برنامه ریزی منابع سازمان (ERP) (بخش نخست)

نویسنده : مهدی فضلعلی
ناشر : همکاران سیستم
تاریخ انتشار : 11/02/1384

یکی ازپیش­رفت­های مهم در پنج سال گذشته در زمینه­ی فناوری OM، به وجود آمدن یک نرم افزارجدید به نام ERP است.

 ERP به وسیله­ی DELOITTE و TOUCHE به عنوان یک بسته­ی نرم­افزار تجاری شناخته شده است که توانایی­های زیر را در اختیار شرکت­ها و سازمان­ها قرار می‌دهد:

1) یکپارچه و خودکار کردن بیش­تر فرآیندهای تجاری.

2) به کارگیری داده­ها و عملیات عمومی در سراسر شرکت.

3) تولید و ارزیابی اطلاعات دریک محیط زمان واقعی.

هدف ERP، هماهنگ کردن کل فعالیت­های شرکت، از ارزیابی عرضه کننده تا صورت­حساب مشتریان، است.ERP از یک بانک اطلاعاتی متمرکز برای کمک به جریان یافتن اطلاعات، بین وظایف ساخت، خرید، مالی، لجستیک و منابع انسانی در شرکت استفاده می­کند.

برنامه­ریزی منابع سازمان ((ERP، مجموعه­ای است که در سامان­دهی فرآیندهای تجاری سنتی مانند کنترل موجودی، برنامه­ریزی احتیاجات مواد و پردازش سفارش کاربرد دارد. ماهیت ERP یکپارچه کردن کل منابع سازمان از دیدگاه اطلاعاتی است. یکپارچه کردن به معنای ارتباط بیش­تر، ترکیب شدن یا به طور ساده با یکدیگر بودن است. دراین یکپارچگی، اطلاعات تکراری حذف می­شود، در زمان صرفه­جویی می­شود و کارایی عملیات بهبود می­یابد. یکپارچگی در یک سیستم ERP تنها به اطلاعات محدود نمی­شود و ممکن است مهندسی مجدد کسب و کار را نیز دربر گیرد.

این نرم­افزار در ابتدا کسب و کار شرکت را بررسی می­کند. پس از آن بر روی مضامین یکپارچه­سازی داده، کاهش هزینه­های تعامل و سرعت و صحت اطلاعات، به عنوان مباحث کلیدی استراتژیک تمرکز می­شود.

صنعت ERP به سرعت درحال رشد و توسعه است، درطول یک سال گذشته 20هزار شرکت، 10میلیارد دلار به فروشندگان نرم­افزارERP پرداخت کرده­اند.

دریک سیستم ERP، داده­هایی که دریک زمان وارد شده­اند، به تنهایی به یک بانک اطلاعاتی مشترک، کامل و سازگار که برای همه کاربردها قابل استفاده باشد، تبدیل می­شود. برای مثال، وقتی یک فروشنده  NIKE، سفارش20000 جفت کفش را برای FOOTLOCKER، در سیستمERP ثبت می­کند، داده­ها به طور مداوم در دست­رس واحدهای ساخت قرارمی­گیرند. اگرموجودی سفارش در انبار موجود باشد، کارکنان تولید شروع به پر کردن سفارش می­کنند، حسابداری فاکتور FOOTLOCKER راچاپ می­کند و حمل ونقل، FOOTLOCKER را از تاریخ دریافت آگاه می­کند. فروشنده یا حتا مشتری، می­تواند هر نقطه از فرآیند سفارش را کنترل کند. این عمل به وسیله­ی استفاده از داده­های یکسان و کاربردهای مشترک صورت می­گیرد. برای رسیدن به این سازگاری، مفهوم داده­ها باید در سراسر شرکت به صورت یکسان تعریف شوند.

در مثال NIKE، این مفهوم با یکپارچه­سازی عملیات تولیدی در موقعیت­های گوناگون از ویتنام تا چین و مکزیک، در واحدهای تجاری درسراسر جهان، با پول­های متفاوت و زبان­های مختلف میسر شده است.

بیش­تر کاربردهایERP برای تولید سفارشی است. فروشندگان اصلی، SAPAG (یک شرکت آلمانی)، Baan (یک شرکت هلندی)، J.DEdwards، Peoplesoft و Oracle (همه ازآمریکا) الگوهای سفارشی شده­ای را برای صنعت­های خاص شروع کرده­اند.

اگرچه بیش­تر تولیدکنندگان، نرم­افزار را مطابق میل فروشندگان می­سازند، بیش­تر شرکت­ها، هزینه­هایی بیش ازپنج برابر قیمت نرم افزار خرج می­کنند تا در شرکت آن­ها مورد استفاده قرار گیرد. برنامه­هایERP برای یک شرکت خیلی کوچک هزینه­ای افزون بر 300000 دلار در پی دارد. این مبلغ برای یک شرکت بزرگ مانند جنرال موتور یا کوکاکولا به بیش از صدها میلیون دلار افزایش می­یابد.

تفاوت بین ERPو یک بانک اطلاعاتی مرکزی

 (2000) Jacobs به شیوه­ای ساده به این سوال پاسخ می­دهد. در یک بانک اطلاعاتی مرکزی، اطلاعات از نواحی عملیاتی مختلف به بانک اطلاعاتی مرکزی می­آیند، در حالی که در یک سیستم ERP، هر کدام از بخش­های عملیات با یکدیگر و همچنین با بانک اطلاعاتی مرتبط هستند.

بانک اطلاعاتی مرکزی در یک بنگاه

سیستم ERP در یک بنگاه

به این معنا که ERP همه­ی ارتباطات بین نواحی عملیاتی مختلف مانند ساخت، مالی، حسابداری، بازاریابی و... را برقرار می­کند.

ERP باید در انجام دو عمل بسیار مهم توانایی داشته باشد؛ نخست به اشتراک گذاشتن اطلاعات (همان کاری که بانک اطلاعاتی مرکزی انجام می­دهد) و دوم یکپارچه کردن فرآیند (ویژگی یکتای سیستم­های ERP). زمانی که این دو فعالیت توسط یک سیستم ERP به خوبی انجام شود، منابع سازمان بهینه می­شوند، هزینه­ها کاهش و درآمدها افزایش می­یابد.

مزاِیا ومعایب سیستم­های ERP

مزایا

1) زنجیره­ی تامین، تولید، فرآیند اداری و مدیریت روابط مشتری را یکپارچه می­کند.

2) بانک­های اطلاعاتی جامع ایجاد می­کند.

3) تفرقه در واحدها را از بین می­رود و به تخصیص «بهترین فرآیندها» کمک می­کند.

4) ارتباطات و همکاری وسیع جهانی را افزایش می­دهد.

5) به یکپارچگی واحدهای تجاری و مکان­های چندگانه کمک می­کند.

6) امکان ارایه­ی یک مزایای رقابتی را فراهم می­کند.

7) کاهش زمان تحویل و دوره­ی زمانی ازطریق به کم­ترین میزان رساندن تاخیرهای گزارش­گیری و بازیابی ذخیره­ی زمان­ها

معایب

1) خریداری آن بسیار گران و سفارشی کردن آن بسیار پرهزینه­تر است.

2) به کارگیری آن ممکن است به تغییرات اساسی در ساختار و فرآیند شرکت نیاز داشته باشد.

3) استفاده از آن بسیار پیچیده است، به گونه­ای که همه­ی شرکت­ها نمی­توانند خود را با آن تعدیل کنند.

4) وقت­گیر است، تا جایی که بهتر است از طریق تاکید بر روی مباحث حساس و سیاست­های داخلی زمان صرف شده را به حداقل رساند.