برنامه‌ریزی منابع سازمان (ERP) (بخش چهارم)
نویسنده : مهدی فضعلی
ناشر : همکاران سیستم
تاریخ انتشار : 29/02/1384
5- هزینه‌های مربوط به چرخه‌ی عمر سیستم‌های ERP:
این هزینه‌ها به دو دسته‌ی مشهود و نامشهود تقسیم می‌شوند. هزینه‌های مشهود، هزینه‌هایی هستند که به شیوه‌ی مستقیم قابل اندازه‌گیری هستند. از آن‌جا که هزینه‌های نامشهود به مفاهیم نامحسوس نسبت داده می‌شوند در اندازه‌گیری آن‌ها به شیوه‌ی مستقیم، مشکلاتی وجود دارد. این هزینه‌ها با مراحل مربوط، در جدول زیر نشان داده شده است:
|
مرحله |
هزینه های مشهود |
هزینه های نا مشهود |
|
انتخاب |
_ |
هزینه‌های تصمیم‌گیری |
|
فراگیری |
مشاوره سخت‌افزار پروانه‌های نرم‌افزاری |
هزینه‌های تصمیم‌گیری هزینه‌های فرصت از دست‌رفته |
|
اجرا |
مشاوره آموزش منابع انسانی مشخصات سیستم |
ایجاد مجدد، تبدیل و تحلیل داده‌ها زمان صرف شده به وسیله کارکنان مهندسی مجدد فرآیندهای کسب‌وکار |
|
کاربرد و نگه‌داری |
پیکربندی دوباره‌ی سیستم سازگاری سیستم هزینه خرابی سیستم |
هزینه‌های غیرمستقیم خرابی سیستم هزینه‌ی از دست دادن رقابت‌جویی |
|
تکامل |
هزینه‌ی کاربردهای جدید |
|
|
بازنشستگی |
_ |
هزینه‌های فرصت از دست رفته هزینه‌های تصمیم‌گیری |
1-5) انتخاب
هزینه‌های نامشهود
هزینه‌ی تصمیم‌گیری: می‌توان گفت که این مرحله کم‌ترین هزینه‌ها را شامل می‌شود و از آن‌جا که در این مرحله تنها تصمیم برای انتخاب کردن یا انتخاب نکردن یک سیستم ERP مطرح است، هزینه‌های مربوط به آن؛ شامل زمان سپری شده به وسیله مدیران در وظیفه‌ی تصمیم‌گیری است. در فرآیند تصمیم‌گیری، مفهوم هزینه‌های گریز‌پذیر، برای تعریف هزینه‌هایی است که هنگام انتخاب یک راه‌حل ویژه حذف می‌شوند، درحالی که هزینه‌های گریزناپذیر هزینه‌هایی هستند که قابل حذف شدن نیستند.
2-5) فراگیری:
هزینه‌های مشهود
هزینه‌های مشاوره: مشاوران با دانش و تخصص خود در انتخاب یک سیستم ERP که با نیازهای سازمانی بیش‌ترین سازگاری را داشته باشد، به شرکت کمک می‌کنند. هم‌چنین آن‌ها در مرحله‌ی اجرا هم، سازمان را یاری می‌رسانند، به طوری که نقش یک میانجی میان تامین‌کننده‌ی یک سیستم ERP و سازمان را ایفا می‌کنند. بیش‌تر تحلیل‌گران با این موضوع که هزینه‌های مربوط به مشاوره برای یک سیستم ERP خیلی بالاست، هم‌عقیده هستند.
هزینه‌های سخت‌افزاری: دست‌یابی به یک سیستم ERP، مستلزم تغییراتی در زیربنای سخت‌افزاری موجود است. این تغییرات می‌توانند محدوده‌ی گسترده‌ای از تغییر جزیی و یا تغییر کامل سخت‌افزارهای موجود را در برگیرد. برای کامل کردن زیربنای سخت‌افزاری جدید، جنبه‌های دیگری هم‌چون ظرفیت، ارتباط شبکه، خدمات و نرخ سرعت پردازش هم، مهم هستند.
پروانه‌های (مجوزهای) نرم افزاری: بعد از انتخاب نرم‌افزار ERP، به مجموعه‌ای از قراردادهای توافقی برای تحصیل آن نیاز است. هزینه‌ی این قراردادها می‌تواند به شیوه‌های مختلفی محاسبه شود. بعضی قراردادها، تعداد پروانه‌ها (مجوزها) و تعداد کاربران را بررسی می‌کند و بعضی دیگر شامل عواملی چون مزایای سازمان و تعداد پرسنل هستند. به طور معمول پیش‌نهاد کاهش قیمت توسط تامین‌کنندگان، به تعداد قسمت‌های آموخته و فراگیری کاربردهای گسترده و خرید خدمات نگه‌داری و بهبود نرم‌افزار بستگی دارد.
هزینه‌های نامشهود
هزینه‌ی تصمیم‌گیری: در مرحله‌ی فراگیری هزینه‌های تصمیم‌گیری باید دوباره تحلیل شوند. تصمیم اصلی شامل انتخاب یک سیستم ERP است، که بیش‌ترین تناسب را با نیازهای سازمان داشته باشد.
هزینه‌های فرصت از دست رفته: این هزینه‌ها فرصت از دست رفته را آن هنگام که یک انتخاب رها می شود، اندازه می‌گیرند. در تحلیل‌های مربوط به چندین سیستم ERP که در بازار وجود دارند، این هزینه‌ها باید در نظر گرفته شوند.
تحلیل‌گران تاکید می‌کنند که باید در باره‌ی نرخ برگشت سرمایه مطالعه و بررسی شود. این نرخ، در برگیرنده‌ی دو عنصر بسیار مهم است: "چه مقدار و چه موقع". عنصر چه مقدار، مزایایی را که به وسیله سرمایه‌گذاری ایجاد می‌شود، نشان می‌دهد، درحالی‌که عنصر دوم، چه موقع، دوره‌ی بازگشت سرمایه را نشان می‌دهد.
3-5) اجرا:
هزینه های مشهود
هزینه‌های مشاوره: بیش‌تر سازمان‌ها برای اجرای ERP ازمشاوران استفاده می‌کنند. این واقعیت وجود دارد که سازمان‌ها برای کامل کردن فرآیند از دانش فنی لازم برخوردار نیسیتند. بر این اساس مشاوران؛ دانش، تجربه و روش‌های اجرایی و برنامه‌های آموزشی برای به کارگیری نرم‌افزار را در اختیار کاربران قرار می‌دهند، و نیز به مهندسی مجدد سازمان و فرآیندهای آن کمک می‌کنند.
هزینه‌های آموزش: در این‌جا آموزش تیم پروژه و کاربران نهایی آن را خواهیم داشت. این هزینه‌ها به طور معمول زیاد هستند؛ زیرا کاربران افزون بر کاربرد نرم افزار جدید به یادگیری مجموعه‌ای از فرآیندهای جدید، نیاز دارند. برای کمینه کردن هزینه‌های آموزش باید از ابزارهای اینترنتی یا ابزارهای کنفرانس ویدیویی که تعداد آموزش‌دهندگان را کاهش و ابعاد آموزش را افزایش می‌دهد، استفاده کنیم.
هزینه‌های منابع انسانی: این هزینه‌ها مربوط به تیم پروژه هستند که وزن بالایی هم دارند، از آن‌جا که این افراد متخصصان حرفه‌ای هستند، قیمت هرساعت کاری آن‌ها بالاست و گاه لازم است که منابع انسانی مورد نیاز از خارج سازمان استخدام شوند.
هزینه‌های مشخصات سیستم: این هزینه‌ها نه تنها به تعداد ساعاتی که نیروی انسانی بر روی وظایفخود متمرکز می‌شوند، بستگی دارد، بلکه شامل ابزارهای فراگیری که به ایجاد بینش سازمانی کمک می‌کند، نیز وابسته است.
هزینه های نامشهود
ایجادمجدد، تبدیل و تحلیل داده‌ها: تلاش انجام گرفته در ایجاد مجدد نرم‌افزار و سازگاری با نیازهای جدید، به طور معمول اندازه گیری نمی شوند، هر چند مدت‌زمانی را به خود اختصاص داده است. داده‌ها در سیستم جدید باعث افزایش هزینه‌های پروژه خواهند شد، چون به طور معمول آن‌ها با فرم‌های جدید متناسب نیستند، از این رو نیاز به وارد کردن داده‌های جدید به وجود می‌آید.
زمان صرف شده به وسیله‌ی کارکنان: تیم پروژه و کارکنان آن مجبورند دفعات کاری خود را نگه دارند و وظایف مربوط به پروژه را انجام دهند. هزینه‌های مرتبط با این تلاش و ضایعات مربوط به کارایی به طور معمول اندازه‌گیری نمی‌شوند. نگه‌داری کل زمان‌های صرف شده در پروژه، می‌تواند نتیجه‌ای در استخدام کارکنان به همراه داشته باشد، که این هزینه‌ها قابل اندازه‌گیری هستند.
هزینه‌های مهندسی مجدد شرکت: شرکت تحقیقاتیForreste درسال 1997تخمین زده است که در نصب یک نوع نرم‌افزار SAP بیش از50% بودجه‌ی مرحله اجرا برای مهندسی مجدد فرآیند شرکت مصرف شده است. اجرای سیستم ERP دربیش‌تر مواقع به معنای یک تغییر اساسی در فرآیندهای تجاری سازمان است که شامل تغییرات اجباری در فرآیندها و ساختارهای سازمانی است.
4-5) نگه‌داری وکاربرد
هزینه‌های مشهود
پیکربندی سیستم: به طور معمول بعد از اجرای یک سیستم ERP ناکارایی‌هایی در عملیات سیستم مشاهده می‌شود که هرکدام نیازمند اصلاحاتی در پیکربندی سیستم ERP هستند.
سازگاری سیستم: سازمان‌ها همیشه در حال تغییر و تحول هستند، بنابراین نیاز داریم که سیستم را با این تغییرات سازگار کنیم، بنابراین معرفی جریان اطلاعات جدید و فرآیندهای تجاری جدید روی کارکرد و عملکرد سیستم ERP تاثیر می‌گذارد.
هزینه‌های خرابی سیستم: هزینه‌های خرابی، با بروز خرابی در یک سیستم ERP، ایجاد می‌شوند. در یک سازمان بزرگ هزینه‌های مستقیم خیلی زیاد هستند، چون سفارش‌ها نمی‌توانند برآورده شوند، موجودی نمی‌تواند به روز شود و گاه این خرابی‌ها باعث ایجاد بی‌نظمی در سازمان‌های تجاری می‌شود.
هزینه‌های نامشهود
هزینه‌های غیرمستقیم خرابی سیستم: خرابی‌های سیستم باعث بروز هزینه‌های غیرمستقیم می‌شود. این هزینه‌ها عبارت‌اند از، از دست دادن دست‌رسی به اطلاعات حیاتی، از دست دادن رضایت مشتری یا ناتوانی برای بقا در تجارت.
ازدست دادن انگیزه‌ی رقابت‌جویی: یک انتقاد عمومی به سیستم ERP استاندارد بودن مدل‌های تجاری در تمام مدل‌های ERP است. بیش‌تر سازمان‌ها مدل‌های تجاری که اجرای نرم‌افزار را آسان می‌کند، انتخاب می‌کنند. اگرچه ممکن است این مدل‌ها مزیت‌های رقابتی را در دیگر سازمان‌ها از دست بدهند. این تغییرات باید به صورت اقتصادی اندازه‌گیری شوند.
5-5) تکامل
هزینه‌های مشهود
هزینه‌ی کاربردهای جدید: در این مرحله هزینه‌ی اصلی مربوط به خرید و اجرای کاربردهای جدید است. مثل برنامه‌ریزی و زمان‌بندی پیش‌رفته، مدیریت روابط مشتری و جریان کاری، تجارت الکترونیک و غیره.
6-5) بازنشستگی
هزینه‌های مشهود
