BPR:مشخصات کلیدی فرآیندها

یک فرآیند عبارت است از یک سری فعالیت های کاری مرتب و هماهنگ که از منابعی استفاده کرده و چیز باارزشی برای مشتریان (داخل یا بیرون سازمان) تولید می کنند. یک فرآیند درون سازمان، نوعا دارای مشخصات زیر است:

● مشتری دارد: یک فرآیند بایستی ارزشی برای دریافت کننده نتیجه ی آن( یعنی مشتری) داشته باشد.دریافت کننده  شخص، سازمان، یا یک فرآیند دیگر است. خروجی های یک فرآیند ممکن است توسط مشتری های خارجی یا داخلی سازمان استفاده گردند. مشتری های خارج از سازمان شامل مردم یا واحد هایی هستند که محصولات را می خرند یا خدمات را از سازمان مورد بحث دریافت می کنند. مشتری های داخلی سازمان همان پرسنل سازمان هستند که ارزش افزوده ی دیگری را در مسیر فرآیند ها تا رسیده به دست مشتری نهایی، به خدمات یا تولید دریافتی اضافه می کنند. مشتری ممکن است برخی فعالیت های داخلی سازمان باشند؛ برای مثال، فیکسچر یا قالب قطعاتی که برای استفاده در فرآیندهای تولید در همان سازمان تولید می گردند.

● مسئولیت ها: بخش ها و سازمان های مختلف درگیر فرآیندها هستند؛ هر فرآیند معمولا در بخشهای مختلف یک سازمان یا چند سازمان تکمیل می گردد؛ برای مثال، یک فرآیند فروش دارای زیر فعالیت های مختلف از جمله تماس مشتری، تکمیل سفارش، حمل کالا، ارسال صورتحساب و امثال آن هاست که هر کدام توسط یک یا چند واحد سازمانی انجام می گیرد.

● از دسترس خارج می شود: وقتی یک فرآیند تکمیل می گردد به شخص یا واحد دیگری منتقل می گردد. این یک عنصر کلیدی در فرآیندهای درون سازمان است و عامل هماهنگی بین فعالیت های مختلف می باشد. این موضوع ضمنا موجب مشکلات و تاخیر ها می گردد و مدیریت را مشکل تر می کند. برای یک طراحی مجدد مفید، مدیریت موثر دراین مشخصه از فرآیند ها، یک نکته ی اساسی است. برای بهبود عملکرد فرآیند ها، مدیریت هماهنگی بیش از توسعه ی بهره وری اثر دارد.

● اطلاعات همراه با فرآیند جریان دارد: در فرآیندها، از جریان اطلاعات برای تولید خروجی ها و هم چنین مشاهده و کنترل فرآیند استفاده می شود. پویایی و تغییرات جریان اطلاعات یکی از راه های طراحی مجدد فرآیندهاست.

● دانش توسط فرآیند ایجاد می شود: این شامل دانش ضروری و جامع در خصوص فرآیند است که دست اندرکاران آن فرآیند را قادر به اجرای موثر مسئولیت ها در شرایط مختلف می کند. ضمنا دانش اطراف فرآیند ها شامل منحنی های رفتاری، استثناهای جدید،  FAQ، ایده های توسعه و بهبود فرآیند می باشد که مرتب از طریق جمع آوری اطلاعات از آن هایی که با فرآیند سرو کار دارند( از قبیل پرسنل، مشتری ها و فروشنده ها) توسعه می یابد.

● توسعه ی ظرفیت ایجاد دانش: یک را ه حل دیگر برای طراحی مجدد فرآیندها از طریق آموزش پذیر کردن فرآیند وتبدیل آن به یک منبع تحول برای دست اندرکاران آن فرآیند می باشد.

● حالت های گروهی فرآیندها بجای موردی: دارای ویرایش ها یا حالت ها ی متعدد است که هر کدام براساس شرایط خاص یا نوع مشتری اجرا می شوند. هر یک از این حالت ها یا ویرایش ها به تعداد زیاد اجرا می شوند. برای آن هایی که با نظریه ی مجوعه ها آشنایی دارند، این به معنای گروهی( Class) بودن یک فرآیند سازمانی است تا یک موردی(Instance) بودن آن.

● ترکیب ارزش افزوده در یک فرآیند: هر فرآیند سازمانی از کار ارزش افزوده مستقیم ، کار ارزش افزوده ی غیر مستقیم( از قبیل فرآیند های مدیریتی، حسابداری و غیره) تشکیل می شوند. ارزش افزوده ی غیر مستقیم آن چیزی است که فرآیند قادر به افزایش ارزش افزوده می کند اما نه به طور مستقیم. توازن بین این دو نوع ارزش افزوده مستقیم و غیر مستقیم، خود یک هنر و شگرد است. این یک پارامترطراحی است که به دقت توجه می شوند که هزینه ها و بهای کنترل مدیریت هر چه بیشتر کاهش یابد.

● درجه ی ساخت یافتگی هر فرآیند: برخی انواع فرآیند ها بسیار ساخت یافته است و در آن ها فرآیند از یک سری مراحل به دقت تعریف شده و منظم تشکیل می شود. برخی دیگر از فرآیند ها کاملا سیال بوده و از قبل قابل پیش بینی نمی باشند. فرآیند ایجاد محصول یا خدمات جدید از نوع دست دوم است. فرآیندهایی که بر مبنای دانش متمرکز هستند به سختی در یک ساختار قابل تعریف جای می گیرند. در مقابل، فرآیند هایی که شامل کار عملیاتی یا صرفا اداری هستند به راحتی در قالب ساختار جای می گیرند. تدابیر طراحی مجدد فرآیند به نسبت درجه ی ساخت یافتگی فرآیند ها متفاوت است گرچه فرآیند ها دارای مشخصات بیشتر می باشند اما موارد اشاره شده برای درک عمیق تر طراحی مجدد فرآیند ها کافی است.