مایکروسافت: دفتر کاری بی نیاز از کاغذ(۴)

پاداش دهی به کارکنان هماهنگ با سیاست های شرکت

هنگامی که خانم الف در سازمان پیشرفت نموده و به سرپرستی و مدیریت برسد، یکی از وظایف وی ارزشیابی شش ماه هر یک از کارکنان است که به او گزارش می دهند. هر کارمند از خود یک ارزشیابی می کند و آن را به خانم الف می دهد. خانم الف هم دیدگاه های خودش و دیگر همکاران فرد را- که با پست الکترونیکی در خواست و دریافت نموده است) تنظیم می کند و با مدیر بالا دست خود ، در زمینه ی ارزش یابی ها و درصد پاداش ها، گفتگو می کند. سپس نتیجه ی ارزشیابی و نیز هدف ها و برنامه های آینده، به صورت رودررو با کارمند در میان گذاشته می شود.

در گذشته، تکمیل فرم های لازم و وقتی که بر سر آن ها گذاشته می شد، دشوارتر و وقت گیر تر از خود ارزش یابی بود. اینک به کمک نظام دیجیتالی و با رعایت مقررات شرکت، ارزش یابی ها به آسانی و با شتاب انجام می گیرند.  برنامه رایانه ای، بر پایه ی درصد های پیشنهادی خانم الف، سطح شغل، و حقوق کنونی هر شاغل، یک پاداش موقتی و قابل تعدیل، محاسبه و عرضه می نماید. هر چند که بیشینه و کمینه ی پاداش کارکنا ن در هر دوره را مدیریت شرکت تعیین می کند، و در آن طیف می توان به افراد برجسته و کسانی که بازدهی ویژه ای داشته اند، پاداش و یا اضافه حقوق بیشتری داد. چنان چه که پاداش ها از میزان تعیین شده بالاتر و یا پایین تر بروند، نظام دیجیتالی موضوع را نشان خواهد داد تا اصلاح گردد.                          

دریافتی های هر فرد توسط مدیر ارشد تر هم به صورت الکترونیکی بررسی و تایید می شود و مستقیم وارد پرونده ی حقوقی او می گردد.

برنامه ی کاربردی ارزشیابی، روند فعالیت هر کارمند را پیش چشم مدیر می گذارد، و او می تواند با رویکرد به طرز کار فرد و نیز مقررات شرکت، همواره کارمند را بررسی و ارزشیابی کند. بنا یه تخمین ما، این برنامه ضمن رعایت همه جنبه ها، تا 50 درصد در کارهای اداری و وقت، صرفه جویی می کند.

انباشت صرفه جویی ها تا 40 میلیون دلار

به کارگیری شبکه ی دیجیتالی درون سازمانی به جای کارهای کاغذی، تاثیر شگرف خود را نشان داده است. اکنون که این کتاب برای چاپ شدن می رود، شمار فرم های شرکت مایکروسافت که بیشتر از 1000 تا بود به 60 فرم کاهش یافته است. از این شمار نیز 10 فرم مورد نیاز قانون، 40 فرم مربوط به کار با شرکت ها و سازمان هایی است که هم چنان نظام کاغذی دارند، و 10 فرم باقی مانده در زمینه هایی است که هنوز نیاز به دیجیتالی کردن آن ها را احساس نکرده ایم. برای تمام دیجیتالی شدن نظام ها، بایستی همه ی سازمان ها، شرکت ها و دولت ها همکاری کنند.

صرفه جویی شرکت مایکروسافت در زمینه ای که آوردم، تنها در مدت 12 ماه از سال 98-1997 بالغ بر 40 میلیون دلار بوده است. بیشترین بخش صرفه جویی، در کاستن از هزینه فرآیند ها به دست آمده است. بنا به محاسبه ی اداره  حسابداری، هزینه هر داد وستد اسناد- که بیشر ناشی از صرف وقت کارکنان می باشد- به هر فقره 145 دلار می رسد. اینک در مایکروسافت و با ابزار الکترونیکی، این هزینه به 5 دلار کاهش یافته است. نرم افزار بازار مایکروسافت در سال نخست کار خود،  به تنهایی 250000 سند شامل 1.6 میلیارد دلار صورت حساب، را جابه حا کرده است. همین کار ، برای ما بیش از 25 میلیون دلار صرفه جویی  در فرآیند به همراه داشت. داد و ستد های بازرگانی با شتاب رو به افزایش دارند، صرفه جویی در نیروی انسانی، یکی از مهم ترین بخش ها  می باشد.

به کارگیری نظام دیجیتالی در برنامه های اداره سهام کارکنان، سالانه بیش از یک میلیون دلار صرفه جویی در هزینه ی نیروی انسانی به بار آورده است. این روند در برخی جاها موجب کاهش در شمار نیروی انسانی می شود، ولی ما این گونه کارکنان را به جاهای دیگری می گماریم که مورد علاقه و خواستشان باشد، در نتیجه ی بازده ی ایشان بالاتر می رود. کارمندی که در گذشته وظیفه ی پاسخگویی به تلفن ها را داشته است، اینک در پای رایانه می نشیند و با بررسی بخش ویژه پرسش کنندگان، برای آن ها پاسخ آماده نموده و می فرستد. هر چند اکنون حجم این کار از 24 درصد به 51 درصد افزایش یافته است، مسئولان پرسش و پاسخ  با مشتریان ، از کارشان بسیار خشنودند ، زیرا جنبه های آموزنده و انگیزشی فراوانی برای خودشان و سراسر سازمان دارد.

نظام در خط امور مسافرت ما، بهره وری در این بخش را سه برابر کرد ه است. اکنون هر کارمند می تواند روزانه تا 25 سفر کامل فردی و یا گروهی را تنظیم کند. آمار این فرآیند در گذشته روزانه 8 سفر بوده است. اکنون برای برنامه ریزی هر سفر که بیشتر دست کم 17 دقیقه مکالمه ی تلفنی و ارسال و دریافت پست الکترونیکی نیاز داشت، به صورت در خط تنها 5 دقیقه وقت صرف می شود.

همه ی فعالیت های مالی و اداری که یاد کردم، توسط دوازده رایانه ی پشتیبان که هر کدام از دو یا چهار پردازنده برخوردارند، انجام می گیرد. بهای همه ی سخت افزارها بالغ بر 300000 دلار، هزینه ی نصب در دوسال برابر با 8 میلیون ، و هزینه ی اجرایی سالانه 765000 دلار می باشد. هر چند این هزینه ها بسیار کمتر از به کارگیری نظام های دیگر است، در برابر پیاده کرده همین طرح در دیگر شرکت ها، اندکی بالاتر می باشد. دلیلش این است که ما در بسیاری از گام ها، و حل مساله ها، پیشاهنگ بوده و راه را برای دیگران هموار نموده ایم. با گسترش فعالیت های استاندارد و همسان، و افزایش کارایی نرم افزار های بازرگانی و تولید انبوه، در آینده این گونه هزینه ها باز هم کاهش خواهند یافت.

حتا برای خود ما در مقام پیشاهنگ فناوری در راه اندازی نظام اطلاعات ، هزینه ی کار از سال 1996 تا 1999 دست کم 3 درصد کاهش یافته است. این کاهش به ویژه، پیامد استاندارد ساختن داده ها و یکپارچه کردن نظام های اطلاع رسانی می باشد.