زمان‌بندی پروژه‌‌ درست طراحی نشده بود

او فکر می‌کرد که می‌توانم طبق این زمان‌بندی پروژه را به پایان برسانم. من برنامه‌زمان‌بندی را به جزئیات بیشتری تقسیم کردم. زمان‌بندی کلی پروژه را نیز برای هر کار مورد نیاز در پروژه، به واحدهای کوچک‌تر تقسیم کردم سپس اعضای تیم را بر سر کارها گماردم. روزها را با فروکردن سرم داخل مانیتور کامپیوتر و مشغول‌شدن به بسط و توسعه‌برنامه‌زمانبندی به آخر می‌رساندم.
 
دست آخر طرح پروژه‌ای بسیار مفصل در دست داشتم که هیچ منطق مشخصی نداشت و از آدم‌ها می‌خواست تا کارهای چهل‌ساعته را ظرف یک ربع به پایان برسانند یا از برخی دیگر می‌خواست تا برای به پایان رساندن کارشان، هفته‌ای 200 ساعت کار کنند؛ اما به طور غریبی برنامه‌ریزی‌ام، با چارچوب زمانی مورد نظر مدیر جفت و جور شد. با این حال خودتان متوجه مشکل شده‌اید.
چطور اتفاق می‌افتد

1- زمان‌بندی پروژه یا بیش از حد مفصل است یا به حد کافی مفصل نیست.
برنامه‌زمانی یک پروژه تنها وقتی موثر است که به شما کمک کند تا همه‌چیز را در مسیر درست هدایت کنید و به این ‌ترتیب، کار را به‌موقع تمام کنید. وقتی سطح فعالیت‌های شما بسیار بالا برود، شاید از پس پاسخگویی برنیایید یا وابستگی‌های کلیدی بین وظایف پروژه را از دست بدهید یا خود را دچار «سندروم تکمیل نود درصدی» کنید (به این دلیل که گزارش‌های پیشرفت تیم واقعی نیست). وقتی سطح فعالیت‌های شما بسیار پایین باشد، اعضای تیم خود را با مدیریت ریزبه‌ریز کارهایشان خسته و عصبی می‌کنید و دردسر مدیریتی بزرگ‌تری برای خود می‌آفرینید و با داشتن تعداد فعالیت‌های بسیار زیاد جهت مدیریت‌کردن کل تیم را سردرگم می‌کنید. هریک از این موارد می‌توانند زمان‌بندی شما را دچار مشکل کنند و شدیدا بر تکمیل موفق پروژه‌شما تاثیر سوء بگذارند.

من دو اصل اساسی برای تعریف مناسب سطح تعریف جزئیات یک پروژه آموخته‌ام:
آیا می‌توان فعالیت موردنظر را به یک فرد واحد سپرد تا تمام آن را انجام دهد؟
آیا فعالیت موردنظر در کمتر از چهل ساعت تکمیل خواهد شد؟

اجازه دهید منطق پرسش‌هایم را شرح دهم. مرادم از پرسش نخست این است که باید معلوم شود چه کسی فعالیت را برعهده می‌گیرد تا مطمئن باشیم فعالیت‌ها تکمیل می‌شوند. هربار که فعالیتی را به «تیم» یا گروه دیگری از آدم‌ها تخصیص می‌دهیم، نمی‌توان بار مسوولیت را تنها بر گردن یک نفر انداخت؛ بنابراین، هیچ کس واقعا صاحب آن وظیفه نیست. بنابراین، هر وظیفه‌ای باید به یک شخص معین سپرده شود که در قبال تکمیل آن پاسخگو است.

در پاسخ دوم این نکته حائز اهمیت است: هر چه زمان بیشتری برای یک وظیفه‌ خاص در نظر گرفته شود، بیشتر ممکن است که در لحظه‌آخر بابت انجام‌نشدن به موقع آن شگفت‌زده شوید. تا به‌حال بارها داغ این اتفاق را چشیده‌ام که نود درصد یک وظیفه‌مشخص مدت زمانی مشخص طول بکشد و ده درصد باقیمانده، دوبرابر آن مدت زمان به درازا بینجامد. نه اینکه آدم شکاکی باشم و به هیچ کس اعتماد نکنم یا گمان کنم همه درصدد فریب من هستند. اما هیچ کس نمی‌خواهد تا سر موعد کار را انجام ندهد و به همین خاطر همه طوری گزارش می‌دهند که انگار کاملا طبق هدف پیش می‌روند و حتی اگر اوضاع بد شود، امیدوارند دوباره همه‌چیز روی روال بیفتد. گاه این اتفاق می‌افتد و گاه نمی‌افتد. من ترجیح می‌دهم هیچ چیز را به شانس واگذار نکنم. برای همین شانس را در سوال دوم و با تعیین موعد چهل‌ساعته به صفر می‌رسانم؛ زیرا با این روال چهل‌ساعته می‌توانم زمان کار را قسمت و ضرب‌الاجل‌های متعدد و متناوب در طول پروژه تعریف کنم و بنابراین از تکمیل کار مطمئن باشم. در ضمن، چنین تمهیدی فضای بیشتری به اعضای تیم می‌دهد تا نفسی تازه کنند و نیز حس نکنند که ریز‌به‌ریز مدیریت می‌شوند. شاید با توجه به محیط و شرایط کار بخواهید میزانی به جز40 ساعت را تعیین کنید. هیچ اشکالی ندارد، تنها کافی است قاطع و مصمم باشید.

2- برنامه‌زمانی پروژه به خوبی وابستگی‌های میان وظایف مختلف را در نظر نمی‌گیرد
وقتی در حال طراحی برنامه‌زمانی پروژه هستید، به خاطر داشته باشید که چطور هر کاری به کار دیگر مربوط می‌شود و آنها را بر این اساس تعریف کنید. برقرار کردن وابستگی‌های مشخص بین وظایف مختلف و داشتن فهمی حقیقی از مسیر بحرانی (رشته‌‌ای از وظایف که طولانی‌ترین مسیر بین آغاز و پایان پروژه را شکل می‌دهند) به نظر من یکی از مهم‌ترین بخش‌های زمان‌بندی پروژه‌شما است. برای این کار بهتر است از بسته‌های نرم‌افزاری بسیار رایج مدیریت پروژه استفاده کنید. در هر حال، پیشنهاد من این است: وابستگی‌های میان فعالیت‌های خاص پروژه را تا حد ممکن ساده نگه دارید تا فهم و مدیریت آنها آسان باشد.

3- مدت زمان انجام فازهای پروژه بسیار طولانی است
وقتی پروژه‌خود را طراحی می‌کنید، به‌طور خاص بر مدت زمان فازهای پروژه تمرکز کنید. من طرفدار پر و پا قرص این قاعده هستم: هر فاز، حداکثر سه ماه. منظورم این نیست اگر پروژه‌پیاده‌سازی سیستم «طراحی مدیریت فراگیر منابع کسب و کار» را قرار است اجرا کنید، همه‌کارش را از طراحی گرفته تا پیاده‌سازی ــ ظرف سه ماه انجام دهید. مرادم این است که پروژه را فازبندی کنید و هر فاز را ظرف حداکثر سه ماه به پایان ببرید. چرا چنین حرفی می‌زنم؟ ساده است: مردم (به‌خصوص مدیران) در دنیایی تیاتری زندگی می‌کنند که فراخنای توجه‌شان در آن بسیار اندک است و در مدت زمان طولانی حوصله‌شان سر می‌رود و دلسرد می‌شوند. خوب، نکته را گرفتید ـ دارم پیشنهاد می‌دهم که چک 10 میلیارددلاری خود را به دو چک 5 میلیارددلاری تبدیل کنید.

4- برخی از وظایف نتایج مطلوبی نمی‌دهند
وقتی در حال تعریف برنامه‌ی زمانی پروژه‌خود هستید، حتما پرسش‌های زیر را مکررا از خودتان بپرسید:
 از دل این فعالیت چه نتیجه‌ای حاصل می‌شود؟
 این نتیجه چه خصوصیاتی خواهد داشت؟
 چه اتفاقی می‌افتد اگر این وظیفه را انجام ندهیم؟

اگر حتی برای یکی از پرسش‌های بالا پاسخ قانع‌کننده‌ای نیافتید، جدا در مورد ضرورت یا عدم ضرورت فعالیت مزبور فکر کنید. به یاد داشته باشید هر فعالیتی قرار است شما را یک قدم به موفقیت نزدیک‌تر کنند. اگر نمی‌توانید وظیفه‌مفروض یک فعالیت را شرح دهید، شاید واقعا نیازی به آن نداشته باشید.

5- تیم پروژه از طرح شما سر در نمی‌آورد
تیم پروژه باید کاملا نسبت به وظایف، مدت زمان هر یک، تخصیص آنها به اعضای تیم، وابستگی‌های میان آنها و نتایج‌شان مطلع باشند. یکی از تمهیداتی که بنا به تجربه‌شخصی من مفید بوده است، مرور غیررسمی این موارد با اعضای تیم حین زمان‌بندی است. مدیران پروژه‌ای را دیده‌ام که خودشان را در دفاتر یا اتاق‌های کنفرانس روزها حبس می‌کنند و دست‌آخر ناگهان از غارشان بیرون می‌آیند در حالی که «فصل الختام همه‌برنامه‌های زمان‌بندی» را در دست دارد. آن وقت بقیه‌اعضای تیم پروژه دست به شورش می‌زنند؛ زیرا نمی‌دانند چگونه باید از پس انتظارات مدیر پروژه در این زمان‌بندی برآیند (زمان‌بندی غیرواقع‌گرایانه‌مرا در ابتدای مقاله به یاد دارید؟) در چنین روزهایی است که آقای مدیر پروژه با خودش افسوس خواهد خورد کاش مغازه‌اغذیه‌فروشی داشت و شغل ابلهانه‌مدیریت پروژه را بر عهده نمی‌گرفت!

علائم اخطار
1- وظایف مورد نظر به‌موقع انجام نمی‌شوند
وقتی مکررا به ضرب‌الاجل‌های شما عمل نمی‌شود، ممکن است برنامه‌ زمان‌بندی پروژه واقع‌گرایانه نباشد یا وابستگی‌های بین وظایف مختلف را به خوبی تبیین نکرده باشد یا تخصیص کار به درستی صورت نپذیرفته باشد یا پروژه دچار گیجی و آشفتگی باشد. علت‌ها و دلایل عمل‌نکردن به ضرب‌الاجل‌ها را فورا پیدا کنید، پیش از آنکه این گلوله‌کوچک برف، روی تپه‌ها قل بخورد و به یک بهمن تبدیل شود.
2- وظایفی که به «تیم» یا برخی از افراد گروه تخصیص داده شده‌اند، انجام نمی‌شوند
وقتی برای هر وظیفه‌ای نام خاص یک فرد را معین نکرده باشید، آن وقت اعضای تیم به راحتی فرض می‌کنند کس دیگری وظیفه مزبور را انجام خواهد داد. چرا؟ چون هیچ آدم مشخصی مسوول پاسخگویی در قبال این وظیفه نیست. اگر می‌خواهید کارتان انجام شود، حتما برای هر فعالیتی از پروژه نام یک فرد خاص را در اختیار داشته باشید. با این کار، هر یک از اعضای پروژه احساس مسوولیت شخصی برای انجام‌دادن کار خود خواهد داشت.
3- اعضای تیم نمی‌دانند که قرار است وظیفه‌ای را به انجام برسانند
بگذارید وضعیت افتضاحی را برایتان توصیف کنم: کاری که قرار بوده یک هفته پیش انجام شود، هنوز حتی شروع هم نشده است؛ چون اعضای تیم نمی‌دانستند باید این وظیفه را نیز به انجام برسانند. اطمینان حاصل کنید که تخصیص کار کاملا روشن و واضح انجام گرفته است و اعضای تیم از وظایف محول‌شده بر آنها و زمان تحویل آنها باخبرند.
4- اعضای تیم نمی‌دانند که چه نتیجه‌ای را با انجام وظیفه‌ای خاص باید تحویل شما دهند
خوب، شما وظیفه‌ای را به یکی از اعضای تیم سپرده‌اید. او کار را انجام می‌دهد و نتیجه‌ای تحویل شما می‌دهد که مطلقا هیچ شباهتی به آنچه شما انتظار داشته‌اید، ندارد. حالا باید روی این نتیجه‌تحویل‌داده‌شده دوباره‌کاری کرد و این یعنی باید وظایف جدیدی مشخص کرد (و هزینه‌های بیشتری صرف نمود). مطمئن شوید که چه نتیجه و محصولی را انتظار می‌کشید و اطمینان حاصل کنید که اعضای تیم از خصوصیات این نتیجه کاملا آگاه هستند.

خلاصه‌نکات
·     مطمئن شوید که همه‌فعالیت‌های شما، حتی سطح پایین‌ترین آنها، مسوول مشخصی دارند و بیش از 40 ساعت به درازا نمی‌کشند.
·     پروژه‌خود را به فازهای مختلف تقسیم کنید و هر فازی را بیش از سه ماه به درازا نکشانید.
·     مسیر بحرانی وظایف پروژه خود را به خوبی بشناسید و وابستگی‌های مشخص بین فعالیت‌ها را تعیین کنید.
·     مطمئن شوید که وظایف شما نتایج تحویلی مربوط و متناسبی دارند.
·     مطمئن شوید که تیم پروژه تا آخر راه همراه شما است و از زمان‌بندی کاملا مطلع است: برنامه‌زمانی را به تنهایی طراحی نکنید.
·     وظایفی که قرار است ظرف یکی دو هفته‌بعدی انجام شوند، به اعضای تیم گوشزد کنید.



ورق را برگردانید

1- زمان‌بندی واقع‌گرایانه‌ای را هرچه سریع‌تر طراحی کنید
تاخیر نکنید؛ هرچه سریع‌تر زمان‌بندی را ترتیب دهید، مطمئن شوید که همه وظایف، مدت زمان‌ها، وابستگی‌ها و منابع انجام پروژه را درست تعریف و تبیین کرده‌اید. مهم‌تر از همه، برای طراحی برنامه‌زمانی به داخل غارتان پناه نبرید؛ مطمئن شوید که برنامه‌زمان‌بندی شما واقع‌گرایانه است.
2- با اعضای تیم خود پروژه را مرور کنید
برای برخی پروژه‌ها، مستندسازی‌های تکمیلی آماده می‌کردم تا وظایف کلیدی به خوبی شرح داده شوند. زیرا در غیر این صورت چنین وظایفی می‌توانستند گیج‌کننده باشند. این مستندسازی‌ها حتی می‌توانند تا آنجا پیش روند که خصوصیات نتیجه‌تحویلی هر وظیفه را نیز مشخص کنند. ترجیح می‌دهم حین توسعه و بسط طرح پروژه به مرورهای غیررسمی با اعضای تیم دست بزنم و مطمئن شوم که اعضای تیم نیز امضای خود را پای این برنامه گذاشته اند. به‌علاوه، این کار باعث می‌شود که هر نقطه‌گیج‌کننده‌ای در برنامه به سرعت مشخص شود.
3- وابستگی‌های بین وظایف را ساده نگه‌دارید
فهم دقیق و روشن وابستگی‌ها بسیار مهم است. تاکنون طرح‌های بسیار پیچیده‌ای را دیده‌ام که دلیل پیچیده‌شدن آنها، وابستگی‌های سری بین وظایف مختلف بود؛ در حالی که می‌شد این وظایف به طور موازی نیز انجام داد. این اتفاق به دو دلیل رخ می‌دهد: یا مدیر پروژه وابستگی‌ای را بین دو وظیفه فرض می‌گیرد که می‌توان فرض نگرفت یا از یک نفر می‌خواهد که دو وظیفه را انجام دهد.
4- وظایفی را که باید طی یکی دو هفته‌بعدی انجام شوند، مشخص کنید
به تجربه دریافته‌ام که اتکای صرف به زمان‌بندی پروژه به عنوان تنها راه ارتباطی اعضای تیم پروژه، همیشه عملی و موثر نیست. نباید فقط به تجربه‌تیم خود اتکا کنید؛ شاید آنها نتوانند برنامه‌زمان‌بندی را به خوبی بخوانند و در نتیجه چیزی حساس و کلیدی را نادیده بگذارند. من در طی زمان آموختم که باید از پیام‌های هشداردهنده یا ایمیل‌های یادآوری استفاده کنم و آنها را برای فرد فرد اعضای تیم بفرستم تا پیوسته بدانند چه باید بکنند و چه کاری باید انجام شود. شاید این کمی کار مدیر پروژه را سنگین‌تر کند؛ اما تضمین می‌کند که اعضا هم وظیفه‌مورد نظر و همزمان انجام آن را به طور کامل می‌دانند.

منبع:دنیای اقتصاد