریم، باز کرد و برای اطمینان باید با فرستنده‌ی آن تماس گرفت.

کارشناسان امنیتی عقیده دارند حتی اگر با اطلاع قبلی، ضمیمه‌ی ایمیلی دریافت می‌شود، باز هم خالی از خطر نخواهد بود، زیرا ممکن است فرستنده، فایل آلوده‌ای را ناخواسته ارسال کند، این امر به عهده‌ی نرم‌افزارهای امنیتی و آنتی‌ویروس‌ها خواهد بود تا تشخیص دهند ضمیمه‌ قابل گشودن است یا نه؛ فایل‌های ضمیمه اغلب حاوی اسناد و گرافیک‌هایی هستند که در صورت وجود کدهای مخرب پنهان شده در آن‌ها، کلیک بر روی آن‌ها موجب فعال شدنشان خواهد شد.

پیام‌های مذکور در ظاهر ممکن است حاوی مطالب مفرح یا کمک خواهی باشند که فرد را به ارسال و اشتراک پیام با دوستان خود دعوت می‌کند اما در کنار به کار بستن احتیاط فوق‌العاده در مورد ضمیمه‌ها، حفاظت چند لایه رایانه ضروری است و از این رو نباید تنها نرم‌افزارهای آنتی ویروس را به کار برد بلکه باید از رایانه در برابر اسپم‌ها و spyware‌ها حفاظت و حداقل از محصولی استفاده کرد که حفاظت پیشرفته‌ی ایمیل و اسکن ضمیمه‌های خطرناک را در پیام‌های ارسالی و دریافتی ممکن می‌سازد؛ همچنان که اکنون شرکت‌های معتبری نظیر مک‌آفی، بسته‌های امنیتی را عرضه می‌کنند که شامل چندین نوع برنامه‌ی مکمل حفاظتی در برابر ویروس، اسپم، ورم و حملات فیشینگ است.

کارشناسان اعلام می‌کنند از آن جا که اغلب نرم‌افزارهای امنیتی پیشرفته برای تشخیص امکان آلوده شدن سیستم رایانه، عملکرد فعلی کدهای مخرب را مورد بررسی قرار می‌دهند،‌ به تاخیر انداختن بروزرسانی این نرم افزارها،‌ آن‌ها را در خطر قرار می‌دهد،‌ همچنین آگاهی نسبت به تنظیم ویژگی بروزرسانی نرم‌افزار حائز اهمیت است؛ برخی ازبرنامه‌ها امکان انتخاب یک فاصله‌ی زمانی میان بروزرسانی‌های معمولی را می‌دهند که در اکثر نرم افزارهای امنیتی، یافتن این تنظیم آسان است.

اکثر بسته‌های امنیتی مشهور امکان برنامه‌ریزی برای اسکن کامل سیستم را به منظور شناسایی نفوذ گران می‌دهند، اگرچه این اسکن زمان‌بر خواهد بود اما باید به موقع انجام شود تا امکان تشخیص و حذف ویروس‌های آسیب زننده و spyware‌هایی که اطلاعات شخصی را به سرقت می‌برند را داشته باشیم؛ یکی از عملکردهای معمول و مطمئن، اجتناب از کلیک بر روی لینک‌های ایمیل‌های دریافتی است، بنابراین باید همیشه آدرس یک وب سایت را در یک صفحه‌ی جدید مرورگر باز کرد؛ این اقدام احتیاطی ما را از خطر حملات فیشینگ مصون خواهد کرد.

بر اساس این گزارش یکی دیگر از موارد مورد احتیاط استفاده از مرورگر اینترنتی مطمئن است،‌ به عنوان مثال مرور گر IE6 مایکروسافت هدف حملات زیادی قرار گرفت زیرا هکرها با آگاهی از این که 90 درصد کاربران اینترنتی از این مرورگر استفاده می‌کنند، انواع برنامه‌های مخرب خود را بر اساس ضعف‌های امنیتی این مرورگر طراحی می‌کردند. البته اکنون مرورگر IE 7 با ویژگی‌های امنیتی ارتقا یافته و ویژگی آنتی فیشینگ آن تا حدودی این مشکل را برطرف کرده است.

در کنار استفاده از نرم‌افزارهای امنیتی و هوشیاری به هنگام انجام داد و ستدهای تجاری آنلاین، باید مراقب اطلاعات اعتباری خود باشیم، برای این کار باید از خدمات کنترل اعتبار استفاده کرد تا اطمینان حاصل کنیم هدف دزدان اطلاعات قرار نگرفته‌ایم. یک سرویس کنترل اعتبار می‌تواند به محض مشاهده‌ی هر معامله‌ی مشکوک که ممکن است اطلاعات اعتباری را تحت تاثیر قرار دهد، اعلام می‌کند.

چالش بانکداری الکترونیک

چالش بانکداری الکترونیک
یاشار بهمند- حیلت‌نو
اشاره: توسعه دسترسی به شبکه گسترده جهانی(اینترنت) انقلابی را در زمینه ارتباطات «یک به یک» و «یک به چند» در همه نقاط دنیا ایجاد کرده است. به جرأت می‌توان گفت که جهان هیچگاه شاهد چنین شتابی برای استفاده از یک پدیده علمی نبوده است. دسترسی تعداد زیادی از مردم به شبکه جهانی اینترنت و گسترش ارتباطات الکترونیک بین افراد و سازمان‌های مختلف از طریق دنیای مجازی، بستری مناسب برای برقراری مراودات تجاری و اقتصادی فراهم کرده است و تجارت و بانکداری الکترونیک را می‌توان از تبعات گسترش و نفوذ آن دانست. با توجه به اهمیت موضوع بانکداری الکترونیک و روند صعودی رواج آن در ایران و جهان لازم دانستیم مروری سریع داشته باشیم بر مفاهیم اولیه در این عرصه از جمله نسبت تجارت الکترونیک و بانکداری الکترونیک.

جایگاه تجارت الکترونیک
تجارت الکترونیک، عمده‌ترین دستاورد بکارگیری فناوری ارتباطات و اطلاعات (ICT) در زمینه‌های اقتصادی است. استفاده از این فناوری موجب توسعه تجارت، تسهیل ارتباطات عوامل اقتصادی، فراهم کردن امکان فعالیت برای بنگاه‌های کوچک و متوسط، ارتقای بهره‌وری، کاهش هزینه‌ها و صرفه‌جویی در زمان شده است. فناوری ارتباطات و اطلاعات امکان افزایش قابلیت رقابت‌پذیری بنگاه‌ها را فراهم ساخته و همچنین به ایجاد مشاغل جدید منجر شده است.

بر اثر گسترش این فناوری، حجم تجارت الکترونیک در جهان روز به روز در حال رشد است. طبق تحقیقات منتشر شده توسط موسسه فارستر پیش‌بینی شده بود طی سال‌های 2006-2002 حجم تجارت الکترونیک به طور متوسط سالانه بیش از 58 درصد رشد کرده و از 2293 میلیارد دلار در سال 2002 به بیش از 12837 میلیارد دلار در سال 2006 بالغ شود.

تعریف تجارت الکترونیک
برای تجارت الکترونیک به عنوان یکی از پدیده‌های بزرگ قرن 21 تعاریف مختلفی ارائه شده است که از جمله آنها می‌توان به این موارد اشاره کرد: هدایت ارتباطات کاری و معاملات بر روی شبکه‌ها از طریق رایانه؛ خرید و فروش کالاها و خدمات و انتقال سرمایه‌ها از طریق ارتباطات دیجیتالی؛ کاربرد وسایل الکترونیک برای تبلیغ، فروش، توزیع و پشتیبانی محصولات.

اما اتحادیه اروپا در سال 1997 آن را به این شکل تعریف کرد: تجارت الکترونیک بر پردازش و انتقال الکترونیک داده‌ها شامل متن، صدا و تصویر مبتنی است. تجارت الکترونیک فعالیت‌های گوناگونی از قبیل مبادله الکترونیک کالاها و خدمات و تحویل فوری مطالب دیجیتالی و انتقال الکترونیک را در‌ بر دارد. تجارت الکترونیک که تا چندی قبل به تعداد معینی از شرکت‌ها محدود می‌شد در حال ورود به عصر جدیدی است که در آن تعداد زیادی مصرف کننده در شبکه حضور دارند.

به علاوه محتوای آن از حیطه مبادله داده‌های مربوط به سفارش دادن یا قبول سفارش فراتر رفته و فعالیت‌های عمده‌ تجاری از قبیل تبلیغات، آگهی، مذاکرات، قراردادها و تسویه حساب‌ها را نیز در برگرفته است. از مجموعه تعاریف ارائه شده فوق می‌توان نتیجه گرفت که زمینه‌های کاربرد تجارت الکترونیک بسیار گسترده‌تر از مبادله کالا و خدمات و وجوه است و در تعریف آن و تعیین سیاست‌های مورد نظر باید علاوه بر کاربردهای بالفعل به کاربردهای بالقوه آن نیز توجه داشت.

بانکداری الکترونیک
یکی از ابزارهای ضروری برای تحقق و گسترش تجارت الکترونیک، وجود سیستم بانکداری الکترونیک است که همگام با سیستم‌های جهانی مالی و پولی عمل و فعالیت‌های مربوط به تجارت الکترونیک را تسهیل کند. در حقیقت می‌توان گفت که پیاده‌سازی تجارت الکترونیک، نیازمند تحقق بانکداری الکترونیک است. استفاده از سیستم‌های الکترونیک در موسسات مالی و اعتباری جهان به سرعت رو به گسترش بوده و تعداد استفاده‌کنندگان از خدمات بانکداری الکترونیک روز به روز در حال افزایش هستند.

براساس گزارش تحقیقاتی موسسه Data Monitor (از مراکز برجسته تجزیه و تحلیل اطلاعات بانکداری در اروپا) آمار استفاده‌کنندگان از سیستم‌های بانکداری الکترونیک در هشت کشور فرانسه، آلمان، ایتالیا، هلند، اسپانیا، سوئد، سوئیس و انگلیس از 5/4 میلیون نفر در سال 1999 به حدود 22 میلیون نفر در سال 2004رسیده است. در سال 2005 بیش از 75 درصد شرکت‌های فعال در کشورهای توسعه یافته حداقل از یکی از خدمات بانکداری الکترونیک استفاده می‌کنند.

تعریف بانکداری الکترونیک
برای شناخت هر پدیده‌ای لازم است تا ابتدا تعریف مشخصی از آن پدیده و عوامل و متغیرهای مرتبط با آن ارائه کرد. برای بانکداری الکترونیک تعاریف گوناگونی ارائه شده که از آن جمله می‌توان به تعاریف زیر اشاره کرد:
- فراهم آوردن امکان دسترسی مشتریان به خدمات بانکی با استفاده از واسطه‌های ایمن و بدون حضور فیزیکی
- استفاده مشتریان از اینترنت برای سازماندهی، آزمایش و یا انجام تغییرات در حساب‌های بانکی خود و یا سرمایه‌گذاری و بانک‌ها برای ارائه عملیات و سرویس‌های بانکی.
- ارایه مستقیم خدمات و عملیات بانکی جدید و سنتی به مشتریان از طریق کانال‌های ارتباطی متقابل الکترونیک.

به طور کلی می‌توان گفت بانکداری الکترونیکی عبارت است از فراهم آوردن امکاناتی برای کارکنان در جهت افزایش سرعت و کارایی آنها در ارائه خدمات بانکی در محل شعبه و همچنین فرآیند‌های بین شعبه‌ای و بین بانکی در سراسر دنیا و ارائه امکانات سخت‌افزاری و نرم‌افزاری به مشتریان که با استفاده از آنها بتوانند بدون نیاز به حضور فیزیکی در بانک، در هر ساعت از شبانه روز (۲۴ساعته) از طریق کانال‌های ارتباطی ایمن و با اطمینان عملیات بانکی دلخواه خود را انجام دهند.

به عبارت دیگر بانکداری الکترونیکی استفاده از فناوری‌های پیشرفته نرم‌افزاری و سخت‌افزاری مبتنی بر شبکه و مخابرات برای تبادل منابع و اطلاعات مالی به صورت الکترونیکی است که می‌تواند باعث حذف نیاز به حضور فیزیکی مشتری در شعبه بانک‌ها شود.

سرویس‌های بانک الکترونیک
بانکداری الکترونیک شامل سیستم‌هایی است که مشتریان موسسات مالی را قادر می‌سازد تا در سه سطح اطلاع‌رسانی، ارتباط و تراکنش از خدمات و سرویس‌های بانکی استفاده کنند:

الف - اطلاع رسانی: این سطح ابتدایی‌ترین سطح بانکداری اینترنتی است. بانک اطلاعات مربوط به خدمات و عملیات بانکی خود را از طریق شبکه‌های عمومی یا خصوصی معرفی می‌کند.

ب - ارتباطات: این سطح از بانکداری اینترنتی امکان انجام مبادلات بین سیستم بانکی و مشتری را فراهم می‌آورد. ریسک این سطح در بانکداری الکترونیک بیشتر از شیوه سنتی است و بنابر‌این، برای جلوگیری و آگاه ساختن مدیریت بانک از هرگونه تلاش غیرمجاز برای دسترسی به شبکه اینترنتی بانک و سیستم‌های رایانه‌ای به کنترل‌های مناسبی نیاز است.

ج – تراکنش: این سیستم متناسب با نوع اطلاعات و ارتباطات خود، از بالاترین سطح ریسک برخوردار است و باید سیستم امنیتی قوی بر آن حاکم باشد. در این سطح مشتری در یک ارتباط متقابل قادر است تا عملیاتی چون پرداخت صورتحساب، صدور چک، انتقال وجه و افتتاح حساب را انجام دهد.

شاخه‌های بانکداری الکترونیک
بر حسب امکانات و نیازهای بازار بانکداری الکترونیک در زیر شاخه‌ها و انواع مختلفی ارائه می‌شود که شامل:
1- بانکداری اینترنتی
2- بانکداری مبتنی بر تلفن همراه و فناوری‌های مرتبط با آن
3- بانکداری تلفنی
4- بانکداری مبتنی بر نمابر
5- بانکداری مبتنی بر دستگاه‌های خودپرداز
6- بانکداری مبتنی بر پایانه‌های فروش
7- بانکداری مبتنی بر شعبه‌های الکترونیکی

کانال‌های بانکداری الکترونیک
برای ارائه خدمات بانکداری الکترونیک کانال‌های متعددی وجود دارد که برخی از آنان عبارتند از: رایانه‌های شخصی، کمک پردازنده‌های شخصی، کیوسک، شبکه‌های مدیریت یافته، تلفن ثابت و همراه و ماشین‌های خودپرداز.

در روش شبکه‌های مدیریت یافته، بانک‌ها برای ارتباط با مشتریان خود از شبکه‌هایی که قبلاً ایجاد شده استفاده می‌کنند. در روش اینترنت با رایانه‌های شخصی، بانک از طریق ایجاد یک پایگاه اینترنتی و معرفی آن به مشتریان، با‌ آنها ارتباط متقابل برقرار کرده و ارائه خدمت می‌کند. در روش بانکداری تلفنی، تلفن (اعم از تلفن ثابت و همراه) وسیله ارتباطی بانک با مشتریان خود بوده و از این طریق خدمات بانکی عرضه می‌شود.

با استفاده از ماشین‌های خودپرداز نیز بانک‌ها می‌توانند خدمات متنوعی از قبیل برداشت نقدی، سپرده‌گذاری، انتقال وجوه، پرداخت صورتحساب وغیره را به مشتریان خود ارائه دهند.

مزایای بانکداری الکترونیک
مزایای بانکداری الکترونیک را می‌توان از دو جنبه مشتریان و موسسات مالی مورد توجه قرار داد. از دید مشتریان می‌توان به صرفه‌جویی در هزینه‌ها، صرفه‌جویی در زمان و دسترسی به کانال‌های متعدد برای انجام عملیات بانکی نام برد.

از دید موسسات مالی می‌توان به ویژگی‌هایی چون ایجاد و افزایش شهرت بانک‌ها در ارائه نوآوری، حفظ مشتریان علیرغم تغییرات مکانی بانک‌ها، ایجاد فرصت برای جست‌وجوی مشتریان جدید در بازارهای هدف، گسترش محدوده جغرافیایی فعالیت و برقراری شرایط رقابت کامل را نام برد. بر اساس تحقیقات مؤسسه Data Monitor مهم‌ترین مزایای بانکداری الکترونیک عبارتند از: تمرکز بر کانال‌های توزیع جدید، ارائه خدمات اصلاح شده به مشتریان و استفاده از راهبردهای تجارت الکترونیک.

البته مزایای بانکداری الکترونیک از دیدگاه‌های کوتاه‌مدت، میان مدت و بلندمدت نیز قابل بررسی است. رقابت یکسان، نگهداری و جذب مشتری از جمله مزایای بانکداری الکترونیک در کوتاه‌مدت (کمتر از یکسال) هستند. در میان‌مدت (کمتر از 18 ماه) مزایای بانکداری الکترونیک عبارتند از: یکپارچه‌سازی کانال‌های مختلف، مدیریت اطلاعات، گستردگی طیف مشتریان، هدایت مشتریان به سوی کانال‌های مناسب با ویژگی‌های مطلوب و کاهش هزینه‌ها. کاهش هزینه پردازش معاملات، ارائه خدمات به مشتریان بازار هدف و ایجاد درآمد نیز از جمله مزایای بلندمدت بانکداری الکترونیک هستند.

بانکداری الکترونیک ؛ تیغ دولبه فرصت و تهدید
استقرار بانکداری الکترونیک یکی از مسایل مهمی است که امروز از ضروریات صنعت نوین بانکداری به حساب می‌آید. گسترش این روند برای بانک‌ها هم یک تهدید است و هم یک فرصت. بانک‌هایی که در ارائه همگانی این گونه خدمات با شکست مواجه شوند در معرض خطر از دست دادن تعداد زیادی از مشتریان خود قرار خواهند گرفت و بانک‌هایی که با سرعت به‌سوی ارائه و ارتقا خدمات برخط (Online) می‌روند فرصت آن را خواهند داشت که مشتریان بیشتری جذب کنند، مناطق جغرافیایی وسیع‌تری را تحت پوشش قرار دهند و اعتبار خود را در رابطه با مشتریان افزایش دهند.

در بانک‌های پیشرو در خدمات بانکداری الکترونیک، کانال‌های مختلف بانکداری بـــا هم تلفیق و سیستم‌های جزیره‌ای یکپارچه می‌شود. پس، مدیریت اطلاعات و مدیریت ارتباط با مشتریان بهبود می‌یابد و رضایت مشتریان، صرفه‌جویی در هزینه‌ها و تولید درآمد بیشتر برای بانک‌ها را به همراه خواهد داشت. اما قبل از اینکه اقدام به ایجاد و پیاده‌سازی سیستم بــــانکداری الکترونیک شود، باید امکان‌پذیر بودن استقرار آن در شبکه بانکی مورد ارزیابی قرار گیرد، یعنی اطمینان داشته باشیم که پروژه در محیط‌های فنی، اقتصادی و مالی و نیروی انسانی می‌تواند فعالیت کند.

امکان‌پذیری فنی در رابطه با دردسترس بودن سخت‌افزارها، نرم‌افزارها و آگاهی از چگونگی توسعه سیستم بانکداری الکترونیک برای جوابگویی نیاز کاربران است. پیاده‌سازی بانکداری الکترونیک در کشورهایی مانند کشور ما مستلزم وجود کلیه زمینه‌های فرهنگی و اقتصادی، سیاسی، تکنولوژیک و حتی آموزش به عنوان پیش نیاز می‌باشد. درحالی که ضرورتاً کلیه خدمات نیز باید متناسب با ساختار سنتی و مدرن جامعه قانونی شوند تا سرمایه‌گذاری بر روی ایجاد این امکانات را توجیه نمایند و امکان موفقیت را افزایش دهد.

به منظور بررسی این پیش نیازها امکان‌سنجی ایجاد بانکداری الکترونیک از لحاظ فنی، اقتصادی و نیروی انسانی با کمک نیروهای متخصص در حوزه‌های فناوری اطلاعات در کنار کارشناسان اقتصادی و بانکی اقتصادی ضروری می‌باشد. از سوی دیگر تردیدی نیست که یکی از ضروریات ورود به بازارهای جهانی و عضویت در سازمان‌هایی نظیر سازمان تجارت جهانی، داشتن نظام بانکی کارآمدی است که بتواند با دقت، سرعت و با تکنولوژی هم سطح با بانک‌های پیشرفته دنیا به این بازارها وارد شود و زمینه تجارت کارآمد را برای تولیدکنندگان و مصرف‌کنندگان داخلی فراهم سازد در کشورهای پیشرفته دنیا مذاکرات بین خریدار و فروشنده، سفارش خرید، تهیه بیمه‌نامه، انتقال پول به صورت الکترونیک و حمل و نقل کالا براساس درخواست‌های الکترونیک است. در این راستا تهیه زیرساخت‌های فنی موردنیاز بانکداری الکترونیک از ارکان اصلی و لازمه تحقق این امر می‌باشد.
منبع:ایتنا

وضع شرکت‌های IT خوب یا بد؟

نگرانی شرکت‌های فناوری اطلاعات از آنجا اوج گرفت که ظاهرا بودجه‌ای برای IT در سال آینده در نظر گرفته نشده بود.

دنیای اقتصاد- حوزه فناوری اطلاعات در کشور ما حکایت غریبی دارد. اگر نخواهم زیاد به حاشیه بروم باید به آمار و اطلاعاتی که در روزهای گذشته در جراید و از سوی برخی مراجع پیرامون وضعیت شرکت‌های فناوری اطلاعات منتشر شد، اشاره کنم. نگرانی شرکت‌های فناوری اطلاعات از آنجا اوج گرفت که ظاهرا بودجه‌ای برای IT در سال آینده در نظر گرفته نشده بود.

قبل‌تر از آن هم به مراتب اعلام شده بود که شرکت‌های فناوری اطلاعات به ویژه نرم‌افزاری‌ها در وضع بدی قرار دارند و از ابتدای سال دائما در حال تعدیل نیرو هستند. البته به غیر از موضوع تعدیل نیروی انسانی در شرکت‌های فناوری اطلاعات، اخباری نیز از تعطیل شدن و بالا آوردن بدهی و متواری شدن برخی مدیران شرکت‌های IT منتشر شد.

لیکن داستان غریبی است که در شرایطی که سازمان نظام صنفی رایانه‌ای به عنوان یکی از نهادهای حوزه فناوری اطلاعات خبر از نیاز مبرم شرکت‌های خصوصی به حمایت‌های جدی جهت حفظ بقای ایشان می‌دهد. یکی از بخش‌های دولتی در راستای ماموریت نامربوط همه ساله خود، امسال نیز عزم سفر به فرنگستان کرده است.

مرکز صنایع نوین که از چند سال قبل به تنهایی بار کم‌کاری وزارت بازرگانی، مرکز توسعه صادرات و شرکت نمایشگاهی کشور را بر دوش می‌کشد امسال نیز قصد دارد از طریق مجری انحصاری خود یعنی شرکت ثنارای بار دیگر تعدادی از شرکت‌های کشورمان را به نمایشگاه بین‌المللی «سبیت» در کشور آلمان ببرد.

غریبی حکایت ما نیز از همین جا شروع می‌شود. ما نفهمیدیم وضع شرکت‌های خصوصی کشور در حوزه نرم‌افزار با وجود هشدارها و اظهار نگرانی‌ها بالاخره خوب است یا بد؟ اگر وضعمان خوب نیست که جریان خرج کردن پول مملکت در خارج از کشور چیست؟

حتما این چنین توجیه می‌شود که چون وضع شرکت‌ها خوب نیست به دنبال یافتن بازارهای جدید برای ایشان هستیم. حال یک پرسش دیگر طرح می‌شود که مگر چند درصد شرکت‌های داخلی محصول قابل صادرات دارند؟

بزرگ‌ترین شرکت نرم‌افزاری کشور تا آنجا که شنیده‌ایم تا به حال حتی یک محصول نیز به خارج صادر نکرده و از همین بازار داخلی خودمان به چنین جایگاهی رسیده است. پرسش دیگر این که بیایید فرض کنیم ده شرکت داخلی محصول قابل صادرات دارند.

باز هم تا آنجا که من می‌دانم شرکت‌هایی که قادر به فروش محصول در بازارهای جهانی هستند از توان مالی مناسبی برای دست کردن در جیب خود برخوردارند و اصولا از طریق اعزام نیروی بازاریاب به این نمایشگاه‌ها گلیم خود را از آب می‌کشند.

اما فرض کنیم از این ده شرکت 5 شرکت هستند که خیلی دوست دارند بدون پول و توان کافی وارد بازارهای جهانی نیز بشوند. تا اینجا هم عیبی وارد نیست و بی‌شک باید از شرکت‌های کوچک برای ورود به بازارهای جهانی حمایت کرد.

اما چند شرکت با چنین مشخصاتی داریم؟ بیایید باز هم فرض کنیم 10 شرکت. باز باید پرسید آیا دراین شرایط ما باید صدها میلیون تومان را به همین چند شرکت تخصیص دهیم و صدها شرکت‌های داخلی را هم به امان خدا رها کنیم؟

آیا همه ساله شرکت‌های جدیدی به نمایشگاه‌های خارجی اعزام می‌شوند؟
آیا تنها راه ورود به بازارهای جهانی صرف صدها میلیون تومان بودجه دولت در سال برای حضور در نمایشگاه‌های خارجی است؟
از سفرهای پیشین چه توشه‌ای اندوخته‌ایم و تا چه حد چنین حمایتی به افزایش صادرات محصولات آی‌تی‌ منجر شده است؟
منبع: ایتنا

بلاگ‌اسکای جشن می‌گیرد

نخستین گردهمایی وبلاگ‌نویسان همزمان با شروع پنجمین سال فعالیت سرویس‌دهنده بلاگ‌اسکای(blogsky) بزودی در حضور اصحاب رسانه برگزار می‌شود.




به گزارش روابط عمومی بلاگ‌اسکای، در اولین برنامه جمعی و رسانه‌ای بلاگ‌اسکای تاریخچه و برنامه‌های آتی این سرویس دهنده وبلاگ فارسی معرفی و اعضاء با مدیران این فضا از نزدیک آشنا می‌شوند.

بنا بر این گزارش، کمک به آسان‌سازی سرویس وبلاگ فارسی، کمک به ترویج فارسی نویسی در وب، کمک به رشد رسانه وبلاگ در ایران، ایجاد فضای تعامل و هم‌اندیشی میان بلاگرهای ایرانی و خصوصا اعضای بلاگ‌اسکای، فراهم آوری شرایط مناسب برای حضور مدیران بلاگ‌اسکای در میان بلاگرها و تعامل مستقیم جهت ارائه سرویس‌های مناسب، شناسایی بلاگرهای توانا و کوشای بلاگ اسکای و ایجاد زمینه تقدیر و تشکر از اعضای فعال از جمله اهداف بلاگ اسکای و همچنین برنامه‌های آن در این مراسم است.

این گزارش می افزاید: بلاگ‌اسکای به مناسبت تولد خود وبلاگ جدیدی با عنوان (birthday.blogsky.com ) ایجاد و آن را برای نظرات مخاطبان و ارتباط بیشتر با آنها مهیا کرده است.
در این وبلاگ گروهی اعضای بلاگ اسکای می‌توانند به اظهار نظر در خصوص این سرویس‌دهنده و نیز برنامه جشن تولد بپردازند.

بیستم فروردین ماه 82 بلاگ اسکای متولد شد و اکنون درحالی شروع پنجمین سال فعالیت خود را جشن می گیرد که رشد و گسترش وبلاگ‌نویسی به زبان فارسی توانسته فرهنگ و زبان ایرانی–اسلامی را در فضای شبکه جهانی اینترنت زنده نگهدارد.

شایان ذکر است برنامه زمانبندی و محل برگزاری مراسم متعاقبا اعلام می‌شود.

Chapter 1-7:Summary

Summary

A project is a group of activities that produces a unique product or service with a measurable goal. It has a defined start and finish. Project management is the application of tools and techniques to organize the project activities to successfully meet the project goal. A project manager manages these activities.

A project manager needs not only technical knowledge of the product or service being produced by the project, but also a wide range of general management skills. Key general management skills include leadership, communication, problem solving, negotiation, organization, and time management.

Projects have life cycles that are composed of multiple phases. Applying tools and techniques from process groups completes these phases. The five process groups defined by the Guide to the PMBOK are Initiation, Planning, Executing, Controlling, and Closing. The type of organizational structure impacts how projects are managed and staffed. The primary structures are functional, matrix, and projectized. The traditional departmental hierarchy in a functional organization provides the project manager with the least authority. The other end of the spectrum is the projectized organization, where resources are organized around projects, and the project manager has the authority to take action and make decisions regarding the project. The matrix organization is a middle ground between the functional and the projectized organization.

The Systems Development Life Cycle (SDLC), with its distinct phases of Planning, Analysis, Design, Implementation and Operations and Support augments the overall project planning elements. In a new software development project, for example, not only would you utilize highquality project planning principles, but you’d mesh them with the elements of SDLC so you’re assured that the system you’re delivering is adequate and correct for the requestors

Chapter 1-6:Organizational Structure Impacts

Organizational Structure Impacts

The structure of your organization has a great impact on many aspects of project management, including the authority of the project manager and the process to assign resources.

Project managers can often become frustrated by what appear to be roadblocks in moving the project forward. It many cases the root issue is the organizational structure and how it operates. You must understand how your project fits within the organization in order to know the correct approach to resolving issues.

Functional Organization

The classic organization structure is the functional organization, as shown in Figure 1.2. In this structure, the staff is organized along departmental lines, such as IT, marketing, sales, network, public relations, customer support, and legal. Each person within a department has a clearly identified superior.

Figure 1.2: The Functional Organization

A project that is approved within a functional organization often has silos of work that are completed independently within each department. These silos may even be managed as separate projects.

The typical characteristics of a functional organization are limited authority for the project manager, part-time rather than full-time project resources, and an issue resolution process that must go up the departmental chain of command and laterally to other departments.

Project managers in functional organizations are often frustrated, because they are held accountable for the results of the project, but they have no means of holding team members accountable for project deliverables. The functional manager controls a team member’s salary, bonus, and job rating. You may see some functional organizations that allow project managers input into team member compensation and rating, but the amount of weight it carries may not always be in proportion to the time spent on the project.

A project manager in a functional organization will benefit greatly from developing a good relationship with the functional managers. These managers can greatly influence the success of the project. Often they are asked to provide more resources to projects than they have available or qualified people. Working with the functional manager to resolve these issues is critical.

Matrix Organization

Another common organizational structure is the matrix organization, which is depicted in Figure 1.3. Matrix organizations typically are organized along departmental lines, like a functional organization, but resources assigned to a project are accountable to the project manager for all work associated with the project.. The project manager is often a peer of the functional staff managers. The project team members have two or more bosses; their functional manager and the project manager(s) they are reporting to.

Figure 1.3: The Matrix Organization

The typical characteristics of a matrix organization are low to moderate authority for the project manager, a mix of full-time and part-time project resources, and better interdepartmental communication. There are both weak and strong matrix organizations: the stronger the matrix, the more authority for the project manager.

Project managers in a matrix organization need to be very clear with both the project team members and their respective functional managers which results the team member is accountable for to the project manager and which are accountable to the functional manager. The team member should only be accountable to one person for a given result to avoid conflicting direction. Another trouble area in a matrix organization is how thin resources may be spread. If you have a resource assigned 50 percent to your project, it should be reflected in the work assigned by the functional manager or other projects to which the team member has been assigned. Addressing resource issues up front will prevent problems down the road.

Projectized Organization

The last type of organization structure we are going to discuss is the projectized organization, which is depicted in Figure 1.4. This organization is far less common in our experience than the other two. In this type of an organization, most of the work is project work, and the company is organized by projects.

Figure 1.4: The Projectized Organization

The typical characteristics of a projectized organization are a high level of authority for the project manager, full-time project resources, and a dedicated project support staff.

Project managers in a projectized organization are responsible for all decisions regarding the project. Team members are usually colocated, which enhances communication and efficiency.

The big drawback of a projectized organization is the how to handle staffing as one project ends. There may not always be a new project waiting for resources. The timing of increasing or decreasing resources can become very complex

Chapter 1-5:Project Life Cycles

Project Life Cycles

Every project has a number of phases to mark the beginning, middle, and end of the project. The project life cycle is the composition of these multiple phases, which can be laid out on a timeline. In an ideal world, all deliverables from one phase would be complete and approved prior to the start of the next phase. In reality, the various phases of a life cycle can overlap. The term for starting one phase prior to the completion of a previous phase is fast tracking. This is normally done to shorten the project schedule.

Project life cycles vary widely between different industries and to some degree even within an organization. Although project life cycles are diverse, you will find several key elements. A project life cycle should depict at the highest level the deliverables for each phase and the category of resources involved. A life cycle should also depict how the project will be folded into the operational business on completion.

Now let’s take a look at some examples of typical life cycles of IT projects.

IT Project Life Cycles

Every IT project has a life cycle and a series of phases. The software development life cycle (SDLC) closely parallels project management process groups with its five phases: planning, analysis, design, implementation, and operation and support. The following is a closer look at each of these phases.

Systems Planning

The systems planning phase begins with a formal request to IT for a system that will solve a problem, or provide an upgrade or improvement to an existing system. The formal request is called a systems request and embodies the problem and business processes that need to be addressed within the given system.

A systems request has two potential outcomes: a preliminary investigation and a feasibility study (depending on the size of the system). The preliminary investigation basically maps to the preliminary requirement-gathering process that you go through when you’re in the Initiation process group of project management. From this preliminary investigation you may derive a feasibility study that denotes the cost-benefits associated with the request as well as recommendations that drill down into the various factors involved, such as operational, time, economic, or technical conditions.

But systems planning goes beyond the notion of “we’ve got a system we’d like for you to build.” It also gets into the idea of how that system fits into the overall corporate scheme of things—does the system enhance the corporate vision and goals?

Additionally (and more subtly), good systems planning may well point back to the need for a change in business processes in order to more closely accommodate the stated desired results. Sometimes automation and technology can’t (or shouldn’t) solve a problem, when a change in the way that a business process is currently being done will do nicely.

Systems Analysis

You’ve solidified a feasible system request and you’re planning on going forward. The systems analysis segment is the next logical step in your progression. In this phase you develop a logical model of the system by diagramming the logical flows of the data. You’ll map out what the requirements are for the new system.

Note

Some good system analysis techniques (but beyond the scope of this book) include data flow diagrams (DFDs) and use case scenarios and entity relationship diagrams (ERDs) that illustrate the various inflows and outflows of the system, in addition to the anticipated way that people will interact with it.

If you understand the goals of the business manager that is requesting the system and you couple that with the logical flows that you derive for the system by going through a business process analysis, you can make your job much easier in diagramming, at a high level, how the proposed new system will operate. A visual representation of the basic business flows will also help others understand how the system parts interoperate and help nontechnical people understand how you think about their business process.

In the analysis phase you begin to knock out what it is—the nuts and bolts—that this system consists of. Through your previous analysis process, including interviewing various stakeholders, performing fact-finding analysis, and formulating solid objective ideas about what the system should be comprised of and what it should do, you can build various enterprise models that include the data objects themselves. You also can understand the various process and data models that are involved. Also, fleshing out a prototype at this point will prove to be a worthwhile effort because prototypes give stakeholders a way to visualize the new system.

The systems planning and analysis phases roughly correlate to the Initiation and Planning process groups, which we’ll discuss in more detail in Chapter 2.

The final outcome of the systems analysis phase is called a systems requirements document. The document spells out what you heard the business representatives say that they wanted in the new system. You got here by going through a variety of processes including interviewing various experts in the business process, sitting with them to watch how they go about their work, questioning the manager, and other such methods. The document is about the business for the business. Like a da Vinci charcoal drawing intending to help the artist understand what it was he was going to paint, the business requirements doc will help you derive your new system.

Systems Design

In the systems design phase you denote all the components that will be included in your IT project, including all of the inputs (such as data flowing into the system or keyboard input by a data-entry clerk), outputs (such as screen displays or reports), and processes involved. Additionally, at design time you flesh out the various controls required, whether automated or manual, that will contribute to the system’s successful operation. If you’re working on a project in which code has to be written, you’ll draw out the architecture that the application(s) will use in a document, called the system design specification (SDS), a detailed document that allows the project team members to exactly build the desired system. The SDS illustrates exactly how programmers are to create the system.

If the system doesn’t require software development, but does require database or infrastructure creation or enhancement, it’s key that all stakeholders, from management to end users, understand what you’ve designed and how you imagine it will work, and that technicians be able to build the desired system. If you’re using a Commercial Off The Shelf (COTS) program, you’ll design its integration into the system that you’re building.

Note too that other elements such as infrastructure additions or renovations, cabling upgrades, WAN connectivity (including wireless), new types of computing such as PDAs, telephony integration, and a host of other things may be included in the design of your system. Just because your system primarily uses software does not mean that the underlying components don’t need to be addressed and freshened as well.

Systems Implementation

In the systems implementation phase of the IT project life cycle, the system is constructed. Whether that means that programmers write programs, you purchase COTS programs, or you come up with some in-between system that uses elements from both worlds, you’ll want to deliver a completely functional and fully documented system.

This phase includes such elements as the conversion of old data to new tables, training the users, testing, and migrating to the new system. You’ll also prepare a write-up called the systems evaluation to provide an earmark as to how well the system performs relative to your stipulations in the system design specification.

Systems Operation and Support

Mapping somewhat to the Closing process group, which we’ll discuss in just a moment, the systems operation and support phase means that you put the system into routine operation, and provide a method whereby the system can be supported if there is trouble. However, the operation and support phase goes beyond Closing in that it calls for elements such as change management where you have maintenance or enhancements that need to be performed and you provide for some modicum of scalability in the system, should it need to be added to later.

You need to know two other things as a manager of projects in the IT project life cycle: setting milestones and checkpoints. Let’s discuss this further.

Project Concept Documentation

Let us mention here another type of document that you might want to consider when you’re meshing two management methodologies together (i.e., project management and the SDLC): the Project Concept Document. At initial requirements-gathering time, the systems analyst will generate a document that contains the high-level requirements she discovered upon examining the customer request. This document could act as a starting point in the project planning process as well. A systems analyst may not be a project manager, or may be—it depends on the way your company is laid out and the complexity of the project before you. But we know that good quality systems analysis and design leads to high-efficiency systems, especially when built under a well-developed project management paradigm. A starting-point document for both players—the project concept document—is an ideal way to flesh out the skeleton of the project and get the two parties talking.

Note that the systems analyst will go on to develop some very elaborate flows out of her initial requirements—the project manager must be in lockstep with the elements being worked out.

IT Project Milestones and Checkpoints

Any good SDLC process should include the milestones on which you see the project pivoting. For example, perhaps a significant milestone for an e-commerce project would be the purchase, acquisition, installation, configuration, and deployment of the web servers that will be used for the system. A very discreet set of tasks are needed in order to accomplish this milestone. At its accomplishment, in the systems design world, we’d step back and ask project stakeholders such as the managers and technicians to give us a go/no-go decision regarding whether the project should move forward.

Additionally, in between milestones, good projects include several checkpoints along the way that reveal whether we’re on time and within budget in our project. A prudent number of checkpoints (not too many to be burdensome) can reveal the pulse of the project at any given point.