مایکروسافت دفتر کاری بدون کاغذ(۲)
آغاز سفر تنها با فشردن یک دکمه
امروزه کسانی که قصداستخدام شدن را دارند، حتما پیش از آغازبه کار، سفر الکترونیکی خود را آغاز می کنند. ما در مایکروسافت روزانه 600 تا 900 درخواست کار از راه دور پست، پست الکترونیکی، و شبکه ی ویژه ی خود، دریافت می کنیم. اکنون بیش از 70 درصد درخواست ها با پست الکترونیکی و به کمک شبکه ی ویژه دریافت می شوند- این حجم، دو سال پیش 6 درصد بود. نرم افزار ها به صورت خودکار، دریافت درخواست کاررا تایید می کنند و آن را برای بررسی به پایگاه داده پردازی می فرستند. همه درخواست ها به فاصله ی 24 تا 48 ساعت وقت ، در برابر نیازمندی های نیروی انسانی بررسی می گردند و پاسخ آشکار می شود.
کارشناسان نیروی انسانی با بازدید از "رست رک (Rastrac)" – نرم افزار ویژه ی دریافت و بررسی درخواست کار در پایگاه داده پردازی – ویژگی های درخواست کنندگان مناسب را به صورت حضوری یا با پست الکترونیکی در اختیا مدیر استخدام می گذارند. با کمک نرم افزار برنامه ریزی، ترتیب مصاحبه ی الکترونیکی با درخواست کنندگان داده می شود و ایشان همه اطلاعات لازم را با همان وسیله به مصاحبه کنندگان منتقل می کنند. نتیجه ی هر مصاحبه به بخش منابع انسانی، مدیر استخدام، و دیگر مصاحبه کنندگان، فرستاد ه می شود. بدین ترتیب، به جای دوباره کاری ها، مصاحبه کنندگان به آگاهی همدیگر می افزایندو تصمیم گیری برپایه ی این گونه بررسی همه جانبه ، انجام می گیرد. همینکه فردی مناسب شناخته شد، پیشنهاد و شرایط شرکت ، الکترونیکی به او ابلاغ می شود و پس از پذیرش، به کار دعوت می گردد.
تجربه ی کاری همه ی 85 نفری که هر هفته استخدام می کنیم، به هم نزدیک است. فرض کنید که خانم الف برای کار در واحد ردموند – واشینگتن – برگزیده شده است. پیش ازاین که وی بر سر کار حاضر شود ، یکنفر دستیار کارگزینی از گروه او، فرم الکترونیکی " جا انداختن کارکنان تازه" در مایکروسافت را به شبکه ی درون سازمان وارد می کند. ترتیبی داده می شود تا پیش از ورود خانم الف، رمز پست آوایی( voice-mail account)، پست الکترونیکی ، اتاق کار، و رایانه با همه نرم افزار های مورد نیاز وی آماده گردد. همین فرم، ترتیب ثبت نام کارمند تازه در فهرست تلفن کارکنان ، دریافت تابلوی نام برای نصب بر در اتاق کار، و صندوق پستی ویژه در تالار پست ساختمان محل کارش را می دهد. این فرم به صورت تکمیل شده و الکترونیکی، به مسئول گروه کاری کارمند نیز ارسال می شود تا اجرای خواسته ها را پیِگیری نماید. یک گزارشگر الکترونیکی، انجام همه ی گا م ها را پیگیری و تایید خواهد کرد.
پس از نشست آشنایی با مدیر منابع انسانی، و دریافت آگاهی های همگانی، خانم الف و دیگر کارکنان تازه استخدام همراه وی، به شبکه ی درون سازمانی شبکه معرفی می شوند تا نیازهای ویژه ی اداری خود را درخواست نمایند. این افراد " دستنامه ی کارکنان( handbook) " را که تنها به صورت الکترونیکی موجود است، وارسی می کنند و افزون بر نرم افزارهای استاندارد که در رایانه ی او پیاده شدند، هر روش کار و نرم افزار دیگرری را که لازم دارند، در رایانه ی خود پیاده می کنند.
کارمند پس ار استقرار در دفتر کار، به کمک نرم افزار های تدارکات در شبکه درون سازمانی با عنوان" بازار مایکروسافت( MS Market)"، نیازمندی های اداری، کتاب ها، تابلو سفید( white board)، قلم و پاک کن، کارت دیدار(business carrd) شامل نام و مشخصات فرد برای دادن به دیدار کنندگان، خود را سفارش می دهد. اداره ی تدارکات سفارش را به صورت الکترونیکی دریافت می کند و چیزهای درخواست شده را به دفتر کار فرد تحویل می دهد. چنان چه ارزش پاره ای از درخواست ها بیش از اختیار کارمند باشد، آن درخواست به صورت الکترونیکی و خودکار به نزد فرد بالاتر در سازمان می رود تا تایید کند.
خانم الف به بایگانی و کتابخانه الکترونیکی مایکروسافت هم سر می زند و برای دریافت خدمات خبری، ثبت نام می کند. بدین ترتیب، او همواره آخرین خبرها در نشریه های معتبر مانند وال استریت ژورنال، نیویورک تایمز، و دیگران را به صورت الکترونیکی در اختیار دارد. کتابخانه ی در خط الکترونکی نیز فهرست کتاب ها ، نرم افزار ها، و نوارهای ویدیویی موجود را عرضه می کند و کارمند می تواند هر چه را نیاز دارد، در شکل الکترونیکی و درد فتر کار خود، دریافت نماید. کتابخانه همواره نتیجه ی پژوهش ها درباره ی هر فرآورده ی مایکروسافت را نیز به هنگام، در اختیار دارد و به علاقه مندان عرضه می کند.
در بررسی سایت رایانه ای درون سازمانی، روش استاندارد و یکنواختی وجود ندارد و ما به کارکنان تازه استخدام فرصت می دهیم تا پس از آشنایی با اصول و بنیان های کار، خود اطلاعاتی را که علاقه دارند پیگیری و دریافت کنند.
وقتی که هنگام دریافت نخستین حقوق ماهانه فرا می رسد - وماههای دیگر نیز – خانم الف در یک صفحه ی ویژه و محرمانه از شبکه ی درون سازمانی، به ویژگی های حقوق خود دسترسی پیدا می کند و وجه به صورت الکترونیکی به حساب بانکی او واریز می گردد. هر کونه دریافت، پرداخت، و ایجاد دگرگونی در این حساب ، به کمک رایانه و در خط انجام می شود.
