نویسنده : مهدی فضعلی
ناشر : همکاران سیستم
تاریخ انتشار : 18/02/1384
چرا شرکت‌ها ERP را در تجارت خود به کار می‌گیرند؟
1- یکپارچه کردن اطلاعات مالیERP: با این کار یک سیستم یکپارچه و با ثبات طراحی می‌شود که کلیه عملیات بخش‌های فروش، حسابداری، مالی و سایر واحدهای مرتبط را ادغام می‌کند و دوباره کاری دراین بخش‌ها را ازبین می‌برد.
2-یکپارچه کردن اطلاعات سفارش مشتریان: سیستم ERP می}تواند چرخه‌ی سفارش مشتریان را از زمانی که مشتری درخواست خدمت می‌کند تا زمانی که کالا دریافت کالا و صورت‌حساب مالی، برنامه‌ریزی کند. با استفاده از این نرم‌افزار، شرکت‌ها با پی‌گیری مسیر سفارش به آسانی بخش‌های ساخت، موجودی و حمل‌و‌نقل را با یکدیگر هماهنگ می‌کنند.
3- استاندارد کردن و سرعت بخشیدن به فرآیندهای ساخت: سیستم ERP با شیوه‌های استاندارد، مراحل مختلف ساخت یک محصول را خودکار می‌کند. استانداردسازی فرآیندها و استفاده از یک سیستم کامپیوتری یکپارچه می‌تواند زمان ساخت را کاهش داده، بهره‌وری را افزایش و هزینه‌ها را کاهش دهد.
4- کاهش موجودی: ERP به هموارسازی و بهبود فرآیند در حال ساخت کمک می‌کند. آن موجودی در جریان ساخت را کاهش می‌دهد. ERP با تحویل به موقع کالا به مشتریان، موجودی کالای ساخته شده را کاهش می‌دهد و در این راستا از مدیریت زنجیره تامین کمک می‌گیرد.
5- استانداردسازی اطلاعات منابع انسانی: در شرکت‌هایی که در چند زمینه‌ی کاری فعالیت می‌کنند،ERP شیوه‌های ساده‌ای برای ردیابی اطلاعات مربوط به ساعات کاری کارمندان و مزایا و خدمات آن‌ها ارایه می‌دهد.ERP با به کارگیری صحیح کارمندان در پروژه‌های مختلف، به این امر کمک می‌کند.
2- مراحل برنامه‌ریزی سیستم‌های ERP:
الف- ارزیابی نیازها و انتخاب یک سیستم ERP درست:
به طور عموم برنامه‌ریزی برای طراحی سیستم ERP زمانی اتفاق می‌افتد که سازمان تشخیص دهد روش‌ها و فرآیندهای تجاری جاری پاسخ‌‌گوی نیازهای استراتژیک آینده و حال سازمان نیست؛ بنابراین اولین قدم در برنامه‌ریزی، ارزیابی نیازهای سازمان است. از طرف دیگر، هزینه‌های اجرای سیستم ERP شامل هزینه‌های نرم‌افزاری، سخت‌افزاری، مشاوره و پرسنلی، می‌تواند دو یا سه درصد درآمد شرکت را به خود اختصاص دهد. ارزیابی این نیازها و هزینه‌ها کمک می‌کند تا درباره‌ی بهبود سیستم موجود یا اجرای سیستم ERP جدید تصمیم‌گیری کنیم.
برای انجام درستERP، باید رویه‌های کسب و کار و انجام کار افراد، تغییر کنند. این تغییرات بدون زحمت ممکن نیستند، اما اگر شیوه‌های کسب و کار به خوبی با یکدیگر یکپارچه شده باشند، (سفارش‌ها به موقع حمل می‌شوند، بهره‌وری نسبت به سایر رقبا بالاتر است، مشتری به طور کامل رضایت دارد) در این حالت، دیگر حتا دلیلی برای به کارگیری ERP وجود ندارد.
دلایل قابل قبول برای اجرای یک سیستم جدیدERP:
- ناتوانی سیستم موجود در برآورده کردن نیازهای سازمانی
- احتیاج سیستم موجود به منابع وسیع برای نگه‌داری و حمایت
- برسی نیاز فرآیند یک شرکت به مهندسی مجدد
- کاستی سیستم‌های اطلاعاتی موجود در شرکت
- ناتوانی کارکنان در پاسخ‌گویی آسان به سوالات یا اطلاعاتی که به وسیله‌ی مشتریان و تامین‌کنندگان کلیدی، درخواست می‌شود.
- ورود اطلاعات یکسان از راه‌های گوناگون به سیستم موجود
ب-تطبیق فرآیندهای تجاری سازمان با سیستمERP:
برای بهتر فهمیدن خطرات و جذابیت‌های سیستم ERP، باید مشکلات موجود را درک و آن‌ها را در طراحی سیستم، منظور کنیم. نقص عمده‌ی سیستم‌های قدیمی در بسیاری از سازمان‌های بزرگ، پراکندگی اطلاعات بود. تا قبل از به وجود آمدن سیستم‌های ERP، ابتدا نحوه‌ی عملیات تجاری مشخص می‌شد و سپس نرم‌افزاری که از فرآیندهای تجاری به بهترین نحو حمایت می‌کرد، انتخاب می‌کردند. این توالی بعد از به وجود آمدن سیستم ERP، معکوس شد. بنابراین فرآیند تجاری اغلب مواقع جهت تناسب با سیستم جدید باید تغییر کند.
پ-استنباط احتیاجات سازمانی:
بیش‌تر شرکت‌ها در درک کامل مزایای سیستم‌های ERP، شکست می‌خورند، زیرا آن‌ها یک شیوه‌ی سازمان‌یافته برای فهم مزایای ابزارهای اطلاعاتی جدید و سیستم‌های شرکت ندارند. بنابراین سازمان را نمی‌توان در معرض یکپارچه شدن قرار داد. بخش‌های سازمان به وسیله‌ی مجموعه‌ای از اهداف مربوط به خود کار می‌کنند، اندازه گیری عملکرد و پاداش‌ها، به جای این‌که کلی باشند، کارکردی هستند و عده کمی از کارکنان با دیدگاه گسترش شرکت، آشنایی دارند. از این رو مدیریت عالی باید رهبری همه‌ی این تغییرات را بر عهده بگیرد، زیرا اجرای یک سیستم ERP موفق، به معنای تغییر بسیاری از شغل‌هاست.
ت- توجیه اقتصادی و استراتژیک
عالی بود
ممنون