• مبتنی بر اطلاعات است.
• غیرمتمرکز است ولی از نظر فناوری شدیدا متمرکز عمل می‌کند.
• تمرکز فعالیتهای سازمان مجازی حول شایستگی‌های منحصر به فرد آن می‌باشد.
• انعطاف‌پذیر، چابک و سریعا قابل انطباق است.
• سرمایه‌گذاری‌های آن بهینه بوده و هزینه‌های سربار در آن حذف می‌شود.
• خلاق، پویا، سازگار و همراه با ساختاری مجازی مبتنی بر کار گروهی است.

• بهره‌برداری به موقع از انواع منابع موجود در بازار به منظور ارتقاء کیفیت و افزایش ارزش محصول
• به کارگماردن نیروی کار متخصص از هر قشر،‌ طبقه، تخصص و ملیت
• ایجاد نظارت درونی و خود جوش که تنها از محیطی بدون ابهام، قدرتمند و دارای اصول اجرایی مشترک و اعتماد قلبی و واقعی بر می‌آید.

اطلاعات نیروی حیاتی هر سازمان است که اگر در دست افراد مناسب قرار گیرد می تواند باعث تبدیل داده ها به دانشی شود که سازمان را رو به جلو می برد. برای اتخاذ تصمیمات صحیح در دسترس بودن به هنگام اطلاعات ضروری است.در حال حاضر بسیاری از شرکت ها این منابع ارزشمند را به دست تکنولوژی 2000 ساله سپرده اند. آیا شما هنوز داده ها و اطلاعات مهم سازمان خود را بر روی کاغذ نگهداری می کنید؟

ما در عصر اطلاعات به سر می بریم. عصری که اطلاعات چاپ شده بر روی کاغذ در آن به کلی منسوخ شده است. مستندات کاغذی مشکلات خاص خود را دارند. شما چگونه نسخه های کاغذی را کنترل می کنید؟ در حال حاضر چگونه مستندات را نگهداری می نمایید؟ آیا از دسترسی سریع افراد به آخرین اطلاعات و اسناد اطمینان دارید؟ آیا گروه ها و تیم های مختلف می توانند با اطمینان از در اختیار داشتن تمام اسناد مورد نیاز خود، اطلاعات خود را به اشتراک بگذارند؟ آیا امکان کنترل دسترسی افراد برون سازمانی به مستندات وجود دارد؟ کاغذ همه چیز، از اجازه دسترسی و تکثیر گرفته تا ذخیره سازی و بازیابی داده ها و اطلاعات را مشکل، بی معنا، زمان بر و پر هزینه می کند.

پژوهشهای اخیر در زمینه تکنولوژی وب امکان انتقال مستندات و مدیریت داده ها را در فضایی به دور از سیستم های مبتنی بر کاغذ فراهم آورده است. زبانهای برنامه نویسی جدید تحت وب که از مزایای پیشرفته ترین تکنولوژی های پایگاه های داده استفاده می کنند، با نوید ادارات بدون کاغذ به بازار آمده اند. امروزه شرکت ها به تدریج از مزایای این این پیشرفت ها بهره مند شده، روند تفکر خود را در باب اطلاعات و نحوه استفاده از آن تغییر می دهند.

 یک سیستم مبتی بر وب داده ها را در یک قالب الکترونیکی مدیریت و ذخیره می نماید. هر نوع مستندسازی یا ثبت سابقه مورد نیاز می تواند با تکمیل یک فرم مخصوص برخط[2] که توسط یک مرورگر وب[3] نمایش داده می شود، انجام گیرد. زمانی که یک سند تکمیل شده به سیستم ارایه[4] گردد، این سند مطابق با طبقه بندی موجود ذخیره شده بی درنگ برای مشاهده، ویرایش و مراجعه هر کاربر مجاز در دسترس می باشد. برخلاف اسناد کاغذی، مستندات و اسناد الکترونیکی هیچگاه بر روی میز کار کسی گم نشده، همواره به طور کامل محافظت می شوند. چنین سیستمی این اطمینان را ایجاد می نماید که تمام اسناد خوانا و سریعاً قابل شناسایی و بازیابی باشند.در این سیستم ها داده ها در پایگاه های داده موجود بر روی یک سرویس دهنده وب که دارای قابلیت پشتیبان گیری می باشد و در برابر هرگونه گمشدگی داده محافظت شده است، ذخیره می گردند.

برخوردهای گوناگون با فرآیندهای مشابه مستندسازی در سازمان شما می تواند گیج کننده و مأیوس کننده باشد. یک سیستم مبتنی بر وب ذاتاً از وقوع چنین حالت هایی پیشگیری می نماید. به دلیل برخط بودن کلیه فرمها با تمامی رویه ها به یک صورت رفتار می شود. به عنوان مثال اگر فردی بخواهد مشکلی را ثبت کند، می داند که می بایست مستقیماً به سراغ سیستم رفته و از فرمهای برخط جهت تشریح، ذخیره و مستند نمودن آن استفاده نماید. هیچ کس مجبور نیست فرمهای کاغذی را تحویل بگیرد.

علاوه بر این، سیستم های مبتنی بر وب در جهت ایجاد یک مکان متمرکز برای فرمها و مستندات، به منزله انبارهایی از سوابق، دستورالعمل ها و رویه های شرکت عمل می کنند. دیگر لازم نیست مدیران نگران استفاده از آخرین نسخ دستورالعمل ها باشند (مشکل همیشگی سیستم های مبتنی بر کاغذ). در محیط های الکترونیکی دستورالعمل ها و رویه ها در یک قالب دیجیتال نگهداری شده و به عنوان تنها نسخه قابل کنترل در دسترس قرار می گیرد. کاربران چنین محیط هایی به این اصل پایبندند که به نسخه های کاغذی اعتماد نکنند و در عوض برای دسترسی به آخرین نسخ به روز شده، به سیستم برخط مراجعه نمایند. تمامی کاربران در آن واحد می توانند مستندات و داده های فعال مشابه را بررسی نمایند چراکه همه چیز به صورت بلادرنگ[5] نمایش داده می شود. شما می توانید مطمئن باشید که کارمندان به آخرین نسخه از هر سند دسترسی دارند. به طور حتم این سیستم ها برای سازمان های سازگار با استانداردهای کیفیت ISO ایده آل می باشند. کنترل مستندات المانی است که توسط سیستم های الکترونیکی اینچنین به طور کامل اعمال می گردد.

قدرت سیستم های مبتنی بر وب زمانی بیشتر می شود که این سیستم ها از مزایای پست الکترونیکی[6] و امضاهای الکترونیکی[7] یکپارچه[8] استفاده نماید. استفاده از کاغذ برای برقراری ارتباط روشی کند و پرهزینه است. در گذشته یک سند داخلی مسیر خودش را برای جمع آوری امضاها در سازمان به کندی طی می کرد؛ امروز چنین سندی می تواند سریعاً به یک سیستم دیجیتال ارایه شده و توسط پست الکترونیکی بین تمام افراد و گروه های لازم توزیع شود؛ افراد و گروه های متعددی را تجسم کنید که بلافاصله از ارایه اسناد و سوابق مهم به سیستم مطلع می گردند.اطلاع رسانی همزمان به گروه ها اجازه می دهد که در جهت تصویب پروژه ها و تغییرات به صورت همزمان اقدام نمایند. اگر مستند خاصی به تصویب نیاز داشته باشد، سیستم به شما اجازه می دهد که نام کاربری و کلمه عبور خود را برای تأیید سریع آن وارد نمایید. اطلاعیه ها پس از اخذ تمامی تأییدات لازم می توانند دوباره ارسال گردند. این سیستم ها حتی به شما اجازه می دهند که تاریخچه بررسی[9] هر مستند را پیگیری[10] نمایید تا بدانید هر تغییر در چه زمانی و به چه علت اعمال شده است. چنین سیستم هایی در صورت پراکندگی سازمان از نظر جغرافیایی بسیار مفیدترند. کاربران از هر کجای دنیا می توانند به یک سیستم مبتنی بر وب وارد شده به مشاهده، ایجاد، اصلاح و یا امضای یک سند بپردازند.

مزایای مشهود

   مزایای عمده کار با حرفه[11]ای که از سیستم دیجیتال بدون کاغذ استفاده می کند کدامند؟ شرکت هایی که این تکنولوژی را پذیرفته اند شاهد صرفه جویی های عمده ای هستند. آنها متوجه شده اند که با استفاده از فرآیندهای مستندسازی و اطلاعاتی استاندارد و بهینه به منابع کمتری نیاز دارند. بسیاری از کاربران حفظ مقادیر زمانی قابل ملاحظه ای - حدود 15 تا 30 درصد- را گزارش می دهند که ناشی از قابلیت جستجوی مستندات و انجام بررسی های شخصی به سادگی هرچه بیشتر می باشد. این سیستم ها همچنین فعالیت های کسالت بار نظارتی را حذف نموده، کارمندان را برای کار بر روی وظایف مهمتر، حساس تر و سودمند آزاد می گذارد.

حذف کاغذ از معادله منجر به صرفه جویی نقدی هم می گردد. برآورد می گردد که 80 تا 90 درصد از هزینه های مستندات داخلی مربوط به جستجوی اسناد کاغذی بعد از تهیه آنهاست. یک سیستم داده ای مبتنی بر وب امکان سازمان دهی مستندات شما را بر اساس هر روش منطقی فراهم می آورد؛ به گونه ای که کاربران بتوانند به سیستم مرکزی وارد شده و به سادگی به جستجوی سوابق، فرم ها و اسناد مورد نیاز خود بپردازند. عملیات قدرتمند جستجو به کابران امکان می دهد که برای یافتن اطلاعات مورد نیازشان در کل سیستم به جستجو بپردازند. به این ترتیب با اعطای اختیار به افراد جهت انجام جستجوهاشان مقادیر هنگفتی از زمان و هزینه حفظ می گردد.

کار با دستورالعمل های الکترونیکی، به طرز چشمگیری هزینه های مورد نیاز چاپ، تکثیر، توزیع و به روزرسانی رویه ها و دستورالعمل های حجیم کاغذی راکاهش می دهد. شرکت ها دیگر نیازی به صرف وقت وانرژی برای اعمال تغییرات روی مستندات نخواهند داشت. احیای فضاهای نگهداری مستندات اداری از دیگر مصادیق صرفه جویی است که در این زمینه به چشم می خورد. فضاهای عمده ای که سابقاً به ناچار برای ذخیره و نگهداری اسناد کاغذی استفاده می شد، اکنون می تواند به صورت بهتری استفاده شود.

چگونه شرکت ها از این ابزارها استفاده می نمایند؟ مدیران کیفیت وجود چنین سیستم های داده ای را حیاتی می دانند.در این سیستم ها عدم تطابق مستندات، شکایات مشتریان، عملیات اصلاحی و رویه های کیفی به صورت دیجیتال بایگانی و ثبت می گردند. ادارات منابع انسانی از این سیستم ها جهت پیگیری سوابق کارکنان، داده های مربوط به حضور و غیاب کارکنان، و نیز نگهداری اطلاعات راهنمای کارکنان و سایر اعلانات شرکت استفاده نمایند. ادارات فروش نمونه کالاها، پیشنهاد قیمت ها و اطلاعات تماس را بدون توجه به محل استقرارشان بررسی می نمایند. مهندسین تولید و فرآیند می توانند کار تولید و نیز تغییر مستندات را پیگیری کنند.این سیستم های داده ای مبتنی بر وب به طرز خارق العاده ای بازده و بهره وری کاربرانشان را افزایش داده، نتیجتاً هزینه های عملیاتی را پایین می آورند. توانایی همکاری و مشاهده مستندات به صورت بلادرنگ شانس دوباره کاری ها را کاهش داده و بالواقع فرهنگ اشتراک مستندات را در یک شرکت بالا می برد. دسترسی جهانی به اینترنت این اطمینان را ایجاد می کند که تمامی کاربران بدون توجه به محل استقرارشان، با سیستم مرتبط و از آن مطلع باشند و هیچ کس برای دسترسی به اطلاعات مجبور به جنگ نباشد.

 خلاصه

 وعده دفتر کارهای بدون کاغذ تا چندی پیش رؤیایی بیش نبود.نسل جدید ابزارهای دفتری نحوه کار با اطلاعات را تغییرات داده است. سازمان هایی که این ابزارهای جدید مبتنی بر وب را پذیرفته اند، انعطاف پذیری و بازدهی قابل ملاحظه ای را تجربه نموده اند که توسط دفاتر کار بدون کاغذ عرضه می گردد.

 ترجمه: جوانه عظیمی

مسئولیت ها را به دست کسانی که ازآن تاثیر می پذیرند، بسپاریم

ابزار الکترونیکی افزون بر کاهش هزینه های داد و ستد، مزایای دیگری هم به ارمغان می آورند. برای مثال، از ان جایی که خرید های تدارکاتی بایستی به تایید و امضاهای مجاز برسند، امکان رد شدن یک سند بدون تایید – آن چنان که در نظام توده ای از کاغذ پیش می آید- وجود ندارد. درخواست ها به جای نوشته شدن، ماشین می شوند. بنابراین اشتباه خواندن متن ها و رقم ها کاهش می یابد. ارتباط ها با تامین کنندگان به صورت سند در می آید و ما از پیش، بها و هزینه هر داد وستد را می دانیم و نگرانی بحث ها و پیگیری های مالی در آینده وجود ندارد. تامین کنندگان می دانند که پرداخت به ایشان بی درنگ انجام می شود – از این رو در تحویل درخواست ها، با شتاب اقدام می کنند. رعایت مقررات دقیق تر می شود، زیرا نظام به گونه ای طراحی می گردد که از به جریان افتاده درخواست های نادرست، به صورت خودکار پیشگیری می شود. این رشته از امتیاز ها سر دراز دارد...

نظام دیجیتالی، روش کار در تدارکات، منابع نیروی انسانی، و خدمات کارکنان را دگرگون ساخته است. بسیاری از این گونه فعالیت ها به شکل خودخدمتی – توسط خود بهره وند- انجام می گیرند، به گونه ای که در مورد کارمند تازه استخدام، خانم الف، بیشتر یاد کردیم. همه بخش ها به ویژه واحد منابع نیروی انسانی، می کوشند تا به صورت بنیادین فرآیند سنتی انجام کارها را تغییر بدهند. ما خود در پی تبدیل کارهای نیرو بر به کارهای دانش بر هستیم.

رویارویی با انعطاف پذیری، نه کاغذ

با پافشاری من بر حذف سند های نوشته بر کاغذ، شاید فردی ضد کاغذ پنداشته شوم ولی چنین نیست. من با به کارگیری فراوان فرم های کاغذی مخالف هستم، در حالی که خود نیز برای بررسی پاره ای از سند های دور و دراز الکترونیکی و یادداشت برداری از آن ها موضوع را بر روری کاغذ می آورم. هنوز هم برای درک آسان تر و یکپارچه مطالب دراز، از آنها جدول و نمودار کاغذی تهیه می کنیم- کاری که از رایانه ی شخصی برنمی آید تا به نتیجه رسیدن ابداع و ساخت فناوری پرده ی تخت- کاری که هم اکنون بسیاری از مراکز دانشگاهی و پژوهش صنعتی مانند دانشکده ی فنی ماساچوست، زیراکس، کنت استیت، مایکروسافت، و دیگران در ایالات متحده و ژاپن بدان سرگرمند – چیزی به پای فراوانی و جابه جایی پذیری کتاب ها و مطبوعات نمی رسد.

در آینده انباشته از اطلاعات، وجود نمایشگرهایی با کیفیت برتر، بسیار ضروری است. مایکروسافت در اواخر سال 1998 یک روش و فناوری ساخت را به نمایش گذاشت که الگوی روشن نام گرفت. برپایه ی این روش، نمایشگرهای کریستال مایع، تصویرها را بسیار روشن تر از نمونه های پیشین نشان می دهند. ترکیب این ویژگی با سخت افزار های پیشرفته تر، نتیجه ای انقلابی به بار خواهد آورد. برخی از پرده نمایش های پاینده ، آن چنان نرم خواهند بود که می توان آن ها را هم چون یک صفحه روزنامه لوله کرد و با خود به هر جایی برد. در پاره ای از پرده نمایش های نازک دیگر، مدارهای رایانه ای کار خواهند گذاشت و خود پرده، نقش یک رایانه را بازی خواهد کرد. یک فناوری تازه، به پرده نمایش توان نگهداری تصویر پس از جداشدن از نیروی برق را خواهد داد. به مرکب های واقعی دیجیتالی بیاندیشید! می توان با آن ها تصویر کشید و هم چون تابلو به دیوار آویخت.

رایانه های شخصی امروزین در بخشی از فعالیت ها هم چون کار با نوشته های کوتاه، کارهای چند نفره( و دور از همدیگر)، و جستجو در میان داده های فراوان، بهتر از کاغذ هستند. از این روست که دانشنامه های الکترونیکی بیشتر از گونه های کاغذی آن ها طرفدار پیدا کردند.

در جاهایی که از فرم کاغذی استفاده می کنند، ناچارند تا برای بررسی ها و نتیجه گیری های گسترده، آن ها را به رایانه وارد کنند. این دوباره کاری، دشوار و اشتباه خیز است. داده ها را باید از ابتدا به صورت دیجیتالی ذخیره کنیم و به کار گیریم. در نظام دیجیتالی، فرم ها دارای راهنما، چکیده، و نیز ریزه کاری های هر برنامه هستند. پرسش های همگانی را می توان به گونه ای سنجیده پاسخ داد و بسیاری از کارکنان و مسئولان را از پاسخ گویی های پیاپی رهانید.

در فرم های الکترونیکی، همین که کاربران کاستی هایی ببینند، با فشردن چند دکمه و فرستادن پیامی کوتاه مانند این برنامه باید بهتر کار کند! بانی درست شدن آن درچند روز می شوند- کاری که در نظام کاغذی به سال ها وقت نیاز دارد. از آن جایی که مهار دیگر سازمان ها به دست ما نیست، ممکن است شما بسیاری از سند ها را به صورت کاغذی دریافت کنید. فناوری پویش و نرم افزار های ایست من و پلاتینیوم این امکان را فراهم ساخته اند تا چنین سند هایی را به رایانه ی خود وارد کرده و به صورت دیجیتالی آن ها را با داده های دیگر به کار گیرید.

دریافت بازخوردها = روشی کهنه

بسیاری از پشینهاد ها و بازخوردها در راه بهسازی برنامه بازار مایکروسافت  را ما از راه تماس های الکترونیکی دریافت کردیم و تنها اندکی دیدارهای رودررو داشتیم. تیم مسئول اجرای برنامه، دیدگاه های همه کاربران را گرفته و به کار بست. تنها یک نفر مدیر ارشد، سد راه پیاده کردن برنامه بود – رئیس هیات مدیره استیو بالمر، انسانی هوشمند و بسیار کارساز.

خانم لیندا کریدل مدیر تولید نرم افزار بازار مایکروسافت رئیس را به دفتر خود دعوت کرد و از وی پرسید که کاستی های برنامه در چیست؟ بالمر که به جای بخش های دور و دراز و توجیه گرانه، این چنین درخواست یاری مدیر برنامه برنامه را دریافت کرد، با متانت پاسخ داد که می خواهم سند ها یش از رسیده به من، به تایید مدیران هر بخش برسند، همه ی ضمیمه های پشتیبان همراه باشند، و بتوانم هر سند را جداگانه و ناپیوسته با دیگر سندها امضا نمایم.

این راهنمایی ها بسیار روشن بودند. دو بخش از خواست رئیس هیات مدیره هم اکنون در حال کامل شدن بود و انجام خواسته ی سوم به چند ماه وقت نیاز داشت که پیگیری گردید.

این داستان کوتاه، چندین نکته در خصوص روند برخورد مایکروسافت با نظام اطلاعات دیجیتالی را نشان می دهد. ابزار الکترونیک بایستی مشگل گشای کاربران و دست اندرکاران فعالیت های گوناگون باشند و ما تا رسیدن به این مرحله از پای نمی نشینیم. استیو از آن رو توانست بازخورد هوشمندانه ای به لیندا بدهد، که خود با علاقه مندی کوشیده بود تا نظام یاد شده را به کار گیرد.

بی پرده به اولویت های خود بردازید

حرکت در جهت جانشین سازی نظام کاغذی با نظام دیجیتالی، گام برجسته ای در فرگشت(تکامل) برپاساختن دستگاه عصبی دیجیتالی در سازمانهای پیشرفته است. در این هنگام، شما باید همه فرآیندهای حساس و مهم در کسب وکار خود را تغییر دهید و تنها به آن چه از فناوری نوین در اختیا دارید، قانع نشوید.

اگر درست آغاز کنید، برپا ساختن دستگاه عصبی دیجیتالی چندان دشوار نیست؛ برخورداری از یک شبکه ی مناسب رایانه ای، نظام خوب پست الکترونیکی، و روش آسانی در ایجاد صفحه هایی در تور جهان گستر، همه چیزهایی است که نیاز دارید. با ایجاد این زیر بنا، می توانید هرگونه ابزار دیگر را بدان بیفزایید.

شبکه ی داخلی ما دو هدف اصلی دارد: انجام کارهای روزمره و تکراری که کارکنان فرهیخته را از پرداخت بدان ها آزاد می کند، و دادن فرصت به انسان ها تا به تجربه های ارزشمندی دست بیازند. در برپا ساختن شبکه ی داخلی، همانگونه که پیشتر یاد کردیم، قانون پخت تخم مرغ عسلی – زمان سه دقیقه – به بسیاری از برنامه های دیجیتالی وارد شده و از آن بیرون آیند. این معیار، ما را بدان وا می دارد که درخود کارکردن فعالیت ها، از به کارگیری ابزار کند و پردردسر دوری جوییم. سرراست کردن فرآیند های درون سازمانی و اداری گام  مهمی در کاراتر کردن نیروی انسانی است . گذاشتن ابزار کار خوب در اختیار کارکنان فرهیخته و برداشتن تنگناهای اداری از پیش روی ایشان، این پیام را نیز با خود دارد که که سازمان وقت آن ها را بسیار با ارزش می داند و بایستی از این منبع گران بها به خوبی بهره برداری کنند. ارزیابی کارهای دستی بسیار آسان است، ولی نمی توان  بازده کارکنان فرهیخته را به آسانی اندازه گرفت. یک نکته روشن است و آن این که، کارکنان فرهیخته با آزاد شدن از فعالیت های یکنواخت و خسته کننده، برای خشنودی خود و نشان دادن به دیگران، بالاترین کوشش ها را می نمایند. بهره ی آشکار مشتریان از نظام نوین این است که، کارکنان برای دادن خدمات به ایشان، دیگر به زیر و رو کردن توده های از کاغذ نمی پردازند و وقت خود را در برآوردن نیاز مشتریان صرف می کند.

من از یک چیز مطمئن هستم، کسی نمی تواند که کارکنان شرکت مایکروسافت را دوباره به انجام کار به روش پیشین وادارد. پیش بینی کار کردن در ادره های بدون کاغذ درست بوده – تنها چند دهه ای به صورت نارس مانده است.

پاداش دهی به کارکنان هماهنگ با سیاست های شرکت

هنگامی که خانم الف در سازمان پیشرفت نموده و به سرپرستی و مدیریت برسد، یکی از وظایف وی ارزشیابی شش ماه هر یک از کارکنان است که به او گزارش می دهند. هر کارمند از خود یک ارزشیابی می کند و آن را به خانم الف می دهد. خانم الف هم دیدگاه های خودش و دیگر همکاران فرد را- که با پست الکترونیکی در خواست و دریافت نموده است) تنظیم می کند و با مدیر بالا دست خود ، در زمینه ی ارزش یابی ها و درصد پاداش ها، گفتگو می کند. سپس نتیجه ی ارزشیابی و نیز هدف ها و برنامه های آینده، به صورت رودررو با کارمند در میان گذاشته می شود.

در گذشته، تکمیل فرم های لازم و وقتی که بر سر آن ها گذاشته می شد، دشوارتر و وقت گیر تر از خود ارزش یابی بود. اینک به کمک نظام دیجیتالی و با رعایت مقررات شرکت، ارزش یابی ها به آسانی و با شتاب انجام می گیرند.  برنامه رایانه ای، بر پایه ی درصد های پیشنهادی خانم الف، سطح شغل، و حقوق کنونی هر شاغل، یک پاداش موقتی و قابل تعدیل، محاسبه و عرضه می نماید. هر چند که بیشینه و کمینه ی پاداش کارکنا ن در هر دوره را مدیریت شرکت تعیین می کند، و در آن طیف می توان به افراد برجسته و کسانی که بازدهی ویژه ای داشته اند، پاداش و یا اضافه حقوق بیشتری داد. چنان چه که پاداش ها از میزان تعیین شده بالاتر و یا پایین تر بروند، نظام دیجیتالی موضوع را نشان خواهد داد تا اصلاح گردد.                          

دریافتی های هر فرد توسط مدیر ارشد تر هم به صورت الکترونیکی بررسی و تایید می شود و مستقیم وارد پرونده ی حقوقی او می گردد.

برنامه ی کاربردی ارزشیابی، روند فعالیت هر کارمند را پیش چشم مدیر می گذارد، و او می تواند با رویکرد به طرز کار فرد و نیز مقررات شرکت، همواره کارمند را بررسی و ارزشیابی کند. بنا یه تخمین ما، این برنامه ضمن رعایت همه جنبه ها، تا 50 درصد در کارهای اداری و وقت، صرفه جویی می کند.

انباشت صرفه جویی ها تا 40 میلیون دلار

به کارگیری شبکه ی دیجیتالی درون سازمانی به جای کارهای کاغذی، تاثیر شگرف خود را نشان داده است. اکنون که این کتاب برای چاپ شدن می رود، شمار فرم های شرکت مایکروسافت که بیشتر از 1000 تا بود به 60 فرم کاهش یافته است. از این شمار نیز 10 فرم مورد نیاز قانون، 40 فرم مربوط به کار با شرکت ها و سازمان هایی است که هم چنان نظام کاغذی دارند، و 10 فرم باقی مانده در زمینه هایی است که هنوز نیاز به دیجیتالی کردن آن ها را احساس نکرده ایم. برای تمام دیجیتالی شدن نظام ها، بایستی همه ی سازمان ها، شرکت ها و دولت ها همکاری کنند.

صرفه جویی شرکت مایکروسافت در زمینه ای که آوردم، تنها در مدت 12 ماه از سال 98-1997 بالغ بر 40 میلیون دلار بوده است. بیشترین بخش صرفه جویی، در کاستن از هزینه فرآیند ها به دست آمده است. بنا به محاسبه ی اداره  حسابداری، هزینه هر داد وستد اسناد- که بیشر ناشی از صرف وقت کارکنان می باشد- به هر فقره 145 دلار می رسد. اینک در مایکروسافت و با ابزار الکترونیکی، این هزینه به 5 دلار کاهش یافته است. نرم افزار بازار مایکروسافت در سال نخست کار خود،  به تنهایی 250000 سند شامل 1.6 میلیارد دلار صورت حساب، را جابه حا کرده است. همین کار ، برای ما بیش از 25 میلیون دلار صرفه جویی  در فرآیند به همراه داشت. داد و ستد های بازرگانی با شتاب رو به افزایش دارند، صرفه جویی در نیروی انسانی، یکی از مهم ترین بخش ها  می باشد.

به کارگیری نظام دیجیتالی در برنامه های اداره سهام کارکنان، سالانه بیش از یک میلیون دلار صرفه جویی در هزینه ی نیروی انسانی به بار آورده است. این روند در برخی جاها موجب کاهش در شمار نیروی انسانی می شود، ولی ما این گونه کارکنان را به جاهای دیگری می گماریم که مورد علاقه و خواستشان باشد، در نتیجه ی بازده ی ایشان بالاتر می رود. کارمندی که در گذشته وظیفه ی پاسخگویی به تلفن ها را داشته است، اینک در پای رایانه می نشیند و با بررسی بخش ویژه پرسش کنندگان، برای آن ها پاسخ آماده نموده و می فرستد. هر چند اکنون حجم این کار از 24 درصد به 51 درصد افزایش یافته است، مسئولان پرسش و پاسخ  با مشتریان ، از کارشان بسیار خشنودند ، زیرا جنبه های آموزنده و انگیزشی فراوانی برای خودشان و سراسر سازمان دارد.

نظام در خط امور مسافرت ما، بهره وری در این بخش را سه برابر کرد ه است. اکنون هر کارمند می تواند روزانه تا 25 سفر کامل فردی و یا گروهی را تنظیم کند. آمار این فرآیند در گذشته روزانه 8 سفر بوده است. اکنون برای برنامه ریزی هر سفر که بیشتر دست کم 17 دقیقه مکالمه ی تلفنی و ارسال و دریافت پست الکترونیکی نیاز داشت، به صورت در خط تنها 5 دقیقه وقت صرف می شود.

همه ی فعالیت های مالی و اداری که یاد کردم، توسط دوازده رایانه ی پشتیبان که هر کدام از دو یا چهار پردازنده برخوردارند، انجام می گیرد. بهای همه ی سخت افزارها بالغ بر 300000 دلار، هزینه ی نصب در دوسال برابر با 8 میلیون ، و هزینه ی اجرایی سالانه 765000 دلار می باشد. هر چند این هزینه ها بسیار کمتر از به کارگیری نظام های دیگر است، در برابر پیاده کرده همین طرح در دیگر شرکت ها، اندکی بالاتر می باشد. دلیلش این است که ما در بسیاری از گام ها، و حل مساله ها، پیشاهنگ بوده و راه را برای دیگران هموار نموده ایم. با گسترش فعالیت های استاندارد و همسان، و افزایش کارایی نرم افزار های بازرگانی و تولید انبوه، در آینده این گونه هزینه ها باز هم کاهش خواهند یافت.

حتا برای خود ما در مقام پیشاهنگ فناوری در راه اندازی نظام اطلاعات ، هزینه ی کار از سال 1996 تا 1999 دست کم 3 درصد کاهش یافته است. این کاهش به ویژه، پیامد استاندارد ساختن داده ها و یکپارچه کردن نظام های اطلاع رسانی می باشد.

پشتیبانی از دگرگونی سازی الکترونیکی

برخلاف برداشت سنتی، کارکنان مایکروسافت در زندگی خصوصی خود نیز، پیوندهایی با شرکت دارند. کارمند تازه استخدام، خانم الف که پیشتر از او یاد کردیم، ازدواج می کند. او برنامه ی ماه عسل خود را در خط به نظام دیجیتالی وارد می نماید. پس از این که با همسرش به خانه ای تازه می روند تا زندگی مشترکی را آغاز کنند، نشانی تازه ی خود را در یک فرم دیجیتال به نظام می دهد. نشانی به صورت خودکار و برنامه ریزی شده، به دست واحدها و کسانی که بدان نیاز دارند- واحد پرداخت حقوق، واحد پس انداز و بازنشستگی، مدیری که مزایا و سهام ویژه ی کارکنان را اداره می کند، و... – می رسد. خانم الف شبکه ی رایانه ای درون سازمانی را بررسی می کند تا از مسیر اتوبوس های منطقه زندگی تازه و نیز کسانی که مایل به گزینش همسفر از خانه به محل کار و برعکس هستند آگاه شوند.

خانم الف به هنگام بچه دار شدن، به نظام دیجیتالی برخط شرکت مراجعه می کنند تا از چگونگی مرخصی سازمان ، مرخصی های نگهداری فرزند، همایش های راهنمایی پدر و مادران جوان، و کمک های بهداشتی و درمانی، اطلاعات لازم را به دست آورد. با ورود فرزند تازه به زندگی کارکنان، خودشان به یاری نظام دیجیتالی، وضعیت نظام خانوادگی در پرونده کارگزینی را تغییر می دهند. مایکروسافت در زمینه ی تامین خدمات بهداشتی/ درمانی، دندانپزشکی، عینک و چشم پزشکی، بیمه ی زندگی و از کارافتادگی، باشگاه مراقبت های بهداشتی، و خدمات حقوقی و دادگستری، گزینه های متفاوتی پیش پای کارکنان گذاشته است. هر فرد با بررسی و ارزیابی این گونه طرح ها، آن را که با وضعیت او مناسب تر است و بازده پولی بیشتری دارد، بر می گزیند و به نظام دیجیتالی وارد می کند.

کارکنان می توانند خود بخشی از حقوقشان را به برنامه های پس انداز، خرید سهام شرکت، و بازنشستگی های گوناگون، اختصاص دهند، و نیز هر گاه که اراده کنند، درصد آن ها را تغییر دهند.

به کمک کارگزاری بورس سالمون اسمیت بارنی و بخش ویژه ای که در شبکه ایجاد کرده است، کارکنان مایکروسافت می توانند در خط همه گونه داد و ستد سهام شرکت، دریافت و پرداخت وجه، و مانند آن ها را انجام دهند و از شرایط لازم برای برخورداری از وام های خرید و یا گسترش مسکن آگاه گردند، مگر در کشورهایی که به فرم های کاغذی هم چنان نیاز دارند.

هر        یک از کارکنان مایکروسافت که شریک شرکت هم هستند، سالانه گزارش مالی وسود و زیان مایکروسافت را دریافت می کنند. این گزارش به ده زبان و هفت ارز مهم تهیه می شود و هر کارمندی می تواند گزارش را به زبان و بر پایه ی ارزی که می خواهد، در خط ببیند . مایکروسافت نخستین شرکتی است که ترتیب برگزیدن وکیل ویا رای دادن به مجمع های شرکت را به صورت الکترونیکی داده است. این برنامه شمار رای دهندگان و شرکت کنندگان در مجمع را از 15 درصد به 60 درصد رسانده است. ناگفته نماند که همه فعالیت های حساس یاد شده باامضا و رمز الکترونیکی ویژه ی هر فرد و در محیطی ایمن انجام می شوند.

به کارگیری یک ابزار برای برآوردن نیازهای گوناگون

یکی از کارهای خانم الف در سمت بازاریاب، برنامه ریزی فرآورده هاست. تنها با یک رابط رایانه ای – نرم افزار گزارشگر مایکروسافت – بسیاری از نیازمندی های این خانم برآورده می شود: چگونگی هزینه ها، مشتریان، پیمان ها و بودجه ها. نرم افزار هد تراکس – نظام اصلی حسابداری – شامل وضعیت سرمایه گذاری های ثابت، حساب طرح ها(پروژه ها)، و آمارهای مدیریتی و آگاهی بخش دیگری است. این گونه اطلاعات را با ابزار بسیار پیشرفته، می توان از جنبه های مختلف دید و بررسی کرد. می توان به جای سردرگمی در رقم ها، به تجزیه و تحلیل و نتیجه های آن ها توجه نمود. پیشینه ی کارها و فعالیت های بازاریابی در زمینه ی هر فرآورده هم، در اختیار خانم الف است.

با بهره گیری از داده های مربوط و مورد نظر، خانم الف برنامه ی بازاریابی خود را به صورت مستقیم و در خط وارد نظام می کند و پیامد های آن را بررسی می نماید. با دریافت پاسخ به پرسش هایی هم چون نرخ و درصد هزینه ی بازاریابی من برای فلان فرآورده چه قدر است؟ در چه جاهایی باید هزینه کنم؟ چگونه می توانم منابع را به طرح های تازه اختصاص دهم؟ خانم الف فعالیت ها و برنامه های خود را سامان می دهد.

خانم الف می تواند به کمک  یک ابزار برنامه ریزی دیگر با نام  بر روی هدف، هر طرحی را جداگانه و با همه ریزه کاری های آن، بررسی نماید. این ابزار، وضعیت هر طرح را از روی حساب ویژه آن نشان می دهد. مدیران می توانند هزینه ی کامل طرح های واحد خود را بر پایه ی مراکز هزینه و نیز سالی مالی، دریافت و بررسی کنند.