X
تبلیغات
پیکوفایل
رایتل
دوشنبه 17 مهر‌ماه سال 1385

مایکروسافت: دفتر کاری بدون کاغذ- قسمت آخر

مسئولیت ها را به دست کسانی که ازآن تاثیر می پذیرند، بسپاریم

ابزار الکترونیکی افزون بر کاهش هزینه های داد و ستد، مزایای دیگری هم به ارمغان می آورند. برای مثال، از ان جایی که خرید های تدارکاتی بایستی به تایید و امضاهای مجاز برسند، امکان رد شدن یک سند بدون تایید – آن چنان که در نظام توده ای از کاغذ پیش می آید- وجود ندارد. درخواست ها به جای نوشته شدن، ماشین می شوند. بنابراین اشتباه خواندن متن ها و رقم ها کاهش می یابد. ارتباط ها با تامین کنندگان به صورت سند در می آید و ما از پیش، بها و هزینه هر داد وستد را می دانیم و نگرانی بحث ها و پیگیری های مالی در آینده وجود ندارد. تامین کنندگان می دانند که پرداخت به ایشان بی درنگ انجام می شود – از این رو در تحویل درخواست ها، با شتاب اقدام می کنند. رعایت مقررات دقیق تر می شود، زیرا نظام به گونه ای طراحی می گردد که از به جریان افتاده درخواست های نادرست، به صورت خودکار پیشگیری می شود. این رشته از امتیاز ها سر دراز دارد...

نظام دیجیتالی، روش کار در تدارکات، منابع نیروی انسانی، و خدمات کارکنان را دگرگون ساخته است. بسیاری از این گونه فعالیت ها به شکل خودخدمتی – توسط خود بهره وند- انجام می گیرند، به گونه ای که در مورد کارمند تازه استخدام، خانم الف، بیشتر یاد کردیم. همه بخش ها به ویژه واحد منابع نیروی انسانی، می کوشند تا به صورت بنیادین فرآیند سنتی انجام کارها را تغییر بدهند. ما خود در پی تبدیل کارهای نیرو بر به کارهای دانش بر هستیم.

 

رویارویی با انعطاف پذیری، نه کاغذ

با پافشاری من بر حذف سند های نوشته بر کاغذ، شاید فردی ضد کاغذ پنداشته شوم ولی چنین نیست. من با به کارگیری فراوان فرم های کاغذی مخالف هستم، در حالی که خود نیز برای بررسی پاره ای از سند های دور و دراز الکترونیکی و یادداشت برداری از آن ها موضوع را بر روری کاغذ می آورم. هنوز هم برای درک آسان تر و یکپارچه مطالب دراز، از آنها جدول و نمودار کاغذی تهیه می کنیم- کاری که از رایانه ی شخصی برنمی آید تا به نتیجه رسیدن ابداع و ساخت فناوری پرده ی تخت- کاری که هم اکنون بسیاری از مراکز دانشگاهی و پژوهش صنعتی مانند دانشکده ی فنی ماساچوست، زیراکس، کنت استیت، مایکروسافت، و دیگران در ایالات متحده و ژاپن بدان سرگرمند – چیزی به پای فراوانی و جابه جایی پذیری کتاب ها و مطبوعات نمی رسد.

در آینده انباشته از اطلاعات، وجود نمایشگرهایی با کیفیت برتر، بسیار ضروری است. مایکروسافت در اواخر سال 1998 یک روش و فناوری ساخت را به نمایش گذاشت که الگوی روشن نام گرفت. برپایه ی این روش، نمایشگرهای کریستال مایع، تصویرها را بسیار روشن تر از نمونه های پیشین نشان می دهند. ترکیب این ویژگی با سخت افزار های پیشرفته تر، نتیجه ای انقلابی به بار خواهد آورد. برخی از پرده نمایش های پاینده ، آن چنان نرم خواهند بود که می توان آن ها را هم چون یک صفحه روزنامه لوله کرد و با خود به هر جایی برد. در پاره ای از پرده نمایش های نازک دیگر، مدارهای رایانه ای کار خواهند گذاشت و خود پرده، نقش یک رایانه را بازی خواهد کرد. یک فناوری تازه، به پرده نمایش توان نگهداری تصویر پس از جداشدن از نیروی برق را خواهد داد. به مرکب های واقعی دیجیتالی بیاندیشید! می توان با آن ها تصویر کشید و هم چون تابلو به دیوار آویخت.

رایانه های شخصی امروزین در بخشی از فعالیت ها هم چون کار با نوشته های کوتاه، کارهای چند نفره( و دور از همدیگر)، و جستجو در میان داده های فراوان، بهتر از کاغذ هستند. از این روست که دانشنامه های الکترونیکی بیشتر از گونه های کاغذی آن ها طرفدار پیدا کردند.

در جاهایی که از فرم کاغذی استفاده می کنند، ناچارند تا برای بررسی ها و نتیجه گیری های گسترده، آن ها را به رایانه وارد کنند. این دوباره کاری، دشوار و اشتباه خیز است. داده ها را باید از ابتدا به صورت دیجیتالی ذخیره کنیم و به کار گیریم. در نظام دیجیتالی، فرم ها دارای راهنما، چکیده، و نیز ریزه کاری های هر برنامه هستند. پرسش های همگانی را می توان به گونه ای سنجیده پاسخ داد و بسیاری از کارکنان و مسئولان را از پاسخ گویی های پیاپی رهانید.

در فرم های الکترونیکی، همین که کاربران کاستی هایی ببینند، با فشردن چند دکمه و فرستادن پیامی کوتاه مانند این برنامه باید بهتر کار کند! بانی درست شدن آن درچند روز می شوند- کاری که در نظام کاغذی به سال ها وقت نیاز دارد. از آن جایی که مهار دیگر سازمان ها به دست ما نیست، ممکن است شما بسیاری از سند ها را به صورت کاغذی دریافت کنید. فناوری پویش و نرم افزار های ایست من و پلاتینیوم این امکان را فراهم ساخته اند تا چنین سند هایی را به رایانه ی خود وارد کرده و به صورت دیجیتالی آن ها را با داده های دیگر به کار گیرید.

 

دریافت بازخوردها = روشی کهنه

بسیاری از پشینهاد ها و بازخوردها در راه بهسازی برنامه بازار مایکروسافت  را ما از راه تماس های الکترونیکی دریافت کردیم و تنها اندکی دیدارهای رودررو داشتیم. تیم مسئول اجرای برنامه، دیدگاه های همه کاربران را گرفته و به کار بست. تنها یک نفر مدیر ارشد، سد راه پیاده کردن برنامه بود – رئیس هیات مدیره استیو بالمر، انسانی هوشمند و بسیار کارساز.

خانم لیندا کریدل مدیر تولید نرم افزار بازار مایکروسافت رئیس را به دفتر خود دعوت کرد و از وی پرسید که کاستی های برنامه در چیست؟ بالمر که به جای بخش های دور و دراز و توجیه گرانه، این چنین درخواست یاری مدیر برنامه برنامه را دریافت کرد، با متانت پاسخ داد که می خواهم سند ها یش از رسیده به من، به تایید مدیران هر بخش برسند، همه ی ضمیمه های پشتیبان همراه باشند، و بتوانم هر سند را جداگانه و ناپیوسته با دیگر سندها امضا نمایم.

این راهنمایی ها بسیار روشن بودند. دو بخش از خواست رئیس هیات مدیره هم اکنون در حال کامل شدن بود و انجام خواسته ی سوم به چند ماه وقت نیاز داشت که پیگیری گردید.

این داستان کوتاه، چندین نکته در خصوص روند برخورد مایکروسافت با نظام اطلاعات دیجیتالی را نشان می دهد. ابزار الکترونیک بایستی مشگل گشای کاربران و دست اندرکاران فعالیت های گوناگون باشند و ما تا رسیدن به این مرحله از پای نمی نشینیم. استیو از آن رو توانست بازخورد هوشمندانه ای به لیندا بدهد، که خود با علاقه مندی کوشیده بود تا نظام یاد شده را به کار گیرد.

 

بی پرده به اولویت های خود بردازید

حرکت در جهت جانشین سازی نظام کاغذی با نظام دیجیتالی، گام برجسته ای در فرگشت(تکامل) برپاساختن دستگاه عصبی دیجیتالی در سازمانهای پیشرفته است. در این هنگام، شما باید همه فرآیندهای حساس و مهم در کسب وکار خود را تغییر دهید و تنها به آن چه از فناوری نوین در اختیا دارید، قانع نشوید.

اگر درست آغاز کنید، برپا ساختن دستگاه عصبی دیجیتالی چندان دشوار نیست؛ برخورداری از یک شبکه ی مناسب رایانه ای، نظام خوب پست الکترونیکی، و روش آسانی در ایجاد صفحه هایی در تور جهان گستر، همه چیزهایی است که نیاز دارید. با ایجاد این زیر بنا، می توانید هرگونه ابزار دیگر را بدان بیفزایید.

شبکه ی داخلی ما دو هدف اصلی دارد: انجام کارهای روزمره و تکراری که کارکنان فرهیخته را از پرداخت بدان ها آزاد می کند، و دادن فرصت به انسان ها تا به تجربه های ارزشمندی دست بیازند. در برپا ساختن شبکه ی داخلی، همانگونه که پیشتر یاد کردیم، قانون پخت تخم مرغ عسلی – زمان سه دقیقه – به بسیاری از برنامه های دیجیتالی وارد شده و از آن بیرون آیند. این معیار، ما را بدان وا می دارد که درخود کارکردن فعالیت ها، از به کارگیری ابزار کند و پردردسر دوری جوییم. سرراست کردن فرآیند های درون سازمانی و اداری گام  مهمی در کاراتر کردن نیروی انسانی است . گذاشتن ابزار کار خوب در اختیار کارکنان فرهیخته و برداشتن تنگناهای اداری از پیش روی ایشان، این پیام را نیز با خود دارد که که سازمان وقت آن ها را بسیار با ارزش می داند و بایستی از این منبع گران بها به خوبی بهره برداری کنند. ارزیابی کارهای دستی بسیار آسان است، ولی نمی توان  بازده کارکنان فرهیخته را به آسانی اندازه گرفت. یک نکته روشن است و آن این که، کارکنان فرهیخته با آزاد شدن از فعالیت های یکنواخت و خسته کننده، برای خشنودی خود و نشان دادن به دیگران، بالاترین کوشش ها را می نمایند. بهره ی آشکار مشتریان از نظام نوین این است که، کارکنان برای دادن خدمات به ایشان، دیگر به زیر و رو کردن توده های از کاغذ نمی پردازند و وقت خود را در برآوردن نیاز مشتریان صرف می کند.

من از یک چیز مطمئن هستم، کسی نمی تواند که کارکنان شرکت مایکروسافت را دوباره به انجام کار به روش پیشین وادارد. پیش بینی کار کردن در ادره های بدون کاغذ درست بوده – تنها چند دهه ای به صورت نارس مانده است.

 

 

 

 

نظرات (0)
برای نمایش آواتار خود در این وبلاگ در سایت Gravatar.com ثبت نام کنید. (راهنما)
نام :
پست الکترونیک :
وب/وبلاگ :
ایمیل شما بعد از ثبت نمایش داده نخواهد شد