دنیای مجازی

چطور توسعه فناورى اطلاعات را در سازمان خود طراحى و اجرا کنیم

بدون شک فناورى اطلاعات در بسیارى از کشورهاى جهان به علت ماهیت علمى مبتنى بر توسعه دانش مورد توجه قرار گرفته است. هر کشورى نیز با توجه به توان تخصصى مسئولین کشورشان و میزان اطلاع آنها در توسعه فناورى اطلاعات، پیشرفتهاى متفاوتى داشته‌اند.
کشورهاى خط مقدم تولید دانش، در این راه نیز پیشگامان استفاده و توسعه سریع این پدیده بوده‌اند و بیشترین منافع را نیز از آن خود کرده ‌اند، و مى‌روند تا فاصله دیجیتالى خود را با بسیارى از کشورهاى در حال توسعه و عقب مانده زیادتر کنند. طبق اطلاعات شرکت eTForecasts تا سال 2005 میلادى جمعیت استفاده کنندگان اینترنت به 12/1 میلیارد نفر در جهان میرسد. اغلب این رشد مربوط به منطقه آسیا و آمریکاى لاتین خواهد بود.
سیستم‌هاى اینترنت بدون سیم به سرعت در حال رشد است و تا سال 2005 طبق اطلاع همین منبع 60 درصد استفاده کنندگان از این سیستم استفاده خواهند کرد. شبکه‌هاى باند وسیع و پرسرعت اینترنت در حال کسترش است و با توسعه آن فرهنگ جدیدى در جهان حاکم خواهد شد. گسترش مدارس و دانشگاههاى مجازى بسرعت شگفت آورى رو به گسترش است. به عنوان مثال در آمریکا به تنهایى بیش از سه هزار دانشگاه و مدرسه مجازى وجود دارد.
در بعضى از این دانشگاه‌ها روشهاى سنتى نادیده گرفته شده است و در بعضى از آنها حتى مدرک دکترى را چند ماهه به افرادى که از پس امتحانات آنها برآیند ارائه مى‌دهند. این اقدامات سبب مى‌شود که شانس رقابت هر روز بیشتر از روز بعد از آن از بین برود و شرایط جدیدى به سیستم آموزشى جهان در حال تحمیل شدن است. تجارت الکترونیکى مقوله دیگرى است که تاخیر در رسیدن به آن مى‌تواند خسارات جبران ناپذیرى داشته باشد.
نبود دولت الکترونیکى به شدت از کیفیت مدیریت مى‌کاهد و موقعیت اداره کشورها را دچار بحران، بى‌نظمى و اختلال خواهد کرد. اگر کمى دقت نکنیم و با سرعت و بصورت علمى و سنجیده به جلو نرویم همین امکانات سنتى را هم که عدم پاسخگو بودن خود را به نیاز هزاره سوم به اثبات رسانده است را نیز از دست خواهیم داد.
نظر به اهمیت موضوع در نوشتار زیر قدمهاى لازم براى طراحى و اجراى فناورى اطلاعات در سازمانهاى مختلف با تاکید بر مثالهایى براى یک سازمان آموزشى ارائه شده است. اگرچه در در این مجموعه مثالها براى سازمانى مرتبط به آموزش و پرورش مطرح مى‌شود اما مقصود از این نوشتار حالت عمومى داشته و لذا این مقاله مى‌تواند براى تمام سازمانهاى دیگرى که توسعه فناورى اطلاعات را در دستور کار خود دارند نیز مفید باشد

طرح توسعه فناورى اطلاعات در سازمانها
براى موفقیت در طراحى و اجراى برنامه توسعه فناورى اطلاعات در هر سازمان طراحان و مجریان باید مشخصات ویژه‌اى که بعضا در این قسمت آمده است داشته باشند.
1- باید دانش طراحان و مجریان به روز باشد.
2- طراحان و مجریان از جدیدترین تحولات در این زمینه آگاه باشند.
3- تحولات آتى در این زمینه را در برنامه‌ها و طرحهاى خود ببینند.
4- روحیه کار گروهى، انعطاف پذیرى (آمادگى پاسخ مناسب به تغییرات)، همکارى و پشتیبانى (به روز نگهداشتن) در اجراى طرحهاى تخصصى توسعه فناورى اطلاعات در سازمان وجود داشته باشد.

1- هدف مشخص از طرح توسعه فناورى اطلاعات در سازمان
در اولین قدم باید کاملا مشخص باشد که سازمان براى جه مقصودى نیاز به توسعه فناورى اطلاعات دارد.
-1آیا آنرا به عنوان یک ابزار واسط براى تنظیم برنامه‌ها و سرعت انجام کارهاى جارى مى‌خواهد.
-2آیا آنرا براى تغییر اساسى در سیستم سازمان و تغییر چارت سازمان بر اساس امکانات فناورى اطلاعات مى‌خواهد و یا به عبارتى مى‌خواهد سازمان خود را برپایه IT بنا نهد.
-3آیا مى‌خواهد به عنوان منبع در‌آمد و اصل بناى سازمان را بر اساس IT قرار دهد.
-4موارد دیگر.
در هرصورت باید هدف کلى انجام طرح توسعه IT در هر سازمان قبل از شروع کاملاْ مشخص باشد. کاربردهاى متفاوت نیاز به بسترهاى سخت افزارى و نرم افزارى متفاوتى دارند و مشخص نبودن کاربرد فناورى اطلاعات در یک سازمان مى‌تواند هزینه‌هاى بسیار زیادى را به یک سازمان تحمیل نماید و کارآیى لازم را هم نداشته باشد.

2- مشخص کردن جهت حرکت
اولین مسئله پس از تعین هدف کلى براى طراحان توسعه فناورى اطلاعات باید مشخص کردن جهت حرکت باشد براى اینکار لازم است طراحان دو سئوال زیر را پاسخ دهند. سازمان از نظر فناورى اطلاعات در کجاست؟
سازمان از نظر فناورى اطلاعات به کجا ‌خواهد رفت؟

3- شروع برنامه عملیاتى بر اساس حمایت مدیر سازمان و پیشرفت دائمى
باید بر اساس حمایت قوى مدیر هر سازمان قدمهاى عملیاتى طرح شامل موارد ذیل تعیین شود.
تیم طراح توسعه IT سازمان با شرایطى که در ابتداى این مجموعه به آن اشاره شد مشخص شود.
نیازهاى اولیه طرح توسعه فناورى اطلاعات شامل کاربردهاى سازمان مشخص و مرور شود.
دیدگاه‌هاى آرمانى (VISION)* و ماموریتها (MISSION) طرح توسعه فناورى اطلاعات در سازمان بر اساس نیازهاى کوتاه مدت و درازمدت و با افق بسیار دور تهیه و تبیین شود.
هدفهاى کوتاه مدت و دراز مدت رسیدن به این دیدگاه‌هاى آرمانى مشخص شوند.
دیدگاه‌هاى آرمانى توسعه فناورى اطلاعات در بین افراد سازمان مطرح و ارتباطات افراد بر اساس آن دیدگاه‌هاى آرمانى برقرار شود.
عملیات اجرایى تهیه طرح و ارزیابى آن بر اساس نظرات کارشناسى و معیارهاى مشخص بررسى مجدد شده و تغییرات لازم در آن انجام شود.
تیم اجرایى که توان انجام طرح آماده شده را داشته باشد انتخاب شود.
یک تیم مکمل شامل حداقل یک نفر از هر واحد درون سازمان و سازمانهاى وابسته و طرف سازمان بصورت جداگانه تشکیل شود. بعنوان مثال در یک سازمان آموزشى این افراد مى‌توانند از دانش آموزان، والدین، معلمین، مدیران، کتابداران، مامور خرید، تدارکات، تکنسین‌هاى فنى و نمایندگان دیگرى از مجموعه درون هر سازمان باشند. این تیم با آگاهى از آنچه قرار است اتفاق بیفتد به سئوال طراحان پاسخ داده و همکارى آنها انجام طرح را تسهیل مى‌کند.
تشخیص تخصص و توان اعضاى تیم که بتوانند از پس اجراى طرح بر آیند مسئله مهمى مى‌باشد. در صورتیکه توان و تخصص لازم در بین افراد سازمان نباشد باید از بیرون از سازمان کمک گرفته شود. توسعه IT امرى علمى، فنى و پیچیده مى‌باشد، و نباید از افراد عادى و بدون تخصص انتظار انجام آنرا داشت.
جمع آورى و آنالیز گزارش داده‌ها که ممکن است مثلا در یک سازمان آموزشى شامل امور مرتبط به بخشهاى مختلف ادارى، برنامه‌هاى آموزشى، درسها، وضعیت دانش‌آموزان، سخت افزار ارتباطى زیر بنایى مدرسه، سایر امکانات سخت‌افزارى و نرم افزارى، وضعیت نیروى انسانى متخصص فناورى اطلاعات و بسیارى از موارد دیگر باشد.
بررسى نیازهاى کارکنان سازمان بعد از آنالیز داده‌ها که منتج به توسعه و بازنگرى به دیدگاه‌هاى آرمانى شود. مثلاْ در یک سازمان آموزشى براى در نظر گرفتن احتیاجات معلمین و دانش‌آموزان ممکن است سئوالات زیر بتواند در توسعه دیدگاه آرمانى تاثیرگذار باشد.
چطور توسعه فناورى اطلاعات مى‌تواند به آموختن دانش آموزان کمک کند و روى عملکرد معلمین اثر بگذارد؟ جطور مى‌تواند در آموزشهاى آتى و برنامه‌هاى بعدى سازمان تاثیر بگذارد؟
چطور مى‌تواند در استراتژى یکپارچه سازى مدیریت و اتصال واحدها به هم تاثیر داشته باشد، تا از تکرار انجام کارها با روشها و سلیقه‌هاى مختلف در واحدها جلوگیرى شود و برآیند حرکت سازمان همواره به جلو باشد؟
چطور مى‌تواند همه کارکنان سازمان را درگیر کارهاى سازمان نمود تا اتکاى سازمان به چند نفر نباشد و تاثیر همگان در مجموعه وجود داشته باشد؟
چطور مى‌توان روحیه خلاقیت و اختراع را در بین کارکنان سازمان ایجاد نمود؟
چطور مى‌تواند سازمان را به منابع اطلاعاتى جهان مرتبط کند؟
چطور مى‌تواند آینده سازمان را با وارد شدن به دنیاى دیجیتال تضمین نماید؟
چطور مى‌تواند برکیقیت کارها بیفزاید؟
موارد فوق و دهها سئوال دیگر کمک خواهد کرد تا دیدگاه آرمانى تعیین شده در بخش اول مورد بازنگرى قرار کرفته و بشکل عملى‌تر و مبتنى بر واقعیات و نیازهاى اصلى سازمان تبیین گردد. با فرض مشخص شدن دیدگاهـهاى آرمانى و سازماندهى نیروهاى مورد نیاز براى توسعه فناورى اطلاعات قدم بعدى توسعه ماموریت و یا انجام کارهاى لازم براى رسیدن به اهداف آرمانى یعنى MISSION مى‌باشد.

اجراى ماموریت(MISSION) فناورى اطلاعات در سازمان
در این مرحله باید قدمهاى اجرایى براى رسیدن به اهداف آرمانى، با فضا سازى مناسب در سازمان در جهت بالا بردن کیفیت انجام کارها با استفاده از فناورى اطلاعات انجام شود. براى این منظور براى انجام ماموریت اجرایى نیاز به تعیین اهداف اجرایى مشخص مى‌باشد و باید موارد ذیل مشخص شوند.

-1لیستى از عملیات اجرایى مشخص شود.
-2افراد هر تیم اجراى براى هر عملیات مشخص شده در لیست فوق معلوم شوند.
-3روشهاى و برنامه‌هاى مشخص زمانبندى شده و عملیاتى و قدمهاى لازم براى رسید به اهداف هر عملیات بطور جداگانه مشخص گردد.
-4یک برنامه زمانبندى کلى از مجموعه عملیات اجرایى تهیه شود.
در این مرحله باید مجددا دیدگاه‌هاى آرمانى و ماموریت مورد توجه قرار گیرد و در پایان هر عملیات از رسیدن به آنها اطمینان حاصل شود. اطلاعات بین افراد گروه به مشارکت گذاشته شود و ارتباطات افراد گروه‌ها برقرار گردد. همه افراد گروه باید از همه امور تا حد امکان مطلع باشند تا بتوانند با دانش بیشتر بکار خود ادامه دهند.
در این مرحله باید عملیات جداگانه را جمع بندى نموده و طرح توسعه فناورى اطلاعات را اجرایى نمود. براى اینکار لازم است:
-1برنامه زمانبندى و اقدامات انجام شده زیر نظر قرار گیرند (مونیتور شوند).
بودجه طرح و نیازهاى مادى عناصر درون طرح شامل هزینه‌هاى نیروى انسانى، تجهیزات و ساختمان و سایر هزینه‌ها مورد بررسى قرار گیرد. این هزینه‌ها ممکن است در یک سازمان آموزشى شامل: طراحى و جمع آورى دروس جدید، آموشهاى تخصصى ویژه، پى بستر ارتباطى و رایانه‌هاى مورد نیاز، بودجه نگهدارى سیستمها، تکنولوژیهاى آموزشى جدید، نرم افزار و هزینه مطالعه براى منابع درآمد یک سازمان باشند.
-2پس از مشخص شدن هر نیاز که به صورت طرح مطرح مى‌شود باید زیر مجموعه عملیات لازم و بودجه و نیروى انسانى و سایر اقدامات لازم براى انجام آن با جزئیات کافى مورد بررسى و کارشناسى قرار گیرد. به عنوان مثال در مورد یک سازمان آموزشى باید به موارد ذیل که مربوط به قسمتى از طرح کلان مى‌باشد توجه داشت.

توسعه و یکپارچه سازى برنامه‌هاى درسى
لیست درسهاى موجود تهیه شود
مشخص نمودن درسهایى که باید فورا بصورت یکپارچه درآیند.
مثالهایى از پژوهش و تحقیق براى تمرین دانش آموزان تهیه شود.
فناورى به عنوان آموزش جدید دیده شود.

آموختن تخصصى
شناسایى نیازها و اولویتها تخصصى مورد نیاز شناسایى منابع آموزشى و بررسى قرصتهاى استفاده از امکانات جهانى
شناسایى کارگاه‌ها، کنفرانسها، گردهمایى معلمین آموزشهاى Online.
شناسایى و مشخص کردن بهترین زمان آموزشهاى تخصصى به معلمان و کارکنان

ایجاد پى بستر و تنظیم سیستم
سخت افزار
نرم افزار
شبکه‌هاى مورد نیاز
تعمیر و نگهدارى
تنظیم بودجه براى به روز رسانى و نگهدارى سیستمها

تهیه قوانین مورد نیاز
شناسایى و تهیه قوانین فناورى اطلاعات مورد نیاز
آموزش قوانین IT به کارکنان
مطالعه قوانین جهانى و به روز نگهداشتن آنها
مطالع مجدد قوانین سازمان و اعمال تغییرات لازم در صورت نیاز در آنها.

بررسى امکانات فناورى براى حل مسائل خاص
آموزش خاص براى افرادى با محدویتهاى متفاوت در بینایى، شنوایى، زبانى (لال و لکنت زبان)، ناتوانى جسمى و سایر مشکلات فیزیک افراد خاص.

بررسى امکانات فناورى براى حل بسیارى از مسائل دیگر
فناورى اطلاعات مى‌توانند در بسیارى از امور سازمانها در زمینه‌هاى مختلف از جمله موارد ذیل تاثیر گذار باشد.
در روابط عمومى سازمانها
در انتشارت
پژوهش و تحقیقات
• در ملاقاتهاى مجازى و کنفرانسهاى راه دور براى مدیران
• در برنامه‌هاى گردش ادارى بدون کاعذ
• • در نظرخواهیهاى online و ارزیابى خدمات سازمانها در بالا بردن کیفیت خدمات سازمانها و بروز بودن خدمات ادارى
• در ارائه خدمات سازمان

• بعد از انجام اقدامات فوق دیدگاه‌هاى افراد درگیر طرح وسیعتر شده و فرصت جدیدى براى سازمان بدست مى‌آید تا یک بار دیگر طرح توسعه فناورى اطلاعات سازمان مورد نظر مورد ارزیابى مجدد قرار گیرد و با اصلاح مشکلات احتمالى آنرا براى بهره‌بردارى در اختیار سازمان قرار دهد. طراحى و توسعه فناورى اطلاعات امرى پیچیده و تخصصى مى‌باشد و براى تسلط کافى به تمام ابعاد آن نیاز به گذراندن دوره‌هاى تخصصى ویژه مى‌باشد.

*تعریف دیدگاه آرمانى: دورنماى مشخصى که در عین جامع بودن، در بیانى ساده و شفاف ارائه شود و جنبه شعارى داشته و بتوانند شور، انگیزه و هماهنگى لازم را در همسو کردن فعالیتهاى یک سازمان براى انجام رسالتى خاص، بوجود آورد، دیدگاه آرمانى یا Vision ‌گویند