برنامه ریزی منابع سازمان (ERP) (بخش سوم)

نویسنده : مهدی فضعلی
ناشر : همکاران سیستم
تاریخ انتشار : 23/02/1384

3- چرخه عمر سیستمهای ERP:

برای تعریف مدل چرخه‌ی عمر سیستم‌های ERP، ازمدل ارایه شده‌ به وسیله‌ی Esteves&Pastor درسال 1999، استفاده شده است. این مدل در مراحل و ابعاد، ساخت‌یافته است. در ادامه مراحل مختلف این چرخه و شرح مختصری از هر مرحله آورده شده است:

مرحله‌ی اول، تصمیم برای انتخاب:

در این مرحله مدیران زمینه‌های نیاز به یک سیستم ERP جدید را بررسی می‌کنند و با انتخاب نگرش سیستم جامع اطلاعاتی، بهترین چالش‌های حیاتی یک شرکت را عنوان خواهند کرد و استرتژی  سازمانی را بهبود خواهند بخشید. مرحله‌ی تصمیم‌گیری شامل تعریف نیازمندی‌های سیستم، اهداف و مزایای سیستم و تحلیل تاثیر این انتخاب در یک شرکت و کلیه سطوح سازمانی است.

مرحله‌ی دوم، انتخاب یا فراگیری:

در این مرحله یک سیستمERP که با احتیاجات سازمان به بهترین نحو تناسب داشته باشد و نیاز به تغییرات را به کم‌ترین میزان برساند، انتخاب می‌شود. در مراحل بعدی چرخه عمرERP، به ویژه مرحله‌ی اجرا یک شرکت مشاوره در نظر گرفته می‌شود. عواملی چون قیمت، آموزش و خدمات نگه‌داری بررسی و موافقت قراردادی تعریف می‌شود. در این مرحله تحلیل نرخ برگشت سرمایه‌ی هر محصول، بسیار با اهمیت است.

مرحله‌ی سوم، اجرا:

این مرحله شامل ایجاد دوباره یا تطبیق و سازگاری نرم‌افزار سیستم ERP با نیازهای سازمان باشد. به طور معمول این وظیفه با کمک مشاوران برای تهیه‌ی روش‌های اجرا، دانش و آموزش ایجاد شده است.

مرحله‌ی چهارم، کاربرد و نگه‌داری:

این مرحله زمان را پوشش می‌دهد. در جایی که محصول سیستم‌های ERP سود داشته باشند و بی‌نظمی‌ها را به کم‌ترین میزان برساند. در طول این مرحله باید از جنبه‌های کارکردی، توانایی و شایستگی‌های سازمانی و فرآیندهای تجاری آگاهی داشته باشیم. یک سیستم اجرایی باید به خوبی نگه‌داری شود تا خرابی سیستم قابل تصحیح باشد، پیشنهادهای بهینگی برآورده شوند و یک سیستم جامع برای بهبود ایجاد شود.

مرحله‌ی پنجم، تکامل:

این مرحله یکپارچگی توانایی‌های جدید در سیستم ERP، در برآورده کردن نیازهای جدید را با عنوان زمان‌بندی و برنامه‌ریزی پیش‌رفته، مدیریت زنجیره‌ی تامین، مدیریت ارتباط با مشتری و جریان کاری برعهده دارد.

مرحله‌ی ششم، بازنشستگی:

این مرحله زمانی به وجود می‌آید که فناوری جدید سیستم ERP نارسایی داشته باشد، یا به نیازهای شرکت، با نگرشی تازه پرداخته شود. در این‌جا مدیران نسبت به جای‌گزینی دیگر نگرش‌های سیستم‌های اطلاعاتی که تناسب بیش‌تری با نیازهای سازمانی خواهند داشت، تصمیم‌گیری می‌کنند.

4- روش‌های پیاده سازی ERP :

‍

الف) روش‌شناسی راه‌حل جامع (The Total Solution)

"ارنست" و "یانگ" دو روش سیستماتیک جهت مهندسی مجدد سیستم‌ها ارایه کرده‌اند، که راه‌حل جامع نامیده می‌شود. این روش‌شناسی 3 فاز عمده دارد:

فاز 1- پیش‌نهاد ارزش (ایجاد یک مورد کاربردی کسب‌وکار برای یک راه‌حل SAP)

قبل از شروع هر کاری باید اطمینان حاصل کرد که روش به کار رفته برای نوع کسب‌وکار مناسب است.  برای اطمینان باید به سوال‌های زیر پاسخ داد:

- آیا سرمایه‌گذاری انجام شده برای این فناوری قابل توجیح است؟

- آیا راه‌حل، با اهداف شرکت سازگاری دارد؟

- آیا مدیریت شرکت درک درستی از تغییر دارد و آیا این تغییرات پشتیبانی خواهد شد؟

- میزان پیش‌رفت فرآیند پروژه را کدام نقاط کلیدی اندازه‌گیری می‌کند؟

فاز 2- ارزیابی آمادگی سازمان برای تغییر

از آن‌جا که تغییر به بسیاری از افراد تحمیل می‌شود،ضروری است که انتظارات تغییر در افراد قبل از تغییر ایجاد شود. در این فاز باید به سوال‌های زیر پاسخ داد:

آیا سازمان برای تغییر آماده است؟

آیا هر کس در فضا و شرایط تغییر قرار گرفته است یا خیر؟

تغییرات چه‌گونه مدیریت خواهد شد؟

انتظارات مدیریت چیست؟

پاسخ به این سوالات، تعیین کننده‌ی رویکرد پیاده‌سازی خواهد بود و آگاهی از پاسخ آن‌ها نیز می‌تواند به پیش‌رفت پروژه کمک کند و مانع انطباق‌ناپذیری عوامل تغییر با واقعیت‌های مشتری خواهد شد.

فاز 3- رویکرد تعیین ارزش افزوده حاصل از پیاده سازی

در این فاز انتظارات موجود و ارزش افزوده‌ی پروژه در دوره‌های زمانی کوتاه و بلند، مهم‌ترین عامل کلیدی موفقیت پروژه به شمار می‌آید. چون اگر پیش‌رفت پروژه ملموس باشد، پذیرش آن برای افراد مقاوم در برابر تغییر آسان‌تر خواهد شد.

ب) روش‌شناسی Accelerated SAP

روش‌شناسیASAP یک طرح جزیی از پروژه  SAP است که تمام فعالیت‌های پیاده‌سازی را در بر می‌گیرد.  پیمودن مراحل این پروژه سریع‌تر از پروژه‌های دیگر است. این روش‌شناسی شامل فازهای زیر است:

فاز 1- آماده‌سازی پروژه

در این فاز برنامه‌ریزی مناسب و ارزیابی آمادگی سازمانی انجام می‌گیرد، تا اطمینان حاصل شود که:

برای انجام پروژه در سازمان توافق کامل وجود دارد.

اهداف روشن برای پروژه تعیین شده است.

فرهنگ تغییرپذیری در شرکت وجود دارد.

فاز 2- مدل سازی کسب وکار

در این فاز ابزارهای کامل شامل فرآیندهای کسب‌وکار از پیش تعریف شده به کار می‌روند، که با استفاده از پرسش‌نامه‌ها و الگوها، فرآیندهای جدید مدل‌سازی می‌شوند. الگوهای جدید شامل Best Practiceها هستند.

فاز 3- انطباق سیستم با واقعیت

بر اساس مدل‌سازی کسب‌وکار یک فرآیند دو مرحله‌ای برای پیکربندی یک سیستم R/3 آغاز می‌شود. در این مرحله خطوط کلی سیستم جدید تعیین‌شده و سیستم برای برآورده کردن نیازمندی‌های کسب‌وکار آماده می‌شود. این خطوط کلی به کاربری مدل‌های کسب‌وکار در دنیای واقعی کمک می‌کند و یک دیدگاه از تبادلات سیستم در عمل ارایه می‌دهد.

فاز 4- تعیین اعتبار مدل (پیاده‌سازی و آزمایش)

در این فاز سیستم طراحی شده، پیاده‌سازی و آزمایش می‌شود.

فاز 5- آماده‌سازی نهایی

در این مرحله سیستم  R/3 به خوبی منطبق شده و آزمایش نهایی برای پیاده‌سازی انجام می‌شود.

فاز 6- پشتیبانی

در این فاز بازنگری‌های ضروری در سیستم R/3 انجام می‌شود. SAP خدماتی را به صورت برخط (Online) فراهم می‌کند، تا از پیاده‌سازی موفق سیستم، اطمینان حاصل شود. نگه‌داری سیستم نیز در این فاز انجام می‌شود.

­­

ج) روش‌شناسی  Fast Track

اگر برای رسیدن به اهداف کسب‌وکار، مهندسی مجدد کلی فرآیندها ضروری باشد، روش‌شناسی FastTrack پیاده‌سازی ERP را تسریع می‌کند. این روش‌شناسی 5 مرحله دارد که با فعالیت‌های مشخص در جهت رسیدن به اهداف ERP کمک می‌کند:

فاز 1-  تعیین حوزه‌ی مساله و برنامه‌ریزی

در این فاز تعریف پروژه و حوزه‌ی مساله اتفاق می‌افتد.

فاز 2- تعیین آرمان‌ها و اهداف

در این مرحله آرمان‌ها و اهداف مشخص می‌شوند.

فاز 3- طراحی مجدد

در این فاز طراحی و توسعه‌ی نرم‌افزار انجام می‌شود.

فاز 4- پیکربندی

در این فاز، نرم‌افزار ایجاد و برنامه‌ریزی، تست و یکپارچگی نرم‌افزار، انجام می‌شود.

فاز 5- تست و تحویل

در این فاز سیستم مورد آزمایش نهایی قرار می‌گیرد.