مروری بر مفاهیم دولت الکترونیک

هدف دولت الکترونیک ارائه خدمات بهتر، با هزینه، کمتر و اثر بخشی بیشتر است؛ ولی نمی‌توان استاندارد مشخصی برای سایر ویژگی‌های آن معرفی کرد، زیرا هر دولتی می‌تواند با توجه به نیازهای جامعه خودش نظام دولت الکترونیک را پایه‌ریزی کند.

مروری بر مفاهیم دولت الکترونیک
محمد‌رضا محمودی‌منش- احسان منوچهری - طیف برق
رشد و توسعه فناوری اطلاعات و مزایای زیاد کاربرد این فناوری در بهبود روند ارائه خدمات سازما‌ن‌های دولتی، سبب گرایش دولت‌ها به این فناوری و حرکت به سمت پیاده‌سازی دولت الکترونیک شده است. در این مطلب با مروری بر مفاهیم و اصطلاحات رایج در زمینه دولت الکترونیک مقدمه‌ای اجمالی بر این مبحث بیان می‌گردد.

1- تعاریف و اصطلاحات
• دولت الکترونیک (E- Government): دولت الکترونیک استفاده از فناوری‌های اطلاعاتی و ارتباطی به منظور ارائه خدمات دولتی، به صورت بهنگام و مستقیم به شهروندان، در 24 ساعته شبانه روز و 7 روز هفته است. دولت الکترونیک به افراد تسهیلات لازم جهت دسترسی مناسب به اطلاعات و خدمات دولتی و فرصت‌های گسترده‌تر برای مشارکت در فرایندها را ارائه می‌نماید.

• ذی‌نفع (Stakeholder): افراد، سازمان‌ها و گروه‌های خاصی هستند که به نحوی به طرح‌ها و برنامه‌های دولت علاقه‌مند هستند و تصمیمات دولت برای آنها اهمیت دارد و به عبارتی در فعالیت‌های دولتی ذی‌نفع هستند؛ مانند کارفرمایانی که مصوبات دولت در مورد حداقل حقوق کارگران برای آنها از نظر کاری و حرفه‌ای دارای اهمیت است.

• مشتری (Customer):استفاده‌کننده از سرویس‌های دولتی را مشتری می‌گویند، مانند بازنشستگانی که حقوق بازنشستگی دریافت می‌کنند و یا افرادی که برای معالجه به کلینیک‌های دولتی مراجعه می‌نمایند.

• شهروند (Citizen): فردی با حقوق و مسئولیت‌های تعریف‌شده و معین در جامعه؛ این حقوق شامل حق رأی، حق اظهار نظر آزاد و ... می‌شود. افرادی که در انتخابات شرکت کرده و رأی می‌دهند و یا اشخاصی که در یک تجمع سیاسی سخنرانی می‌کنند، مشتریان دولت نیستند؛ بلکه شهروندانی هستند که در فعالیت‌های جامعه شرکت می‌کنند.

• بنگاه (Business): شرکت‌های تجاری و خصوصی بوده که از یک سو با دولت و سازمان‌های دولتی و از سوی دیگر با مصرف‌کنندگان (consrmers) یا مشتریان در ارتباط هستند. تمامی شرکت‌ها از زمان تأسیس شرکت برای ثبت و امور مالی و مالیاتی و رعایت استانداردها و قوانین و ... با دولت و ارگان‌های اداری در ارتباط هستند. همچنین برخی شرکت‌ها به عنوان پیمانکار با دولت در تعامل هستند مثل شرکت‌هایی که برخی پروژه‌های عمرانی دولت را بر عهده می‌گیرند.

2- ساختار و روابط دولت الکترونیک
در واقع ستون‌ اصلی دولت الکترونیک، ارتباطی است که دولت با شهروندان، بنگاه‌های اقتصادی، کارکنان و سایر مؤسسات دولتی برقرار می‌سازد و این ارتباطات است که روح دولت الکترونیک را تشکیل می‌دهد. در این قسمت سعی می‌کنیم ابعاد مختلف دولت الکترونیک و روابط بین آنها را بشناسیم. دولت الکترونیک برای سرویس‌دهی به شهروندان، واحدهای خصوصی و سازمان‌های دولتی دیگر، از مجراهای مختلفی استفاده می‌کند که این خود به روابطی مابین دولت و ارکان جامعه می‌انجامد که تحت عناوین زیر دسته بندی می‌شوند:

• G2E: رابطه دولت با شهروندان که طی آن دولت سرویسی را به شهروندان ارائه می‌دهد‌. در اینجا شهروند به عنوان عضوی از جامعه که حق او استفاده از سرویس‌های دولت الکترونیک است، این خدمات را به صورت رایگان دریافت می‌کند.

• G2B: رابطه‌ای بین دولت و بنگاه‌های تجاری وخصوصی است که طی آن دولت سرویسی رابه آن سازمان یا شرکت خصوصی ارائه می‌دهد. به عنوان مثال می‌توان به مزایده‌ای که از طرف دولت در اینترنت به اجرا گذاشته می‌شود و شرکت‌های خصوصی از طریق اینترنت در این مزایده شرکت می‌کنند اشاره کرد. خدماتی از قبیل ارائه مجوز وگواهی‌نامه‌ها، انجام خرید و فروش کالاها، خدمات وغیره دراین بخش انجام می‌گیرد.

• G2G: رابطه‌ای بین سازمان‌های درون دولت و یا بین دولت‌های مختلف که طی آن، هریک از این سازمان‌ها یا دولت‌ها می‌توانند به دیگری سرویس دهند و یا روابطی در زمینه‌های مختلف داشته باشند. اکثر امور اداری دولت به نحوی به هم مربوط هستند. بدین معنی که اطلاعات یک سازمان یا بخش مورد استفاده، از سرعت و اطمینان کافی برخوردار نیست. به همین دلیل نیاز به اتصال سازمان‌های مختلف دولتی احساس می‌شود.

• G2E: رابطه بین دولت با کارمندانش است و شامل سرویس‌هایی است که از طرف دولت به کارمندان اداری سازمان‌های مختلف دولتی در رابطه با کار و شغل آنها ارائه می‌شود. این سرویس‌ها می‌توانند شامل امور مالی، حقوقی و مالیات و … مربوط به کارمندان باشد. رسیدگی به نحوه عملکرد کارمندان و ارتباطات داخلی یک سازمان دولتی جهت کاهش کاغذبازی و جلوگیری از اتلاف زمان و افزایش کارایی سازمان دولتی نیز می‌تواند از جمله کارکردهای GE باشد.

با توجه به روابطی که مطرح شد ارتباطات دیگری در جهت مخالف نیز بین دولت و ارکان جامعه وجود دارد که می‌توان به یکی از آنها اشاره کرد:

• C2G: عبارت است از ارتباطی میان دولت و مردم که طی آن شهروندان اطلاعاتی را به دولت ارائه می‌دهند. به عنوان مثال در یک رأی‌گیری الکترونیکی فرم‌ها و آرائی که شهروندان به دولت ارائه می‌دهند؛ یک ارتباط C2G را به وجود می‌آورد.

3- ویژگی‌های دولت الکترونیک
هدف دولت الکترونیک ارائه خدمات بهتر، با هزینه، کمتر و اثر بخشی بیشتر است؛ ولی نمی‌توان استاندارد مشخصی برای سایر ویژگی‌های آن معرفی کرد، زیرا هر دولتی می‌تواند با توجه به نیازهای جامعه خودش نظام دولت الکترونیک را پایه‌ریزی کند.

• (S (SMALL: دولت الکترونیک نباید گستردگی بیش از حد داشته باشد؛ تا بتواند از اتلاف نیروی انسانی و سرمایه جلوگیری کند. بنابراین بهتر است دولت‌های بزرگ به دولت‌های محلی کوچک‌تر تقسیم شوند.

• (M(MORAL: دولت الکترونیک باید مقید به اخلاق بوده و حریم اطلاعات خصوصی شهروندان را حفظ نماید.

• (A (AUDITABLE: دولت الکترونیک باید نسبت به فعالیت اجتماعی، اقتصادی و سیاسی که انجام می‌دهد جوابگو باشد؛ بدین معنی که شهروندان بتوانند تا حد امکان از روند پیشرفت این فعالیت‌ها آگاهی‌های لازم را کسب کنند.

• (R (RESPONSIBLE: دولت الکترونیک باید در صورت بروز مشکلاتی ناشی از فعالیت‌هایش به مردم پاسخگو باشد.
• (T (TRANSPARENT: دولت الکترونیک باید از موضع شفافی در رابطه با امور شهروندان برخوردار باشد.

4- مراحل تکامل دولت الکترونیک
در جریان گسترش کمی و کیفی سرویس‌هایی که دولت الکترونیک به جامعه ارائه می‌دهد، دولت از مراحل مختلفی عبور می‌کند که می‌توان آنها رابه چهار مرحله تقسیم کرد:

- به وجود آمدن وب‌سایت‌های دولتی که شامل اطلاعاتی درمورد سازمان‌های مختلف دولتی است.
- ایجاد وب‌سایت‌های دولتی که شامل اطلاعات سازمان‌ها دریک محیط تعاملی هستند.
- ایجاد وب‌سایت‌هایی که به سرویس‌گیرندگان این اجازه را می‌دهند که بتوانند به اطلاعات شخصی مورد نیاز خود دست یابند.
- گسترش وب‌سایت‌ها و شبکه‌هایی که دائماً به شهروندان خدمات می‌دهند و شامل سازمان‌های بسیار زیادی هستند که توسط این شبکه به یکدیگر متصل شده‌اند.

مراحل پیشرفت دولت الکترونیک و سرویس‌های ارائه‌شده در هر مرحله در شکل زیر به نمایش درآمده است.

شکل 1- مراحل تکامل دولت الکترونیک

سازمان ملل برای ارزیابی پیشرفت کشورها در برپایی دولت الکترونیک پنج مرحله زیر را شناسایی نموده است:

• مرحله نوظهور
طی این مرحله تعدادی وب‌سایت ساده و مستقل از هم توسط دستگاه‌های دولتی ایجاد می‌شود که بر روی آنها اطلاعاتی محدود و پایه‌ای گذاشته می‌شود.

• مرحله تکامل‌یافته
در این مرحله بر تعداد سایت‌های دولتی افزوده می‌شود. در این مرحله اطلاعات غنی‌تر و پویا هستند و تغییرات با تواتر بیشتری درسایت‌ها اعمال می‌شوند.

• مرحله تعاملی
در این مرحله کاربران از فرم‌های الکترونیکی استفاده می‌کنند و از طریق اینترنت با مقامات دولتی برای انجام کارهای خود تماس برقرار کرده و درخواست‌ها و قرار ملاقات‌های خود را به صورت on line تنظیم می‌نمایند.

• مرحله تراکنش
طی این مرحله کاربران می‌توانند پرداخت هزینه خدمات و یا انجام تبادلات مالی را از طریق شبکه و‌ به صورت امن انجام دهند.

• مرحله یکپارچه
طی این مرحله کلیه فعالیت‌های دولتی به صورت یکپارچه بر روی شبکه اینترنت ارائه خواهد شد.

5- موانع گسترش دولت الکترونیک
از میان موانع گسترش دولت الکترونیک، می‌توان به سه مورد اصلی اشاره کرد که عبارتند از: فرهنگی، سازمانی و محدودیت منابع.

5-1- عوامل فرهنگی
5-1-1- موقعیت کنونی
بررسی دولت‌ها و مطالعات اولیه آنها برای به اجرا درآوردن طرح دولت الکترونیک نشان داده است که مشکل اصلی ایجاد وتوسعه دولت الکترونیک، تکنولوژی نیست، بلکه مشکل اصلی در این است که آیا فرهنگ جامعه آمادگی پذیرش تغییرات بسیار زیادی که ایجاد خواهد شد را دارد یا خیر.

این تغییرات تأثیر اصلی خود را بر کارمندان دولتی خواهند گذاشت. بررسی‌ها نیز نشان می‌دهد که عده‌ای از کارمندان دولت با تغییرات سریع در نظام اداری مخالفند. درحالی که عده‌ای دیگر با آن موافق بوده و از آن استقبال می‌کنند.

برای راضی کردن عموم مردم نیز باید جامعه را متقاعد کرد که انتقال اطلاعات به قدر کافی امن هست وحریم خصوصی افراد کاملاً رعایت می‌شود. در ساختار سازمانی یک دولت الکترونیک‌، کارمندان به جای جلوگیری از خطر و ریسک درکارهای اداری به مدیریت ریسک می‌پردازند.

درچنین محیطی افراد به خلاقیت و نوآوری در کارهای اداری تشویق می‌شوند. همچنین در جامعه اطلاعاتی پیشرفته، شهروندان و واحدهای خصوصی به امنیت سیستم دولت الکترونیک اطمینان داشته و اکثر امور خود را از طریق آن انجام می‌دهند، در چنین فضایی دولت نیز از خلاقیت و نوآوری حمایت می‌کند.

5-1-2- راه رسیدن به محیط فرهنگی مطلوب
عملی ساختن دولت الکترونیک بیش از هر چیز، به مدیریت و راهبری بسیار کارآمد نیاز دارد. این هیأت‌مدیره تنها از متخصصان IT تشکیل نمی‌شوند؛ بلکه در این هیأت افرادی با تخصص‌های اقتصاد، مدیریت و جامعه‌شناسی نیز حضور خواهند داشت. گام اصلی بعدی تنظیم یک برنامه همه جانبه برای ادامه عملی ساختن دولت الکترونیک است.

5-2- عوامل سازمانی و اداری
5-2-1- موقعیت کنونی سازمان‌ها وادارات
درحال حاضر، ادارات دولتی دارای روابط بین سازمانی نیستند و این به دلیل فقدان یک شبکه الکترونیکی مناسب بین آنها است. مسئولان این سازمان‌ها نیز تنها به مدیریت در حوزه درون‌سازمانی عادت کرده‌اند و ارتباط بین سازمان‌های مختلف می‌تواند مشکلاتی را برای آنها ایجاد کند. روش تصمیم‌گیری بالا به پایین نیز عامل دیگری است که به مشکلات مدیریتی دامن زده است.

5-2-2- ساختار اداری مطلوب دولت الکترونیک
در یک نظام دولتی الکترونیک، موانع و حصارهای بین سازمانی برداشته می‌شود و دولت از یک نظام بسته و محتاط به یک نظام باز که در آن نوآوری حرف اول را می‌زند تبدیل می‌شود.

5-2-3- راه رسیدن به ساختار اداری مطلوب
یکی از راه‌های مؤثر می‌تواند دادن پاداش به کارمندان و مدیرانی باشد که به جا افتادن دولت الکترونیک در سازمان خود کمک می‌کنند. حتی برخی دولت‌ها ارگان‌های خاصی را جهت دنبال کردن این موضوع تاسیس کرده‌اند در همین حال به موازات این فعالیت‌ها، متخصصان IT درحال ساختن زیر بنای لازم برای مرتبط ساختن ارگان‌های مختلف به یکدیگر خواهند بود.

5-3- کمبود منابع
5-3-1- وضعیت حاضر
همان‌طور که گفته شد در حال حاضر- درجوامع پیشرفته‌ای مثل ایالات متحده - کمبودی از لحاظ منابع تکنولوژیک احساس نمی‌شود؛ اما کمبود نیروی انسانی متخصص چه از لحاظ فنی و چه از نظر مدیریتی یک مشکل عمده در راه سرعت بخشیدن به روند تغیر به دولت الکترونیک به شمار می‌رود. از طرفی به دلیل نو و بدیع بودن این موضوع در واقع می‌توان گفت که هیچ نیروی مدیریتی با تجربه‌ای، برای پیاده‌سازی دولت الکترونیک در سطح جامعه وجود ندارد.

5-3-2- وضعیت مطلوب برای پیاده سازی دولت الکترونیک
یک موج جدید از افراد تحصیل‌کرده در فناوری اطلاعات و مدیریت وارد دولت مرکزی خواهند شد. از طرفی بهتر است دولت تا حد امکان به وسیله آموزش و حقوق بیشتر به جذب افراد شایسته از بین کارکنان فعلی دولت اقدام کند؛ زیرا این افراد با ساختار دولتی و اداری آشنایی بیشتری دارند.

5-3-3- راه رسیدن به وضعیت مطلوب
گرچه استخدام مدیرانی که توانایی‌های گسترده‌ای در فناوری اطلاعات دارند، یک اقدام اساسی و اصولی محسوب می‌شود؛ اما آموزش مدیران قدیمی و استفاده از آنها این مزیت را دارد که این افراد می‌توانند درهزینه‌ها صرفه‌جویی کرده و اعتبارات مازاد را برای بهبود کیفیت زیرساخت‌های تکنولوژیک دولت الکترونیک به کار گیرند.