مدیریت داده ها در یک محیط بدون کاغذ مبتنی بر وب
اطلاعات نیروی حیاتی هر سازمان است که اگر در دست افراد مناسب قرار گیرد می تواند باعث تبدیل داده ها به دانشی شود که سازمان را رو به جلو می برد. برای اتخاذ تصمیمات صحیح در دسترس بودن به هنگام اطلاعات ضروری است.در حال حاضر بسیاری از شرکت ها این منابع ارزشمند را به دست تکنولوژی 2000 ساله سپرده اند. آیا شما هنوز داده ها و اطلاعات مهم سازمان خود را بر روی کاغذ نگهداری می کنید؟
ما در عصر اطلاعات به سر می بریم. عصری که اطلاعات چاپ شده بر روی کاغذ در آن به کلی منسوخ شده است. مستندات کاغذی مشکلات خاص خود را دارند. شما چگونه نسخه های کاغذی را کنترل می کنید؟ در حال حاضر چگونه مستندات را نگهداری می نمایید؟ آیا از دسترسی سریع افراد به آخرین اطلاعات و اسناد اطمینان دارید؟ آیا گروه ها و تیم های مختلف می توانند با اطمینان از در اختیار داشتن تمام اسناد مورد نیاز خود، اطلاعات خود را به اشتراک بگذارند؟ آیا امکان کنترل دسترسی افراد برون سازمانی به مستندات وجود دارد؟ کاغذ همه چیز، از اجازه دسترسی و تکثیر گرفته تا ذخیره سازی و بازیابی داده ها و اطلاعات را مشکل، بی معنا، زمان بر و پر هزینه می کند.
پژوهشهای اخیر در زمینه تکنولوژی وب امکان انتقال مستندات و مدیریت داده ها را در فضایی به دور از سیستم های مبتنی بر کاغذ فراهم آورده است. زبانهای برنامه نویسی جدید تحت وب که از مزایای پیشرفته ترین تکنولوژی های پایگاه های داده استفاده می کنند، با نوید ادارات بدون کاغذ به بازار آمده اند. امروزه شرکت ها به تدریج از مزایای این این پیشرفت ها بهره مند شده، روند تفکر خود را در باب اطلاعات و نحوه استفاده از آن تغییر می دهند.
برخوردهای گوناگون با فرآیندهای مشابه مستندسازی در سازمان شما می تواند گیج کننده و مأیوس کننده باشد. یک سیستم مبتنی بر وب ذاتاً از وقوع چنین حالت هایی پیشگیری می نماید. به دلیل برخط بودن کلیه فرمها با تمامی رویه ها به یک صورت رفتار می شود. به عنوان مثال اگر فردی بخواهد مشکلی را ثبت کند، می داند که می بایست مستقیماً به سراغ سیستم رفته و از فرمهای برخط جهت تشریح، ذخیره و مستند نمودن آن استفاده نماید. هیچ کس مجبور نیست فرمهای کاغذی را تحویل بگیرد.
علاوه بر این، سیستم های مبتنی بر وب در جهت ایجاد یک مکان متمرکز برای فرمها و مستندات، به منزله انبارهایی از سوابق، دستورالعمل ها و رویه های شرکت عمل می کنند. دیگر لازم نیست مدیران نگران استفاده از آخرین نسخ دستورالعمل ها باشند (مشکل همیشگی سیستم های مبتنی بر کاغذ). در محیط های الکترونیکی دستورالعمل ها و رویه ها در یک قالب دیجیتال نگهداری شده و به عنوان تنها نسخه قابل کنترل در دسترس قرار می گیرد. کاربران چنین محیط هایی به این اصل پایبندند که به نسخه های کاغذی اعتماد نکنند و در عوض برای دسترسی به آخرین نسخ به روز شده، به سیستم برخط مراجعه نمایند. تمامی کاربران در آن واحد می توانند مستندات و داده های فعال مشابه را بررسی نمایند چراکه همه چیز به صورت بلادرنگ[5] نمایش داده می شود. شما می توانید مطمئن باشید که کارمندان به آخرین نسخه از هر سند دسترسی دارند. به طور حتم این سیستم ها برای سازمان های سازگار با استانداردهای کیفیت ISO ایده آل می باشند. کنترل مستندات المانی است که توسط سیستم های الکترونیکی اینچنین به طور کامل اعمال می گردد.
قدرت سیستم های مبتنی بر وب زمانی بیشتر می شود که این سیستم ها از مزایای پست الکترونیکی[6] و امضاهای الکترونیکی[7] یکپارچه[8] استفاده نماید. استفاده از کاغذ برای برقراری ارتباط روشی کند و پرهزینه است. در گذشته یک سند داخلی مسیر خودش را برای جمع آوری امضاها در سازمان به کندی طی می کرد؛ امروز چنین سندی می تواند سریعاً به یک سیستم دیجیتال ارایه شده و توسط پست الکترونیکی بین تمام افراد و گروه های لازم توزیع شود؛ افراد و گروه های متعددی را تجسم کنید که بلافاصله از ارایه اسناد و سوابق مهم به سیستم مطلع می گردند.اطلاع رسانی همزمان به گروه ها اجازه می دهد که در جهت تصویب پروژه ها و تغییرات به صورت همزمان اقدام نمایند. اگر مستند خاصی به تصویب نیاز داشته باشد، سیستم به شما اجازه می دهد که نام کاربری و کلمه عبور خود را برای تأیید سریع آن وارد نمایید. اطلاعیه ها پس از اخذ تمامی تأییدات لازم می توانند دوباره ارسال گردند. این سیستم ها حتی به شما اجازه می دهند که تاریخچه بررسی[9] هر مستند را پیگیری[10] نمایید تا بدانید هر تغییر در چه زمانی و به چه علت اعمال شده است. چنین سیستم هایی در صورت پراکندگی سازمان از نظر جغرافیایی بسیار مفیدترند. کاربران از هر کجای دنیا می توانند به یک سیستم مبتنی بر وب وارد شده به مشاهده، ایجاد، اصلاح و یا امضای یک سند بپردازند.
مزایای عمده کار با حرفه[11]ای که از سیستم دیجیتال بدون کاغذ استفاده می کند کدامند؟ شرکت هایی که این تکنولوژی را پذیرفته اند شاهد صرفه جویی های عمده ای هستند. آنها متوجه شده اند که با استفاده از فرآیندهای مستندسازی و اطلاعاتی استاندارد و بهینه به منابع کمتری نیاز دارند. بسیاری از کاربران حفظ مقادیر زمانی قابل ملاحظه ای - حدود 15 تا 30 درصد- را گزارش می دهند که ناشی از قابلیت جستجوی مستندات و انجام بررسی های شخصی به سادگی هرچه بیشتر می باشد. این سیستم ها همچنین فعالیت های کسالت بار نظارتی را حذف نموده، کارمندان را برای کار بر روی وظایف مهمتر، حساس تر و سودمند آزاد می گذارد.
حذف کاغذ از معادله منجر به صرفه جویی نقدی هم می گردد. برآورد می گردد که 80 تا 90 درصد از هزینه های مستندات داخلی مربوط به جستجوی اسناد کاغذی بعد از تهیه آنهاست. یک سیستم داده ای مبتنی بر وب امکان سازمان دهی مستندات شما را بر اساس هر روش منطقی فراهم می آورد؛ به گونه ای که کاربران بتوانند به سیستم مرکزی وارد شده و به سادگی به جستجوی سوابق، فرم ها و اسناد مورد نیاز خود بپردازند. عملیات قدرتمند جستجو به کابران امکان می دهد که برای یافتن اطلاعات مورد نیازشان در کل سیستم به جستجو بپردازند. به این ترتیب با اعطای اختیار به افراد جهت انجام جستجوهاشان مقادیر هنگفتی از زمان و هزینه حفظ می گردد.
کار با دستورالعمل های الکترونیکی، به طرز چشمگیری هزینه های مورد نیاز چاپ، تکثیر، توزیع و به روزرسانی رویه ها و دستورالعمل های حجیم کاغذی راکاهش می دهد. شرکت ها دیگر نیازی به صرف وقت وانرژی برای اعمال تغییرات روی مستندات نخواهند داشت. احیای فضاهای نگهداری مستندات اداری از دیگر مصادیق صرفه جویی است که در این زمینه به چشم می خورد. فضاهای عمده ای که سابقاً به ناچار برای ذخیره و نگهداری اسناد کاغذی استفاده می شد، اکنون می تواند به صورت بهتری استفاده شود.
چگونه شرکت ها از این ابزارها استفاده می نمایند؟ مدیران کیفیت وجود چنین سیستم های داده ای را حیاتی می دانند.در این سیستم ها عدم تطابق مستندات، شکایات مشتریان، عملیات اصلاحی و رویه های کیفی به صورت دیجیتال بایگانی و ثبت می گردند. ادارات منابع انسانی از این سیستم ها جهت پیگیری سوابق کارکنان، داده های مربوط به حضور و غیاب کارکنان، و نیز نگهداری اطلاعات راهنمای کارکنان و سایر اعلانات شرکت استفاده نمایند. ادارات فروش نمونه کالاها، پیشنهاد قیمت ها و اطلاعات تماس را بدون توجه به محل استقرارشان بررسی می نمایند. مهندسین تولید و فرآیند می توانند کار تولید و نیز تغییر مستندات را پیگیری کنند.این سیستم های داده ای مبتنی بر وب به طرز خارق العاده ای بازده و بهره وری کاربرانشان را افزایش داده، نتیجتاً هزینه های عملیاتی را پایین می آورند. توانایی همکاری و مشاهده مستندات به صورت بلادرنگ شانس دوباره کاری ها را کاهش داده و بالواقع فرهنگ اشتراک مستندات را در یک شرکت بالا می برد. دسترسی جهانی به اینترنت این اطمینان را ایجاد می کند که تمامی کاربران بدون توجه به محل استقرارشان، با سیستم مرتبط و از آن مطلع باشند و هیچ کس برای دسترسی به اطلاعات مجبور به جنگ نباشد.
ترجمه: جوانه عظیمی
[2] Online
[3] Web browser
[4] Submit
[5] Real-time
[6] E-mail
[7] Electronic signatures
[8] Integrated
[9] Revision history
[10] Track
[11] Business
