مایکروسافت : دفتر کاری بدون کاغذ(۳)

پشتیبانی از دگرگونی سازی الکترونیکی

برخلاف برداشت سنتی، کارکنان مایکروسافت در زندگی خصوصی خود نیز، پیوندهایی با شرکت دارند. کارمند تازه استخدام، خانم الف که پیشتر از او یاد کردیم، ازدواج می کند. او برنامه ی ماه عسل خود را در خط به نظام دیجیتالی وارد می نماید. پس از این که با همسرش به خانه ای تازه می روند تا زندگی مشترکی را آغاز کنند، نشانی تازه ی خود را در یک فرم دیجیتال به نظام می دهد. نشانی به صورت خودکار و برنامه ریزی شده، به دست واحدها و کسانی که بدان نیاز دارند- واحد پرداخت حقوق، واحد پس انداز و بازنشستگی، مدیری که مزایا و سهام ویژه ی کارکنان را اداره می کند، و... – می رسد. خانم الف شبکه ی رایانه ای درون سازمانی را بررسی می کند تا از مسیر اتوبوس های منطقه زندگی تازه و نیز کسانی که مایل به گزینش همسفر از خانه به محل کار و برعکس هستند آگاه شوند.

خانم الف به هنگام بچه دار شدن، به نظام دیجیتالی برخط شرکت مراجعه می کنند تا از چگونگی مرخصی سازمان ، مرخصی های نگهداری فرزند، همایش های راهنمایی پدر و مادران جوان، و کمک های بهداشتی و درمانی، اطلاعات لازم را به دست آورد. با ورود فرزند تازه به زندگی کارکنان، خودشان به یاری نظام دیجیتالی، وضعیت نظام خانوادگی در پرونده کارگزینی را تغییر می دهند. مایکروسافت در زمینه ی تامین خدمات بهداشتی/ درمانی، دندانپزشکی، عینک و چشم پزشکی، بیمه ی زندگی و از کارافتادگی، باشگاه مراقبت های بهداشتی، و خدمات حقوقی و دادگستری، گزینه های متفاوتی پیش پای کارکنان گذاشته است. هر فرد با بررسی و ارزیابی این گونه طرح ها، آن را که با وضعیت او مناسب تر است و بازده پولی بیشتری دارد، بر می گزیند و به نظام دیجیتالی وارد می کند.

کارکنان می توانند خود بخشی از حقوقشان را به برنامه های پس انداز، خرید سهام شرکت، و بازنشستگی های گوناگون، اختصاص دهند، و نیز هر گاه که اراده کنند، درصد آن ها را تغییر دهند.

به کمک کارگزاری بورس سالمون اسمیت بارنی و بخش ویژه ای که در شبکه ایجاد کرده است، کارکنان مایکروسافت می توانند در خط همه گونه داد و ستد سهام شرکت، دریافت و پرداخت وجه، و مانند آن ها را انجام دهند و از شرایط لازم برای برخورداری از وام های خرید و یا گسترش مسکن آگاه گردند، مگر در کشورهایی که به فرم های کاغذی هم چنان نیاز دارند.

هر        یک از کارکنان مایکروسافت که شریک شرکت هم هستند، سالانه گزارش مالی وسود و زیان مایکروسافت را دریافت می کنند. این گزارش به ده زبان و هفت ارز مهم تهیه می شود و هر کارمندی می تواند گزارش را به زبان و بر پایه ی ارزی که می خواهد، در خط ببیند . مایکروسافت نخستین شرکتی است که ترتیب برگزیدن وکیل ویا رای دادن به مجمع های شرکت را به صورت الکترونیکی داده است. این برنامه شمار رای دهندگان و شرکت کنندگان در مجمع را از 15 درصد به 60 درصد رسانده است. ناگفته نماند که همه فعالیت های حساس یاد شده باامضا و رمز الکترونیکی ویژه ی هر فرد و در محیطی ایمن انجام می شوند.

به کارگیری یک ابزار برای برآوردن نیازهای گوناگون

یکی از کارهای خانم الف در سمت بازاریاب، برنامه ریزی فرآورده هاست. تنها با یک رابط رایانه ای – نرم افزار گزارشگر مایکروسافت – بسیاری از نیازمندی های این خانم برآورده می شود: چگونگی هزینه ها، مشتریان، پیمان ها و بودجه ها. نرم افزار هد تراکس – نظام اصلی حسابداری – شامل وضعیت سرمایه گذاری های ثابت، حساب طرح ها(پروژه ها)، و آمارهای مدیریتی و آگاهی بخش دیگری است. این گونه اطلاعات را با ابزار بسیار پیشرفته، می توان از جنبه های مختلف دید و بررسی کرد. می توان به جای سردرگمی در رقم ها، به تجزیه و تحلیل و نتیجه های آن ها توجه نمود. پیشینه ی کارها و فعالیت های بازاریابی در زمینه ی هر فرآورده هم، در اختیار خانم الف است.

با بهره گیری از داده های مربوط و مورد نظر، خانم الف برنامه ی بازاریابی خود را به صورت مستقیم و در خط وارد نظام می کند و پیامد های آن را بررسی می نماید. با دریافت پاسخ به پرسش هایی هم چون نرخ و درصد هزینه ی بازاریابی من برای فلان فرآورده چه قدر است؟ در چه جاهایی باید هزینه کنم؟ چگونه می توانم منابع را به طرح های تازه اختصاص دهم؟ خانم الف فعالیت ها و برنامه های خود را سامان می دهد.

خانم الف می تواند به کمک  یک ابزار برنامه ریزی دیگر با نام  بر روی هدف، هر طرحی را جداگانه و با همه ریزه کاری های آن، بررسی نماید. این ابزار، وضعیت هر طرح را از روی حساب ویژه آن نشان می دهد. مدیران می توانند هزینه ی کامل طرح های واحد خود را بر پایه ی مراکز هزینه و نیز سالی مالی، دریافت و بررسی کنند.